专利名称：应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法
技术领域：
本发明涉及一种应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，特别是指应用知识管理系统，以生命周期为基础作为数据储存与提取的控制方法。
“数据”主要为由观察事件存在的现象，即是清楚将观察到的事件的数量说明出来，其较易结构化、容易由机器取得，通常为量化且容易转换或结合成为另一种形式的数据。而“信息”为赋予特定关系与目的的数据，因此信息产生的过程需要在某一具有意义的目的下，应用分析工具分析数据内容。至于在数据-信息-知识的过程中，数据当然视为是知识的基础。
在知识管理的活动中，需要将数据变成信息，而进一步逐渐内化成为知识；但随着数据在质与量上的增加，数据库的维护者对于该如何保存数量庞大的数据，以及如何让使用者能够有效率地从庞大的数据库中快速取得数据，这对于数据库的维护者始终是一项极大的挑战。
同时在实务上，数据的流动经常发生以下的问题，使得数据的维护更加不易1.浪费过多时间在数据的散播与传递。2.校订控制管理不易。3.资源浪费在个人电脑的存储器、硬盘及硬件的备份上。(如同一份数据，可能重复放置于储存器中，占据重复的存储器空间。)4.浪费时间在数据的搜寻上。(如不知道谁有数据，也不知道数据在哪？)5.花太多时间在整理文件。(如接收了一份副本，而该副本只使用一次，但仍需花时间去记录、整理该过程。)6.很难决定是否删除该数据。(如因数据的生命日渐衰微，考虑日后是否会再使用？)数据的形式众多，例如有文字、语音、影像、图案、及其混合型式，依其乘载的存储媒体，也有极大的差异；例如文字可刊载于纸张、语音可储存于光盘或录音录影带中，而一般电脑的硬盘空间，更是集各家之大成，其可刊载多种型式的数据，也提供搜寻引擎供使用者快速查询。依数据所应用的存储媒体的价格与储存的空间，直接影响数据的储存成本。例如数据可以用纸张作为存储媒体，而贮存在阴暗的地下室中；或将其制成微缩影片放在具有温湿度控制的空间中，因此会造成储存数据的环境成本有极大的差异性。
但是否每笔数据均有其存在的必要性呢？数据存在的目的，就是要让使用者在其权限之下，能够以最有效率的方式接近该数据，并能获得数据的内容，以做进一步的参考与应用；但数据的存在亦有一项重要的特性，是数据被索引的次数，距其发生数据事件的时间有反向关系；换句话说，人们较少去引用年代已久远的数据，作为数据分析的投入；现今又因数据量的庞大，直接增加数据库管维护者的负担，故而存在一套有效率的数据管理，作为知识管理中，将数据-信息-知识之间做有效连结，确有其存在的必要性。
关键词汇是主要作为查阅者作为查询的依据，其至少可分为主题关键词汇、作者关键词汇、事件关键词汇，及其综合型式的关键词汇；制作摘要更可使查阅者快速浏览其所查阅到的是否为其想要的数据，其制作摘要的方式可为引用原来数据就已经存在的摘要、由数据库维护者以人工审阅数据以进行摘要的制作、选取每笔数据的开始的第一段文字、可制作摘要的文书软件(如微软视窗Word软件)进行摘要的制作。(d)判定数据的生命周期(步骤400)判定数据的生命周期是指审视该数据所处的生命周期的阶段，为计算目前的时间距离当初数据登录的时间，已经有多久了；其目的在于数据的生命周期越久远，该数据被引用的机率就会越低，数据库无须为了一份未来可能不会再被人们所青睐的数据，而花费储存的成本，因此数据库维护者有权利对于处在不同的生命周期阶段的数据，提供不同的储存服务。
数据库维护者可设定数据的生命周期为一固定周期，其至少可分为短期生命周期、中期生命周期与长期生命周期。当一笔数据初始登录于某一数据库时，该数据随即进入数据的短期生命周期的阶段；经过时间的固定周期，未来该笔数据将进入中期生命周期与长期生命周期。判定数据的生命周期，请参照图3，示出本发明的数据生命周期判别流程图，其判别流程的步骤说明如下首先读取数据生命周期的定义(步骤401)，该定义是在登录在数据的版本记录中(请参阅步骤301)；其后，以目前时间减去数据登录发生的时间(步骤402)，将该时间的差距与该笔所定义的数据生命周期的规格，进行比较；若未超越该笔所定义的数据生命周期的规格时，该笔数据仍停留于原来的数据生命周期的阶段；若该时间的差距已超越该笔所定义的数据生命周期的规格时，则该笔数据将进入下一个数据的生命周期阶段(步骤403)。