专利名称：复印机控管系统及其方法
技术领域：
本发明系有关于复印机，特定而言系有关于复印机控管系 统及其方法。
背景技术：
传统之复印机、扫描仪或传真机因缺乏控管，故难以防范 机密数据透过影印、扫描或传真等动作外泄，因此造成企业内 部莫大之漏洞。例如，传统之复印机，虽具有读卡认证机制， 但影印出之纸本文件易有意或无意经由员工携带外出而外 泄。传真机或扫描仪亦由于缺乏严格之控管机制，故员工可径 自将文件经由传真机或扫描成电子文件后透过计算机传真对 外传出。此外，因传统之复印机、扫描仪或传真机缺乏留存机 制，故即使企业发现机密资料外泄仍无从査起。是故，现今仍 需一复印机、扫描仪或传真机之控管系统，以防止机密数据外 流°
发明内容
本发明系提供复印机控管系统及其方法。于一观点中，本
发明之复印机控管系统包含局域网络；复印机，其包含网络适 配卡，其耦合至处理器以连接局域网络，扫描模块，其耦合至 处理器以扫描文件成图档，影印模块，其耦合至处理器以影印 图档，以及内容过滤模块，其耦合至处理器以过滤图档之内 容；以及至少一工作计算机，其耦合至局域网络。复印机还包 含硬盘。内容过滤模块包含文字辨识模块，以辨识图档成文字 档，以及关键词过滤模块，以过滤文字档。本复印机控管系 统还包含档案服务器，其耦合至局域网络，以备份图档或文字 档。上述工作计算机包含主管计算机以及员工计算机。员工计 算机包含内建之数据卡或外接之调制解调器，以传真图档。 于另一观点中，本发明之复印机控管方法包含藉由面板输入员工代号及密码以及选择功能键显示员工代号及密码及功 能动作之讯息于主管计算机之显示器上；扫描文件成图档；传 送图档至档案服务器以及辨识图档成文字档；以及传送文字 档至档案服务器以及过滤文字档中之关键词。于扫描文件成 图档之步骤之后，还包含影印图档。于传送图档至档案服务器 以及辨识图档成文字档之后，还包含从档案服务器下载图档 以及传真图档。
本发明之 一 优点为本复印机控管系统及其方法可对影 印、扫描或传真之动作及文件进行事前审核及事后稽核，以保 障机密数据防止其外泄。
本发明之另一优点为本复印机控管系统及其方法可于影 印、扫描或传真之动作进行之同时过滤其文件内容并警示。
此类及其它之优点从以下较佳实施例之叙述并伴随后附 图式及权利要求书将变为显而易见。
本发明可藉由说明书中若干较佳实施例及详细叙述以及 后附图式得以了解。然而，此领域之技艺者应得以领会所有本 发明之较佳实施例系用以说明而非用以限制本发明之权利要
求，其中
图l系为根据本发明之复印机控管系统之方块图。
图2系为根据本发明之复印机控管方法之示意图。
图中
10复印机控管系统109内容过滤模块
100复印机110文字辨识模块
101处理器111关键词过滤模块
102操作系统112网络分接器
103面板113主管计算机
104内存114档案服务器
105硬盘115员工计算机
106网络适配卡116调制解调器/数据卡
107扫描模块201步骤
108影印模块202步骤203步骤 204a步骤 204b步骤
205a步骤 205b步骤
具体实施例方式
本发明将以较佳之实施例及观点加以详细叙述，而此类叙述 系解释本发明之结构及程序，只用以说明而非用以限制本发明之
权利要求。因此，除说明书中之较佳实施例之外，本发明亦可广 泛实行于其它实施例。
本发明系揭露复印机控管系统及其方法。如图1所示，于本 发明之较佳实施例中，复印机控管系统10包含复印机100 ，其包 含处理器101 、操作系统102 、面板103 、内存104 、硬盘105 、 网络适配卡106、扫描模块107、影印模块108、内容过滤模块 109。于一实施例中，内容过滤模块109包含文字辨识(OCR)模块 IIO以及关键词过滤模块111。复印机控管系统IO还包含网络分 接器112 、档案服务器114以及工作计算机例如主管计算机113 及员工计算机115。复印机IOO系藉由网络适配卡106透过局域 网络连接至网络分接器112，以便进一步透过局域网络耦合至主 管计算机113 、档案服务器114以及员工计算机115 。于一实施 例中，网络适配卡106可利用TCP/IP通讯协议、IPX/SPX通讯 协议或其它任何已知之网络通讯协议与网络分接器112 、主管计 算机113 、档案服务器114及员工计算机115进行沟通。于一实 施例中，档案服务器114内含保护机制，例如磁盘阵列(RAID)数 据保护机制、多重备份机制、防毒机制、数据加密机制等。例如， 于一实施例中，本复印机控管系统10中所有传送封包系经过加 密及解密机制以防止封包被窃取，例如高级加密标准(AES)算法 加密。
