一种自助报销管理系统及方法

专利名称：一种自助报销管理系统及方法
技术领域：
本发明涉及一种费用管理技术，尤其涉及一种在企业业务流程中的实现自助报销管理 的系统及方法。
背景技术：
目前，大部分企业对于费用的管理仍然基于传统的方式进行，所用的IT系统作为独立 的应用系统存在，无法同周边IT应用系统建立起有效的集成。这种传统的财务管理观念和 模式，使得财务管理在空间上限于一地，在时间上无法实时进行，工作效率也处在较低的 水平，且现有的方式作业量大，对用户和财务人员的压力巨大，已越来越无法适应高速发 展和工作效率要求较高的大型公司的需要，尤其是财务中的费用的审批与报销，以纸化报 销单为介质的传统费用报销模式，也使财务人员不得不面对日益暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题。现有技术提供一种Oracle网上费用报销系统，是一种基于网络应用的差旅和招待费用 解决方案。在该方案中，用户可以在任何时间、从任何可连接互联网的上网地点输入和提 交费用报表，Oracle工作流能够自动将费用报表送赴审批，执行企业审批规定，用户及后 续环节处理人可通过任何标准的电子邮件系统或WEB浏览器接受提请他们注意的通知，从而 快速做出反应，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账的纸面凭证，并可通过网 上银行进行付款。该系统可与Oracle审批管理系统集成，可以为定制审批规则提供构建模 块，加强对审批工作流的管理。发明人发现上述现有技术存在下述缺点① 现有系统仅实现费用报销的解决方案，未能集成费用发生前的预算控制功能，并依 据预算控制来完成后续报销的自动支付，实现报销过程的自助化、自动化；未能通过先预 算的方式，根据预算完成差旅服务中需要的酒店，车辆预定等功能；② 对原始票据的管理还未形成自动化和智能化，缺乏自动扫描等相关电子件管理系 统，对单据的审核仍然要依靠大量手工调整和纸面的单据流转；③ 没有设置专门的备用金管理模块，不利于自动管理备用金；④没有对各报销人，审批人形成信用等级管理，不利于企业内部信用的管理和控制。发明内容本发明提供一种自助报销管理系统及方法，可以解决企业报销控制管理的问题，通过 预算控制作为后续报销依据，可以自助完成报销过程，自动完成报销费用支付，使企业财 务的费用管理由松散管理模式转变为集中管理模式。一种自助报销管理系统，该系统包括-费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；所述费用管理系统用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将 所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；所述费用管理系统还用于接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算 申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销 金额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信 息交互；所述付款系统用于对所述审批通过后的报销申请的报销金额进行支付。 一种基于上述系统的处理方法，该方法包括接收预算申请，并对所述预算申请进行审批，根据审批通过的预算申请进行差旅服务 预定，并将该预算申请作为后续报销的依据；接收报销申请，根据报销申请汇总所发生的费用，判断所述汇总费用是否在所述预算 申请额度范围内，若在，则对报销申请的报销金额进行自动支付；若不在，则提交报销申 请进行审批，审批通过后对报销申请的报销金额进行自动支付。由上述本发明实施例提供的技术方案可以看出，本发明实施方式通过费用管理系统进 行预算申请，并根据审批通过的预算申请额度进行差旅服务预定，并以该预算申请额度作 为后续报销的依据；根据提交的报销申请对差旅过程中发生的费用汇总，并依据预算申请 信息由付款系统自动完成对报销费用的自动支付及自动生成归档的电子付款凭证，使用户 可以自助完成报销过程。该自助报销系统完成差旅过程中的费用管理及自助报销处理，对 涉及到的各种数据及票据电子件进行集中式管理，传输与分析，提高了企业的财务管理中 的费用管理能力。