(e)维护数据(步骤500)维护数据是指当数据在不同的生命周期阶段，数据库维护者需根据数据所处的生命周期阶段，进行数据的储存型态的变动；请参照图4，示出本发明的数据维护作业流程图。首先是当数据抵达为短期的生命周期，该短期生命周期的数据维护活动，为判定该数据的储存地点(步骤501)；因为当数据是属于最近才发生的事情，被人们关注、引用的机率最大，故选择一个适当的储存地点，会让该笔数据的索引更具有效率。
当数据抵达为中期的生命周期时，该中期生命周期的数据维护活动，为判定该数据需储存的媒体(步骤502)；因为发生该笔数据已经有一段时间了，随着人们的遗忘，偶尔被少数关心该数据内容的人们所关注，因此其引用的机率大幅下降，故数据库维护者可以将该笔数据移动一个较为便宜的存储媒体上；通常此类的存储媒体在检索与查阅方面，均较为复杂与不便，但因引用与检索的频率下降，因此影响使用者的便利性有限。
当数据抵达为长期的生命周期时，该长期生命周期的数据维护活动，是判定该数据是否需要永久删除(步骤503)；因为发生该笔数据距今已经久远，该数据的内容甚至被人们所遗忘，除了有极少数的人关心之外，因此其引用的机率几乎接近于零，故数据库维护者可以判定是否要将该笔数据做永久性的删除；若数据库维护者判定该笔数据具有某些重要的意义而继续留存，则该笔数据将永久性的储存在一较为便宜的媒体上。
(f)控制数据(步骤600)控制数据是指当数据在不同的生命周期阶段，数据库维护者需根据数据所处的生命周期阶段，进行数据的提取型态的变动；请参照图5示出本发明的数据控制作业流程图。控制数据的提取型态至少包含改变存取权限、改变数据安全、以及改变数据传递三方面。一般而言，数据的重要性与机密性，将随着人事时地物而有重大的变迁，例如往日视为极机密的研发数据，在产品完成或申请专利后，将丧失其极机密性，尤其随着时间的流逝，数据的重要性也相形降低；因此数据在不同的生命周期阶段，数据库维护者有权利对该数据进行控制，以改变存取的权限(步骤601)；例如数据处在中长期的生命周期阶段中，对于数据查阅者身分可存取权限方面，将可放宽；有些具有安全考虑的数据安全，也可以在中长期的数据生命周期阶段中，获得数据安全性的适当解除(步骤602)；以及以往对于有些数据需以管制的方式传递，当在中长期的数据生命周期阶段中，也可考虑改变数据传递(步骤603)的方式，采用较为便利更有效率的方式来传递数据。(g)重复步骤(d)。
随着时间的流逝，每一笔数据均将历经短期、中期、与长期的生命周期阶段，所以对于第一次登录的数据而言，登录的当时即进入短期的生命周期阶段，重复步骤(d)是指该笔数据将进入中期的生命周期阶段，将有数据维护与数据控制的改变；对于已经停留于中期的生命周期阶段的数据而言，重复步骤(d)是指该笔数据将进入长期的生命周期阶段，也同样有数据维护与数据控制的改变，若数据库维护者采取删除该笔数据的维护政策，则该数据库将结束该笔数据的服务，若数据库维护者采取永久性保留该笔数据的维护政策，该笔数据将永久性的储存在一较为便宜的媒体上，供使用者检索与查阅。
本发明是一种应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，是可提供数据库维护者以数据的生命周期为基础，采取不同的数据维护的方法。因数据库维护者为提供与知识连结有关的数据容量最大的数据库供使用者查阅，但又为顾及数据库的储存成本，在这两者之间必须有取舍的关系。
因此以数据的生命周期为基础，在短期的生命周期的数据，必须重视其检索与查阅时的效率，因此规划适当的储存地点，可以提升检索与查阅时的效率；处于中期生命周期的数据，则必须考虑存储媒体的成本，因其检索与查阅的频率较低，但其具有较复杂的搜寻过程，所以仅仅影响较少部分人的检索便利，但数据库对于数据维护的负担将大为降低；在进入长期生命周期的数据，可能一开始就被数据库维护者删除，此将减少维护数据的成本，否则该笔数据储存在一较便宜的存储媒体上，亦可降低维护数据库的成本。
以上所述仅为本发明其中的较佳实施例而已，并非用来限定本发明的实施范围；即凡是依据本发明权利要求范围所作的均等变化与修饰，皆为本发明专利范围所涵盖。