于一实施例中，当使用者欲使用复印机100时，使用者必须 藉由面板103输入员工代号及密码以进行身分认证，以及选择功 能键(例如影印或扫描)。操作系统102将上述员工代号及使用者 欲迸行之功能动作(例如影印或扫描)之讯息藉由可扩充标记语言 (XML)透过网络适配卡106及网络分接器112传送并显示于主管 计算机113之显示器上，以便主管批准。于一实施例中，操作系
6统102可为Linux或任何其它已知之操作系统。于主管允许该功 能动作(影印或扫描)后，确认讯息遂回传至复印机100之操作系 统102 ，以便操作系统102对影印模块108或扫描模块107下达 指令以进行影印或扫描之功能动作。
当使用者选择影印之功能时，于主管允许后，操作系统102 首先下达指令至扫描模块107以扫描使用者欲影印之文件，扫描 模块107所扫描之图档接着同时传送至影印模块108以进行影 印，文字辨识模块110以将图档辨识成文字档，以及档案服务 器114以进行备份。文字辨识模块110所辨识之文字档接着同时 传送至关键词过滤模块111以及档案服务器114。于一实施例中， 主管可藉由主管计算机113或藉由复印机100之面板103设定关 键词过滤模块111中之关键词。关键词过滤模块111将上述文字 档中之文字与主管所设定之关键词逐一比对，若出现相同于关键 词之文字时，关键词过滤模块111遂传送讯息至操作系统102 ， 以便操作系统102藉由可扩充标记语言(XML)透过网络适配卡 106及网络分接器112传送警示讯息至主管计算机113 ，以通知 主管该使用者所影印之文件中含有主管所设定之关键词。传送至 档案服务器114之图档及文字档系储存于档案服务器114之储 存装置例如硬盘内，以便主管利用主管计算机113进入档案服务 器114进行事后稽核。
当使用者选择扫描之功能时，于主管允许后，操作系统102 首先下达指令至扫描模块107以扫描使用者欲扫描之文件，扫描 模块107所扫描之图档接着同时传送至文字辨识模块110以将图 档辨识成文字档，以及档案服务器114以进行备份。文字辨识 模块UO所辨识之文字档接着同时传送至关键词过滤模块lll以 及档案服务器114 。如上所述，主管可藉由主管计算机113或藉 由复印机100之面板103设定关键词过滤模块111中之关键词。 关键词过滤模块111将上述文字档中之文字与主管所设定之关 键词逐一比对，若出现相同于关键词之文字时，关键词过滤模块 111遂传送讯息至操作系统102 ，以便操作系统102藉由可扩充 标记语言(XML)透过网络适配卡106及网络分接器112传送警示 讯息至主管计算机113 ，以通知主管该使用者所扫描之文件中含 有主管所设定之关键词。传送至档案服务器114之屈档及文字
7档系储存于档案服务器114之储存装置例如硬盘内，以便主管利 用主管计算机113进入档案服务器114进行事后稽核，以及以便 使用者透过员工计算机115从档案服务器114下载并取得该图 档°
当使用者欲传真时，如上所述使用者先藉由面板103输入员 工代号及密码进行身分认证并选择扫描功能，操作系统102将上 述员工代号及使用者欲进行之功能动作之讯息藉由可扩充标记 语言(XML)透过网络适配卡106及网络分接器112传送并显示于 主管计算机113之显示器上，以便主管批准。于主管允许后，操 作系统102首先下达指令至扫描模块107以扫描使用者欲传真之 文件，扫描模块107所扫描之图档接着同时传送至文字辨识模块 110以将图档辨识成文字档，以及档案服务器114以进行备份。 文字辨识模块110所辨识之文字档接着同时传送至关键词过滤 模块111以及档案服务器114 。如上所述，主管可藉由主管计算 机113或藉由复印机100之面板103设定关键词过滤模块111中 之关键词。关键词过滤模块lll将上述文字档中之文字与主管所 设定之关键词逐一比对，若出现相同于关键词之文字时，关键词 过滤模块111遂传送讯息至操作系统102 ，以便操作系统102藉 由可扩充标记语言(XML)透过网络适配卡106及网络分接器112 传送警示讯息至主管计算机113，以通知主管该使用者所欲传真 之文件中含有主管所设定之关键词。传送至档案服务器114之图 档及文字档系储存于档案服务器114之储存装置例如硬盘内， 以便主管利用主管计算机113进入档案服务器114进行事后稽 核，以及以便使用者透过员工计算机115从档案服务器114下载 并取得该图档，进而利用员工计算机115之外接或内建之调制解 调器或数据卡U6进行传真之动作。