图l为本发明实施例的系统各部分连接结构框图；图2为本发明实施例的费用管理系统的各功能模块示意图；图3为本发明实施例的付款系统的各功能模块的示意图；图4为本发明实施例的各系统连接构成的企业平台系统的结构示意图; 图5为本发明实施例的处理方法流程图； 图6为本发明实施例的费用管理系统处理流程图； 图7为本发明实施例的付款系统的处理流程图；图8为本发明实施例的票据管理系统的各功能模块示意图；图9为本发明实施例的票据管理系统的处理流程图；图10为本发明实施例的信用管理系统的各功能模块示意图；图ll为本发明实施例的信用管理系统的处理流程图；图12为本发明实施例的差旅服务系统的各功能模块示意图；图13为本发明实施例差旅服务系统的处理流程图；图14为本发明实施例的统计分析系统的各功能模块示意图；图15为本发明实施例的统计分析系统的处理流程图；图16为本发明实施例的统计分析系统的分析处理流程图；图17为本发明实施例的基础平台各功能模块示意图；图18为本发明实施例的基础平台的处理流程图；图19为本发明实施例的系统平台网络拓扑结构示意图。
具体实施方式
本发明实施方式提供一种自助报销管理系统及方法，通过费用管理系统与付款系统的 协同交互，对差旅费用进行预算，并根据审批通过后的预算进行差旅服务预定，并以该预 算的额度作为后续报销时的依据，由用户自助提交报销申请，系统自动对差旅过程中个人 支付发生的费用进行汇总，并将汇总后的费用与预算的额度进行比较，若在预算的额度 内，则由与银行进行系统间集成的付款系统自动完成报销金额的支付，该处理过程省去了传统报销过程中，要进行先审批、核对报销涉及的票据的过程；若汇总后的费用超过预算 的额度，再将报销申请提交进行审批，审批通过后由付款系统自动支付，保证了费用管理 的规范与安全，也可以在支付后对报销凭据和报销信息进行核对抽检，完成本次报销的复 核，即先付款后审单。该系统实现差旅过程中个人支付所产生费用的集中式管理，提高了 财务管理中对费用管理的效率。该系统还可以设置票据管理系统，与费用管理系统及付款系统配合，将业务流程中产 生的票据以电子件的形式归档，完成纸面票据到电子票据的采编、电子票据的传递、核 对、管理和归档等，减少财务人员管理大量纸面票据的工作，也相应降低应用纸面票据进行核对、査询等处理的出错率。
进一步该系统也可以设置信用管理系统，与费用管理系统及付款系统配合，完成对用 户的个人信用的评定，使自助报销过程根据用户的信用评级进行相应的处理，保证依用户 的信用度进行报销支付。
为便于理解，下面结合附图及具体实施例作进一步说明。
本发明实施例提供一种自助报销管理系统，用于企业财务管理流程中，完成员工差旅 服务的预算及完成差旅过程中费用的自助报销支付，实现财务管理中的费用分散式管理转 变为集中式管理，该系统如图l所示，主要包括
费用管理系统1及付款系统2，费用管理系统1与付款系统2通信连接；还包括票据管 理系统3及差旅服务系统4;
其中，费用管理系统1及付款系统2作为完成主要功能的系统，费用管理系统l用于接
收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务系
统进行差旅服务预定的依据，并激活差旅服务系统4进行差旅预定，所述预算申请还作为后 续报销费用时的依据；
所述费用管理系统l用于接收出差员工提交的报销申请，若比较所述报销申请在所述 预算申请额度范围内，则直接与付款系统2进行信息交互，由付款系统根据所述报销申请的 报销金额进行支付；若比较所述报销申请不在所述预算申请额度范围内，则提交所述报销 申请进行审批，在审批通过后与付款系统2进行信息交互，由付款系统2对所述报销申请的 报销金额进行支付。
上述系统中，所述费用管理系统1如图2所示，具体包括
预算管理模块ll、报销管理模块13、备用金管理模块12、财务处理模块14、电子帐单 模块15、监控模块16及基础配置模块17;
其中，预算管理模块11与报销管理模块13通信连接，预算管理模块ll用于接收提交的 预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过则将预算申请信息提交至差旅服务系统4 及报销管理模块13;报销管理模块13接收用户提交的费用报销申请，并依据预算管理模块 提交的预算申请信息，与付款系统2进行信息交互，完成对用户提交的报销申请的报销处 理。即报销管理模块13接收用户填写的费用报销申请，系统自动生成费用科目，并根据审 批结果，调用付款系统提供的服务，完成自助付款。