权利要求
1.一种应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，该方法至少包括有下列步骤a.提供一知识管理数据库，及该知识管理数据库的数据维护者；b.定义数据的生命周期，根据数据的属性而定义数据生命周期的规格；c.登录一数据，将该数据根据其属性，由该数据维护者登录在该知识管理数据库中；d.判定该数据的生命周期，由目前的时间与数据登录的时间，进行比较，以判定该登录数据的生命周期所处的阶段；e.维护该数据的储存型态，根据上述判定后所得的该登录数据的生命周期阶段，进行该数据的储存型态的维护；及f.控制该数据的提取型态，根据上述判定后所得的该登录数据的生命周期阶段，进行该数据的提取型态的控制。
2.如权利要求1所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中步骤(b)的数据的生命周期，为一固定周期。
3.如权利要求2所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中该固定周期至少可分为短期、中期与长期。
4.如权利要求1所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中步骤(c)的数据登录的内容，是指登录数据的修订版本、关键词汇、及制作摘要。
5.如权利要求4所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中修订版本的登录数据为数据的发生时间与版本数。
6.如权利要求5所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中修订版本的登录数据的发生时间，至少需记录数据内容的发生时间，与数据登录的发生时间。
7.如权利要求4所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中关键词汇是主要作为查阅者查询的依据，其至少可分为主题关键词汇、作者关键词汇、事件关键词汇，及其综合型式的关键词汇。
8.如权利要求4所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中制作摘要的方式，可以为由下列群组所提供的方式中的一种；引用原来数据就已经存在的摘要、由数据库维护者以人工审阅数据以进行摘要的制作、选取每笔数据的开始的第一段文字、可制作摘要的文书软件(如微软视窗Word软件)进行摘要的制作。
9.如权利要求1所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中步骤(e)的维护数据是指当数据处于短期生命周期阶段时，决定该数据的储存地点。
10.如权利要求1所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中步骤(e)的维护数据是指当数据处于短期生命周期阶段时，改变该数据的存储媒体。
11.如权利要求1所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中步骤(e)的维护数据是指当数据处于长期生命周期阶段时，决定数据是否删除。
12.如权利要求1所述的应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其中步骤(f)的控制数据是指当数据改变生命周期阶段时，数据库维护者有权改变对于数据提取的存取权限、数据安全、及数据传递的控制权限。
全文摘要
本发明提供一种应用于知识管理中的数据生命周期的控制方法，其是由藉由数据库维护者根据登录数据的特性，登录数据的版本、关键词汇与摘要，并配合数据的生命周期的变化，在不同生命周期的阶段，可以选择不同的数据储存地点与存储媒体，以及改变使用者的提取数据的权限，因此能够以更经济、更有效率的方式，达到管理与维护数据的目的。
文档编号G06F17/30GK1395194SQ0112242
公开日2003年2月5日 申请日期2001年7月5日 优先权日2001年7月5日
发明者林辉全 申请人:神达电脑股份有限公司