专利名称：一种档案综合管理系统的制作方法
技术领域：
本实用新型涉及一种档案综合管理系统。
背景技术：
现在市面上的电子档案管理系统和纸质档案管理系统是分别设计制造各自为阵，对电子档案实行分类存储管理以及对纸质档案排序存放没有进行统一完善的规划与监控。随着数据量的越来越大，用户要求越来越高，目前的档案管理系统在功能上已经不能完全满足业务需求。当前档案管理人员不仅要对庞大数量的档案进行管理维护，而且每天还要负责接待内部人员和外部人员的档案查询，因此，现有的档案业务体制已经不适应当今高效率、快节奏的信息化社会。
实用新型内容本实用新型所要解决的技术问题是提供一种集电子档案管理系统和纸质档案管理系统为一体的档案综合管理系统。本实用新型为了解决上述技术问题采用以下技术方案本实用新型设计了一种档案综合管理系统，包括用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、以及用于控制自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，还包括用于获取纸质档案的电子文件的图像获取设备、以及为整套系统进行供电的电源；所述综合控制模块包括用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化电子档案存储模块的数据处理模块；其中，所述图像获取设备与所述图像处理模块相连接，所述图像处理模块与所述数据识别模块相连接，所述数据识别模块与所述数据处理模块相连接，所述综合控制模块分别通过网络与自动化电子档案存储模块、自动化纸质档案存储模块相连接。作为本实用新型的一种优选技术方案所述自动化纸质档案存储模块包括条形码读写设备，以及设置在每个纸质档案上的电子标签纸。作为本实用新型的一种优选技术方案还包括为整套系统进行供电的ups备用电源。作为本实用新型的一种优选技术方案还包括与综合控制模块相连接的光盘刻录机以及打印设备。作为本实用新型的一种优选技术方案还包括与综合控制模块相连接的身份识别模块。作为本实用新型的一种优选技术方案所述图像获取设备包括扫描仪和高拍仪。作为本实用新型的一种优选技术方案所述自动化电子档案存储模块为服务器。作为本实用新型的一种优选技术方案所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜。[0012]作为本实用新型的一种优选技术方案所述综合控制模块为计算机终端。作为本实用新型的一种优选技术方案所述计算机终端为台式电脑或平板电脑。本实用新型所述一种档案综合管理系统采用以上技术方案与现有技术相比，具有以下技术效果(I)实现了对纸质档案和电子档案的统一管理，使得纸质档案的保存与电子档案的管理紧密结合；(2)对纸质档案实现了电子化管理，快捷、简单、安全，使得纸质档案的存取变得高效、方便以及安全；(3)管理员能够通过综合控制模块方便地对纸质档案或电子档案进行查询或调取；(4)对纸质档案采用电子标签纸的管理方式，方便、灵活有效，且易实现；(5)增设ups备用电源，保证整套系统稳定不间断地运行，且设置光盘刻录机和打印机，能够方便电子档案的调取；(6)所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜，对纸质档案实现了全自动化管理，方便实用，节省了大量的人力，提高了工作效率；(7)设置身份识别模块，为档案文件的保存提供了更好的安全性。
图1是本实用新型设计的一种档案综合管理系统的功能模块图。
具体实施方式
下面结合说明书附图对本实用新型的具体实施方式
作进一步详细的说明。如图1所示，本实用新型设计了一种档案综合管理系统，包括用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、以及用于控制自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，还包括用于获取纸质档案的电子文件的图像获取设备、以及为整套系统进行供电的电源；所述综合控制模块包括用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化电子档案存储模块的数据处理模块；其中，所述图像获取设备与所述图像处理模块相连接，所述图像处理模块与所述数据识别模块相连接，所述数据识别模块与所述数据处理模块相连接，所述综合控制模块分别通过网络与自动化电子档案存储模块、自动化纸质档案存储模块相连接。本实用新型设计的一种档案综合管理系统实现了对纸质档案和电子档案的统一管理，使得纸质档案的保存与电子档案的管理紧密结合，且对纸质档案实现了电子化管理，快捷、简单、安全，使得纸质档案的存取变得高效、方便以及安全。其中，在实际应用过程当中，所述数据识别模块使用的是光学字符识别技术，通过获取图像文件上的文字图像信息，利用不同的识别算法来分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并采用通用格式存储在文本文件中。作为本实用新型的一种优选技术方案所述自动化纸质档案存储模块包括条形码读写设备，以及设置在每个纸质档案上的电子标签纸，对纸质档案采用电子标签纸的管理方式，方便、灵活有效，且易实现。作为本实用新型的一种优选技术方案还包括为整套系统进行供电的ups备用电源，增设ups备用电源，保证整套系统稳定不间断地运行。作为本实用新型的一种优选技术方案还包括与综合控制模块相连接的光盘刻录机以及打印设备，设置光盘刻录机和打印设备，能够方便电子档案的调取。作为本实用新型的一种优选技术方案还包括与综合控制模块相连接的身份识别模块，设置身份识别模块，为档案文件的保存提供了更好的安全性。作为本实用新型的一种优选技术方案所述图像获取设备包括扫描仪和高拍仪。作为本实用新型的一种优选技术方案所述自动化电子档案存储模块为服务器。