其中，预算管理模块ll完成用户根据对业务情况的预期进行的申请费用预算，若在后 续费用报销时，费用实际发生金额没有超出设定的额度范围，则可以省略费用报销的二次 审批。该预算管理模块11同报销管理模块13的结合，按照先预算，后发生费用的流程顺序确保了对费用的控制，实现费用预算和报销的强关联，既简化审批环节，又加强预算控制 和管理。
备用金管理模块12分别与所述报销管理模块13及所述付款系统2通信连接，用于接收 借支备用金申请，并提交该借支备用金申请进行审批，若审批通过，则由付款系统2预支借 支备用金申请的金额作为借支备用金，并将借支备用金申请的信息提交给报销管理模块 13，以借支备用金申请信息中反应的额度作为后续报销处理的依据。
其中，财务处理模块14与报销管理模块13通信连接,并根据报销管理模块提交的报销 支付的信息进行财务处理；
电子账单模块15与所述财务处理模块14通信连接，实时或定时自动生成电子帐单，可 以通知用户或可以由用户在系统中进行实时查询；
监控模块16，用于监控费用管理系统的当前状态，记录用于追溯和监控相关操作的曰
记；
基础配置模块17对费用管理系统1的基础信息的配置和获取，可以灵活设置流程，会 计准则，费用科目，权签信息等，也可以从周边系统中获取必要的信息，如汇率，组织 结构，业务编码等。
由上述各功能模块构成的费用管理系统l可以完成以下处理
① 预算管理用户费用预算管理模块，用户根据对业务情况的预期，申请费用预算， 若在后续费用报销时，费用实际发生金额没有超出设定的额度范围，则可以省略费用报销 的二次审批。该模块同费用报销模块的结合，按照先预算，后发生费用的流程顺序确保了 对费用的控制，实现了费用预算和报销的强关联，既简化审批环节，又加强了预算控制和 管理；
② 备用金管理用户可在系统中申请借支备用金，系统根据申请审批结果，自动生成
备用金科目、金额、期限等信息，在用户进行费用报销的时候自动匹配备用金并进行核
销；
③ 费用报销管理用户填写费用报销申请，系统自动生成费用科目，并根据审批结 果，调用付款系统提供的服务，完成自助付款；
④ 财务处理针对费用报销，备用金等数据，实现电子件/纸面件签收，调帐，涉 税，稽核等业务处理功能；
⑤ 电子帐单系统实时或定时自动生成电子帐单，并可通过Eraail或者手机短信等形 式传递到用户处，用户也可以在系统中进行实时查询；
⑥ 监控每一步流程操作的当前状态，并以日志的形式记录每次关键操作的操作情况，方便进行追溯和监控，用户进行的所有操作，系统都会自动保存，以便进行追溯修 改；
⑦基础配置系统基础信息的配置和获取，可以灵活设置流程，会计准则，费用科 目，权签信息等，也可以从周边系统中获取必要的信息，如汇率，组织结构，业务编码 等。
实际应用中，费用管理系统可分为前、后台两个部分，前台系统提供预算，备用金和 费用报销的申请和审批，过程查询等功能，后台系统提供财务处理，基础配置，系统管 理，监控和接口调用等功能。
上述系统中的付款系统2具体构成如图3所示，包括付款服务模块25、信用卡/银行 卡管理模块23、银行认证模块24及自动付款模块21;还可以根据需要设置付款结算模块 22;
其中，付款服务模块25与信用卡/银行卡管理模块23通信连接，用于接收报销金额的 支付请求，并将该支付请求提交至信用卡/银行卡管理模块23;
信用卡/银行卡管理模块23，经银行认证模块24与自动付款模块21通信连接，用于根 据所述支付请求，获取用户信用卡/银行卡信息，并将所述用户信用卡/银行卡信息提交至 银行认证模块24进行认证；
自动付款模块21，用于对认证通过的信用卡/银行卡经银行的支付系统对所述支付请 求的金额进行自动支付。
付款结算模块22，与所述自动付款模块21通信连接，对预定项目的差旅服务中发生的 费用进行汇总，通过所述自动付款模块21完成汇总后费用的结算处理。即对公支付部分， 由付款系统2的付款结算模块25与自动付款模块21自动汇总后统一结算。
通过付款系统2内部设置的各功能模块可以完成以下处理① 自助付款根据用户的信用卡信息和费用支付请求，借助同银行应用系统间的集成 功能，提供费用的自动支付；
② 付款结算汇总用户付款数据，统一在企业内部，企业和外部供应商之间进行结