如上所述，本发明之复印机控管系统10可让使用者进行影 印、扫描或传真之动作之前，均须先经过主管之批准，并且于功 能动作进行之同时进行内容警示及文件备份，进而对影印、扫描 或传真之动作及文件得以进行事前审核及事后稽核，以保障机密 数据防止其外泄。是故，本发明提供可事前审核及事后稽核之复 印机控管系统。
如图2所示，于本发明之复印机控管方法中，首先于步骤201使用者藉由面板103输入员工代号及密码以及选择功能键，接着 于步骤202显示该员工代号及密码及功能动作之讯息于主管计算 机113之显示器上。之后，若主管允许该功能动作，则于步骤203 扫描使用者欲影印或扫描之文件成图档。之后，若使用者选择扫 描之功能键，则于步骤204a传送该图档至档案服务器114以及 辨识该图档成文字档。之后，于步骤205a传送该文字档至档案 服务器114以及过滤该文字档中之关键词。若使用者选择影印之 功能键，则至步骤204b影印该图档，且至步骤204a传送该图档 至档案服务器114以及辨识该图档成文字档。之后，于步骤205a 传送该文字档至档案服务器114以及过滤该文字档中之关键 词。接着，若使用者欲传真该文件，则于步骤204a传送该图档 至档案服务器114以及辨识该图档成文字档之后，至步骤205b 使用者从档案服务器114下载该图档并利用耦合至员工计算机 115之调制解调器或数据卡116进行传真，且至步骤205a传送该 文字档至档案服务器114以及过滤该文字档中之关键词。
上述叙述系为本发明之较佳实施例。此领域之技艺者应得以 领会其系用以说明本发明而非用以限定本发明所主张之权利要 求。其专利保护范围当视后附之权利要求书及其等同领域而定。 凡熟悉此领域之技艺者，在不脱离本专利精神或范围内，所作之 更动或润饰，均属于本发明所揭示精神下所完成之等效改变或设 计，且应包含在下述之权利要求书内。
权利要求
1. 一种复印机控管系统，其特征在于其包含一局域网络；一复印机，其包含一网络适配卡，其耦合至一处理器以连接该局域网络，一扫描模块，其耦合至该处理器以扫描文件成图档，一影印模块，其耦合至该处理器以影印该图档，以及一内容过滤模块，其耦合至该处理器以过滤该图档之内容；以及至少一工作计算机，其耦合至该局域网络。
2. 根据权利请求1所述之复印机控管系统，其特征 在于其中该复印机还包含一硬盘。
3 . 根据权利请求1所述之复印机控管系统，其特征 在于其中该内容过滤模块包含一文字辨识模 块，以辨识该图档成文字档。
4. 根据权利请求3所述之复印机控管系统，其特征在于其中该内容过滤模块还包含一关键词过滤 模块，以过滤该文字档。
5.
6. 根据权利请求1所述之复印机控管系统，其特征 在于其中该工作计算机包含一主管计算机或一 员工计算机。印机控管系统，其特征 器，其耦合至该局域网征或特卡其据，数统之。系建档管内图控 一 该机含真印包传复机以之算 ，述计器所工调6员解求该制请中调利其之权..接据于外根在一档复务文之服该述案或所档档3 一 图求含该请包份利还备权以据于，根在络
7.
8 . —种复印机控管方法，其特征在于其包含藉由面板输入员工代号及密码以及选择功能键；显示该员工代号及密码及功能动作之讯息于主管计算机之显示器上； 扫描文件成图档；传送该图档至档案服务器以及辨识该图档成文 字档；以及传送该文字档至档案服务器以及过滤该文字档 中之关键词。
9. 根据权利请求8所述之复印机控管方法，其特征 在于于扫描文件成图档之步骤之后，还包含影 印该图档。印机控管方法，其特征 案服务器以及辨识该图 从档案服务器下载该图复档含之至包述档还。所图，档oo该后图求送之该请传档真利于字传权文及据于成以根在档档
10.
全文摘要
本发明系提供复印机控管系统及其方法。于一观点中，本发明之复印机控管系统包含局域网络；复印机，其包含网络适配卡，其耦合至处理器以连接局域网络，扫描模块，其耦合至处理器以扫描文件成图档，影印模块，其耦合至处理器以影印图档，以及内容过滤模块，其耦合至处理器以过滤图档之内容；以及至少一工作计算机，其耦合至局域网络。
文档编号G06K9/72GK101500047SQ200810006969
公开日2009年8月5日 申请日期2008年1月28日 优先权日2008年1月28日
发明者陈怡尧 申请人:精品科技股份有限公司