作为本实用新型的一种优选技术方案所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜，对纸质档案实现了全自动化管理，方便实用，节省了大量的人力，提高了工作效率。本实用新型设计的一种档案综合管理系统在实际应用中，管理员能够通过综合控制模块方便地对纸质档案或电子档案进行查询或调取，作为本实用新型的一种优选技术方案所述综合控制模块为计算机终端。作为本实用新型的一种优选技术方案所述计算机终端为台式电脑或平板电脑。本实用新型设计的一种档案综合管理系统，所述综合控制模块通过有线或无线方式控制自动化纸质档案存储模块和自动化电子档案存储模块。本实用新型设计的一种档案综合管理系统在实际应用过程当中，包括纸质档案管理和电子档案管理，其中纸质档案的录入包括如下步骤步骤1.采用图像获取设备获取纸质档案的电子文件；步骤2.综合控制模块通过采用图像处理模块对电子文件进行图像处理并获得图像文件；步骤3.综合控制模块通过数据识别模块将图像文件识别为元数据；步骤4.综合控制模块通过数据处理模块将元数据填入自动化电子档案存储模块；步骤5.确认是否需要存储纸质档案，是则进入下一步，否则结束；步骤6.设置纸质档案的存储目录，并将存储目录记入自动化电子档案存储模块，并生成电子标签纸，贴在纸质档案上；步骤7.自动化纸质档案存储模块根据指定存储目录存放纸质档案，同时，综合控制模块根据电子标签纸对纸质档案的存储进行监控。其中纸质档案的调取包括如下步骤步骤1.通过综合控制模块查询自动化电子档案存储模块中是否存在所需调取档案的电子档案，是则进入下一步，否则提示错误结束；步骤2.采用综合控制模块通过自动化电子档案存储模块查询是否存在所需调取档案的纸质档案，是则显示纸质档案所在自动化纸质档案存储模块中的位置，否则提示错误结束；步骤3.自动化纸质档案存储模块根据查询到的存储位置，自动调取所需调取的纸质档案，管理员通过条形码读写设备对其电子标签纸进行扫码，所述综合控制终端根据扫码结果对纸质档案的调取进行监控。[0048]本发明设计的一种档案综合管理系统，加装ups备用电源保证了整个系统的安全稳定运行；同时设置多种图像获取设备，保证了图像的获取质量；加之配合光盘刻录机和打印设备，使档案的调取变得更加人性化以及方便；而且设置身份识别模块，为档案的保存提供了更好安全性。上面结合附图对本实用新型的实施方式作了详细说明，但是本实用新型并不限于上述实施方式，在本领域普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本实用新型宗旨的前提下做出各种变化。
权利要求1.一种档案综合管理系统，其特征在于包括用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、以及用于控制自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，还包括用于获取纸质档案的电子文件的图像获取设备、以及为整套系统进行供电的电源；所述综合控制模块包括用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化电子档案存储模块的数据处理模块；其中，所述图像获取设备与所述图像处理模块相连接，所述图像处理模块与所述数据识别模块相连接，所述数据识别模块与所述数据处理模块相连接，所述综合控制模块分别通过网络与自动化电子档案存储模块、自动化纸质档案存储模块相连接。
2.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于所述自动化纸质档案存储模块包括条形码读写设备，以及设置在每个纸质档案上的电子标签纸。
3.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于还包括为整套系统进行供电的ups备用电源。
4.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于还包括与综合控制模块相连接的光盘刻录机以及打印设备。
5.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于还包括与综合控制模块相连接的身份识别模块。
6.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于所述图像获取设备包括扫描仪和高拍仪。
7.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于所述自动化电子档案存储模块为服务器。
8.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜。
9.根据权利要求1所述一种档案综合管理系统，其特征在于所述综合控制模块为计算机终端。
10.根据权利要求9所述一种档案综合管理系统，其特征在于所述计算机终端为台式电脑或平板电脑。
专利摘要本实用新型涉及一种档案综合管理系统，包括自动化电子档案存储模块、自动化纸质档案存储模块、以及用于控制自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，还包括图像获取设备、以及为整套系统进行供电的电源；所述综合控制模块包括图像处理模块、数据识别模块、以及数据处理模块；各模块通过彼此联系实现本实用新型涉及的一种档案综合管理系统，实现了对纸质档案和电子档案的统一管理，使得纸质档案的保存与电子档案的管理紧密联系。
文档编号G06Q10/06GK202904647SQ201220328818
公开日2013年4月24日 申请日期2012年7月9日 优先权日2012年7月9日
发明者周韬, 周圣洁, 张 杰, 韦正广, 常江, 高金梁 申请人:南京斯谱蓝自动化科技有限公司