算；
③ 信用卡管理为有需要的员工提供信用卡，员工通过信用卡的消费直接由企业还款
并自动在系统中挂员工备用金，员工在费用报销系统中填写费用报销单来冲销此备用金， 一方面可提高数据准确性，减少舞弊机会，同时从信用卡提供商那里获得的奖励和回扣可
以降低成本；
④ 付款服务其它系统可以通过该模块调用付款系统提供的功能服务，包括自助付款，付款结算等功能；
⑤银行认证通过专线，实现企业付款系统同银行应用系统间的安全认证，数据加密 /解密等功能。
通过付款系统还可以校验调用系统身份，确保调用合法性，并通过专线与各银行支付 主机服务器建立集成，每次支付前，使用双方(系统所在企业，银行)制定的认证规则， 传递临时验证码，认证码，客户代码，时间戳等信息至银行主机，以对付款请求方(企 业)进行认证。
上述由费用管理系统1和付款系统2构成的自助报销系统的处理方法，主要是费用管理 系统和支付系统的处理流程，具体如下
费用管理系统接收预算申请，并提交所述预算申请至审批人进行审批，根据审批合格 后的预算申请进行差旅服务的预定，并将该预算申请作为后续报销时的依据；
费用管理系统接收报销申请(出差者在本次差旅中由个人支付的费用)，根据报销申 请汇总个人在差旅中所支付发生的费用，判断所述汇总费用是否在所述预算申请额度范围 内，并根据判断结果与付款系统进行信息交互，通过付款系统对报销申请的报销金额进行 自动支付。
其中，判断所述汇总费用是否在所述预算申请额度范围内，有两种结果，1、判读所 述汇总费用在所述预算申请额度范围内，则直接与付款系统进行信息交互，由付款系统对 报销申请的报销金额进行自动支付；2、判读所述费用超出所述预算申请额度，则费用管理 系统提交报销申请至审批人(一般不超过3个人)进行审批，审批通过后费用管理系统再与 付款系统进行信息交互，由付款系统对报销申请的报销金额进行自动支付。
在费用管理系统中用户还可以同时提交借支备用金申请，费用管理系统则提交该借支 备用金申请至审批人(一般不超过3个人)进行审批，根据审批通过的借支备用金申请通过 付款系统预支借支备用金；使借支备用金信息与个人挂钩，在后续报销时，根据借支备用 金信息对报销进行处理，如确认前面发生借支备用金，则通过借支备用金信息确认是否 核销备用金，并根据备用金的核销情况进行相应的报销、财务处理。
图1所示系统中设置的差旅服务系统4及票据管理系统3，是在费用管理系统l及付款系 统2的基础上增加的辅助功能系统，其中，差旅服务系统4分别与费用管理系统1、付款系统 2及票据管理系统3通信连接，用于根据费用管理系统l预算的信息进行相应的差旅服务(如 机票/车票、酒店/宿舍、车辆等)的预定；
票据管理系统3分别与费用管理系统1及差旅服务系统4通信连接，用于实现对电子化 票据的采编、传递、归档及管理等，减少纸面票据管理中存在的缺点，该票据管理系统对付款系统生成的电子付款凭证进行归档管理，并提供对所管理票据电子件的查询处理。在实际应用中，为满足更多需求及应用的实际需要，实现更多管理处理功能，如图4 所示，在上述系统基础上，还可以设置信用管理系统6、统计分析系统5等，作为自助报销 管理系统的辅助功能。其中，信用管理系统6可以保证财务费用管理的安全及报销的准确 性，对个人信用进行评级及管理，实现报销过程参照信用级别进行处理，按相应的信用级 别确定用户报销支付的时间，及对报销后的检验方式；该信用管理系统6与所述费用管理系 统1及付款系统2进行通信连接，根据用户操作情况和相应信用事件的分数，对用户信用等 级数据进行增减管理，及记录用户信用事件；统计分析系统5完成系统处理流程中的各种数据的统计分析。该业务流程平台可以分为功能服务A、业务管理B、企业基础信息C和外部接口D四个部 分，每部分又包含几个功能系统，其中，功能服务部分A由费用管理系统1、付款系统2、票 据管理系统3及差旅服务系统4构成；业务管理部分由统计分析系统5、信用管理系统6及基 础平台7构成；企业基础信息部分与企业的其它管理系统(如人力资源HR管理系统、编码 库、个人信用库等)通信连接；而外部接口部分则作为该自助报销系统与外部管理系统 (如信息服务系统、业务代理商的管理系统及电子银行等)进行信息交互时的提供的连 接接入点。在上述系统平台中，主要业务流程是在费用管理系统1和支付系统流程2中实现，在票 据管理系统3与差旅服务系统4实现辅助流程，其余为周边系统流程。下面对图4所示系统平台的业务流程进行说明，该流程如图5所示，具体包括① 申请人:对业务费用进行预算并在自助报销(SSE， Slef Service Expense)系统中 提出申请，如果同时还需要借备用金，则同时提出借备申请；② 审批人对预算或者借备申请进行审批，该过程中可设三层审批人，可由系统管理员 设置，审批过程在图8中标以C1作为标记；③ 审批通过后，系统激活差旅服务系统，根据员工申请，预定出行工具以及住宿酒 店，同时系统根据预定时间情况自动维护员工地点信息，对员工流动性进行管理；④ 费用发生后，申请人在SSE系统中填写费用报销申请，同时把纸面票据传递给部门 秘书，部门秘书再邮递给财务部门，财务部门对纸面单据进行扫描，进入自助报销系统， 同时把纸面单据通过票据管理系统进行归档；⑤ SSE系统中，系统判断报销申请的金额是否在之前的预算范围内，若是，则不用审 批，直接引入ERP (企业资源管理系统)中相对应的会计科目，若不是，则需要进行审批后 才能引入ERP会计科目，审批可设三层审批，该过程在图8中以C2作为标记；⑥ SSE系统根据申请人借支备用金情况判断是否核销备用金，进行相应会计处理；⑦ 系统激活付款系统，自动进入支付流程，该流程设置相应接口，可与网上银行关联 进行自动转帐支付，支付后自动生成电子凭证，提交票据管理系统进行归档；⑧ 设置相应抽检部门对归档的单据进行抽样检査，该过程在图8中标以C3作为标记， 至此使用者通过自助报销系统完成自助报销过程。为更好理解上述系统，下面分别对构成系统的各功能系统部分进行说明。 由于在前面对费用管理系统1及付款系统2的具体构成已详细说明，在此不再赘述，只 对费用管理系统1及付款系统2在图4系统平台中的业务处理过程，及该系统平台中的票据管 理系统3、信用管理系统6、差旅服务系统4及统计分析系统5的构成及业务处理过程进行说 明。首先，对图4所示系统平台中的费用管理系统业务处理流程进行说明，如图6所示，包括步骤l:员工选择/填写出差的费用预算情况，预算项目不包括差旅服务系统可提供的项目(因差旅服务系统中提供的项目可由付款系统直接结算，不需要后续报销)，这些 预算项目需要先支付后，再进行报销，可根据不同企业的业务种类分为多种项目，主要是 在差旅中无法由付款自动结算支付的项目，该费用预算的信息作为后续费用报销和核销备用的参考；步骤2:在个人备用金额度范围内，用户可在备用金管理模块中申请借支个人备用 金，系统根据申请审批结果，自动生成备用金科目、金额、期限等信息，在用户进行费用 报销时自动匹配费用申报和备用金匹配，并进行核销；步骤3:用户填写费用报销申请，每项明细包括报销费用发生时间，发生金额，原因，费用科目，根据审批结果，费用报销模块调用付款系统提供的服务，完成报销费用的自助付款；步骤4:针对费用报销，个人备用金等数据，系统提供电子件/纸面件签收，调帐， 涉税，稽核等业务处理功能；步骤5:可以实时查询申请，审批和财务处理全流程操作的当前状态，对每次关键操 作都以日志的形式记录操作情况，方便进行追溯和监控；步骤6:电子帐单能够提供用户当前的费用报销明细记录，报销明细支付情况，个人 备用金使用，个人信用分数，近期信用事件等信息，用户可以通过多种方式获取电子帐单 信息，也可以通过。在该费用管理系统中，对费用报销单的金额，类别与预算申请单中的金额，类别进行比较，如果相同类别的金额大于预算申请单中的金额，则费用报销单流向提交人的主管进 行审批，否则，直接进入付款流程；费用报销填写金额的时候，如果报销人有备用金未冲销，系统自动跳出备用金明细， 让报销人选择是否冲销备用金，如果某备用金的承诺还款期限已经超期，则系统强制对该 笔备用金进行冲销；根据员工填写费用明细时费用发生期间的end date，以及费用币种，自动关联前一个 月的汇率并转化成人民币；根据报销人帐户信息自动判断其所属部门，以及部门主管，权签人信息，报销人提交 费用报销单后，系统自动发邮件提醒部门主管审批此费用报销单；当某一环节审批人超过一定天数(可在系统中设定)没有审批时，系统自动提交给下 一环节审批人进行审批，同时自动对超期的审批人扣除一定信用等级分数；审批完成后，系统根据员工填写的费用明细所属类别，自动在后台产生相关费用科目 并生成会计帐务，此会计帐务还可通过设置自动导入到企业所使用的财务软件中；根据应付帐款会计帐务，自动启动付款审批流程，最后通过网上银行进行支付；付款完成后，系统自动发送邮件或短信给报销人；系统与企业财务软件关联，每天刷新一次，把财务软件系统中的备用金余额刷新到 SSE系统，员工可通过SSE系统査询到自己的备用金余额；对需要驳回的费用报销单，必须填写理由，否则系统不允许提交。 在该费用管理系统的业务处理过程中，在预算填写中确定费用类型，预算金额被记录 作为后续报销的参考标准；通过备用金管理模块借支的备用金与用户个人挂钩，与用途挂 钩，在后续报销时，系统先判断是否有备用金并进行相关处理；报销金额会与前期的预算 和备用金进行匹配，超过预算的则需另外审批，有超期备用金的则需强制冲销备用金；财 务核算全部由之前的过程自动判断并自动生成。在图4所示的系统平台中，付款系统的业务处理流程如图7所示，具体包括 步骤l:业务子系统调用付款系统提供的付款服务，传递付款人ID，姓名，付款金 额，付款币种等，可以批量支付，如 一个人支付多笔费用，多人多笔费用等，传递过程 中采用加密算法加密，但基于安全和稳定性方面的考虑，不建议使用批量支付的功能。 步骤2:校验调用系统身份，确保调用合法性。步骤3:从银行卡，信用卡管理模块获取待支付用户的银行帐号，银行编号，帐号有 效期，支付类型等信息，传递过程中采用加密算法加密。步骤4:付款系统通过专线与各银行支付主机服务器建立集成，每次支付前，使用双方(华为，银行)制定的认证规则，传递临时验证码，认证码，客户代码，时间戳等信息 至银行主机，以对付款请求方(华为)进行认证。步骤5:银行认证通过后，付款系统将待付款人员姓名，付款金额，付款币种，银行 卡/信用卡编码，付款类型和验证码等信息，传递到所对应银行主机，由银行方面的应用 程序负责付款。步骤6:根据财经业务要求，付款系统提供对员工付款状况进行结算的服务。步骤7:对用户的银行卡/信用卡信息的管理，主要包括用户ID，用户姓名，银行卡/信用卡编号，银行卡/信用卡类型，支付类型，可支付币种，申请时间，有效期等信息。步骤8:银行认证模块存储华为方和各银行协商并确认的认证规则，提供认证服务。 步骤9:系统认证和校验过程中的异常情况，都会生成相应得异常码，并将异常码传递到异常处理模块，进行处理和在页面显示相应提示信息。步骤10:其它系统可以通过该模块调用付款系统提供的功能服务，包括自助付款，付款结算等功能。在该付款系统中，根据应付帐款会计帐务，自动启动付款审批流程；付款必须进行严 格权签，最后通过网上银行进行支付；付款完成后，系统自动发送邮件或短信给报销人； 员工通过信用卡的消费明细自动进入系统，生成相应费用科目和员工的备用金；如果员工 使用的是信用卡，则员工提交的费用报销单强制和备用金进行匹配冲销。下面对图4所示的系统平台中起到辅助功能的票据管理系统3、信用管理系统6、差旅 服务系统4及统计分析系统5—一进行说明。其中，票据管理系统如图8所示，具体包括票据采编模块31、管理控制模块32、票据传递模块33，票据归档模块34、版本控制模 块35、数据核对校验模块36及票据关联服务模块37;票据采编模块31与管理控制模块32通信连接，用于将从票据纸件采集得到的票据电子 件提交至所述管理控制模块32;所述管理控制模块32分别与票据归档模块34、版本控制模块35及数据核对校验模块36通信 连接，用于根据设定的管理方式，结合版本控制模块35及票据归档模块34对所述票据电子 件进行集中或分布式管理，数据核对校验模块36对所管理归档的票据进行校验、核对处 理。所述票据管理系统3中在票据采编模块31与所述管理控制模块32之间还设置票据传递 模块33，通过该票据传递模块33将所述票据采编模块31采集后的票据电子件传输至所述管理控制模块32。上述票据管理系统3中还设置票据关联服务模块37，与所述管理控制模块32通信连 接，其它系统可以通过该票据关联服务模块37调用所述票据管理系统3提供的票据管理功能 服务。由上述各功能模块构成的票据管理系统3可以实现以下功能① 票据采编扫描用户报销等业务的纸件票据，将扫描的电子件保存到系统中，在扫 描过程中，可以对扫描件附加业务数据信息，核对扫描结果；② 票据传递提供将电子件相关的业务数据导入其它子系统，分布式管理情况下，各 结点间，系统间的票据电子件传输；③ 票据归档由于采用分布式管理的方式，在单个共享中心均设立针对中心的票据电 子件管理结点，在一定时间和范围内的票据电子件，可以在本中心内进行归档；借助票据 传递模块，也可以将单结点内满足一定要求的电子件传递到中央票据中心进行归档；④ 版本控制对票据电子件的版本进行管理，提供版本新增，删除，合并等功能；⑤ 数据核对交验作为数据质量管理模块，对票据数据进行校对和验证；⑥ 票据关联服务其它系统可以通过该模块调用票据管理系统提供的票据管理功能服 务，包括电子件展现，电子件关联业务数据获取，票据传输和票据电子件归档等功能。上述票据管理系统对票据电子件的业务处理流程如图9所示，具体为① 使用扫描仪等设备，对原始纸面单据进行扫描，将原始单据以电子文件的形式保存 到当地服务器，同时，对于部分数据，可以直接识别，录入到系统之中；② 用户和管理人员，在票据采集终端，可以直接上载票据电子件和录入相关数据，数 据内容和电子件一致，只是操作方式存在不同；③ 传递子系统提供电子件的数据传输服务，在各存储结点间，子系统间传输票据电子 件，确保电子件的稳定传输，断点续传等；④ 在大区域内，电子件文档采用分布式的管理方式，该方式确保子系统可以在最近的 分布存储结点高效的获取和使用电子件文档，并确保管理本地化；在小区域内，电子件文档采用集中式的管理方式，确保电子件不会由于过于分散，造 成过高的存储，传输和管理成本；⑤ 针对业务变化导致电子件文档可能有不同版本的情况，可以在系统版本管理模块 中，对电子件文档版本信息进行管理，每次传递数据包括文档编号，文档版本号，版本 作者，生成时间，版本对应电子件(可选)等，每份文档都有一个版本树与之对应；⑥ 用户需要调阅文档时候，从各终端登录文档服务器，输入筛选条件调阅单据；⑦ 为了保证各分布节点的系统效率和存储容量，历史票据可以定期传递到票据，数据 同票据采编时一致，另增加归档时间，归档人员，归档来源地等信息；⑧ 根据不同要求，扫描员，管理人员可以随时对电子文件及相应数据与原始单据进行 核对，校验和整理，对不清晰或错误进行手工调整，系统对调整人的帐号信息以及调整内 容自动保存生成日志；⑨ 票据管理系统提供票据关联功能服务，包括电子件展现，电子件关联业务数据获 取，票据传输和票据电子件归档等。下面对图4所示系统中的信用管理系统6进行说明，信用管理系统6分别与所述费用管 理系统1及付款系统2通信连接，根据用户操作情况和相应信用事件的分数，对用户信用等 级数据进行增减管理，及记录用户信用事件。信用管理系统6具体构成如图10所示，包括信用事件管理模块62、个人信用管理模 块61及信用管理服务模块63;信用事件管理模块62与个人信用管理模块61通信连接；所述信用事件管理模块62用于 设置信用事件相关数据；所述个人信用管理模块61用于根据用户操作情况及所述信用事件 管理模块设定的相应信用事件的分数，对用户信用等级数据进行增减管理，记录用户信用 事件；信用管理服务模块63与所述信用事件管理模块62通信连接；通过该信用管理服务模 块63调用所述信用管理系统6提供的信用管理功能服务。信用管理系统的具体业务处理流程如图ll所示，根据用户行为操作编码，判读对应的 信用事件，存在一个行为对应多个信用事件的情况。其中，步骤3:从信用事件管理模块 中，获取信用事件的相关属性，包括信用事件的类型，信用分数，该次操作的信用分增减关系等，具体包括① 用户在各子系统中的申请，审批和管理等进行操作，操作转变为对应的行为操作编码，传递到信用评定模块；② 根据用户行为操作编码，判读对应的信用事件，存在一个行为对应多个信用事件的情况；③ 从信用事件管理模块中，获取信用事件的相关属性，包括信用事件的类型，信用分 数，该次操作的信用分增减关系等；④ 使用获取的信用事件属性，对员工个人信用分数进行增减；(D设置信用事件相关属性数据，主要功能是分申请，审批和管理三个层面，设定不同 的级别，分数和事件间的关联关系，属性包括信用事件的类型，信用分数，该次操作的信 用分增减关系等；⑥个人信用管理系统提供信用管理功能服务供其它子系统使用，包括个人信用等级的 使用，个人信用分数的增减等。实际应用时，信用管理系统可以在初始时给每个报销人有一个信用分数80分，等级为 B,每次报销如果无任何问题，则自动加1分，每月最多加2分，如果后续审计发现有问题， 则根据企业规则扣除相应分数；当分数超过90分，等级变为A，对此类员工报销的单据，在 后续审计时候可只抽査较少单据，并适当縮短付款时间，加快其资金周转；当分数低于80 分时，等级为C,对此类员工报销单据，后续要全部审查，并延长其付款时间；且信用等级 变化时，系统通过邮件或短信对员工发出提醒；每次信用发生变化的原因、情况将被保 存，提供后续对该员工信用的评估。上述信用管理系统通过其构成的各功能模块，可实现下述处理功能-① 个人信用管理分申请、审批和管理三个层面，根据用户操作情况和相应信用事件 的分数，对用户信用等级数据进行增减管理，记录用户信用事件；个人信用较高的用户， 业务系统可以提供优先服务，免审批等特殊功能；② 信用事件管理设置信用事件相关数据，主要功能是分申请，审批和管理三个层 面，设定不同的级别，分数和事件间的关联关系；③ 信用管理服务其它系统可以通过该模块调用个人信用管理系统提供的信用管理功 能服务，主要是个人信用等级的使用，个人信用分数的增减。下面对图4所示系统中的差旅服务系统4进行说明，差旅服务系统4的具体构成如图12 所示，包括差旅申请/报告模块41、国际机票预定模块42、国内机票预定模块43、宿舍/ 酒店预定模块44、车辆服务预定模块45、咨询信息模块46、行政服务模块47、人员流动管 理模块48及服务代理接口49构成，实际应用中，差旅服务系统4分前、后台两个部分，前台 系统提供出差申请，报告，各项服务的申请和审批，过程査询，咨询信息査询等功能，后 台系统提供各项服务办理，系统管理，接口等功能，该系统作为费用报销系统的辅助系 统，当差旅预算被审批通过后，系统判断被审批通过的差旅预算中的信息，自动激活相关 服务交由员工选择，其业务处理流程如图13所示，具体包括① 出差计划申请，审批和管理，用户可以完成差旅计划(时间，地点，原因等)，差 旅预算(费用，支付币种等)，并选择所需要的服务(机票预定，酒店服务或车辆服务 等)，在相关人员审批通过后，即完成出差申请，可以安排出差；② 出差申请审批通过后，根据申请中选择的服务和实际行程，可以直接转入各服务责 任系统中激活不同的差旅服务，保证各项服务的及时和有效；③ 在机票预定系统中，用户可以根据行程情况选择对应的出差申请，将出差行程信息带入机票预定单中，包括申请人各项个人信息，出差时间，出差地点，审批人，费用受益 部门等，预定单提交后即激活机票的预订，在不超过系统设定范围的情况下，申请不需要 重新审批，直接由机票服务业务部门完成反馈，确认和出票等处理操作，同时提供机票退 订，验收复核等功能；④ 在住宿管理系统中，用户可以根据行程情况选择对应的出差申请，将出差行程信息 带入住宿预定单中，包括申请人各项个人信息，出差时间，出差地点，审批人，费用受益 部门等，预定单提交后即激活住宿的预订，在不超过系统设定范围的情况下，申请不需要 重新审批，直接由行政服务部门完成反馈，确认和住宿安排等处理操作，行政人员可以进 行公司宿舍或协议酒店的住宿安排，同时，系统提供住宿退订，验收复核等功能；⑤ 在车辆服务系统中，用户可以根据行程情况选择对应的出差申请，将出差行程信息 带入车辆预定单中，包括申请人各项个人信息，出差时间，出差地点，审批人，费用受益 部门等，预定单提交后即激活车辆的预订，在不超过预订范围的情况下，不需要重新审 批，直接由行政服务部门完成反馈，确认等处理操作，同时提供车辆退订，验收复核等功 能；⑥ 在行政服务预定中，用户可以根据行程情况选择对应的出差申请，将出差行程信息 带入行政服务预定单中，包括申请人各项个人信息，出差时间，出差地点，审批人，费用 受益部门等，预定单提交后即激活行政服务的预订，在不超过预订范围的情况下，不需要 重新审批，直接由行政服务部门完成反馈，确认和服务安排等处理操作，该系统可以提供 用户差旅活动所需的行政服务功能，如签证申请，SIM卡办理，办公位准备等，并提供实 时的处理跟踪服务退订，验收复核等功能，保证用户的出行和有效管理；⑦ 用户可以实时查询国际，国内航班，宿舍/酒店，车辆使用/租赁，政策规定和公告 等信息，并提供在线案例库，问题解答等功能，方便员工办公；⑧ 用户可以分阶段完成出差报告，同出差申请计划相对应，形成差旅业务的闭环行为；⑨ 通过用户在机票/住宿服务系统中的使用，结合费用报销，补助申报等业务，可以了 解公司用户在不同地域间的流动情况，并根据一定的业务评定标准，将相关数据进行整理 后，会引入HR管理系统HRMS中；⑩ 通过该服务代理接口，同外部信息服务供应商，业务供应商的业务系统进行其所负 责差旅服务类信息交互的，例如机票预订系统代理传递预订人姓名，预订人性别，身份 证/护照，证件类型，联系电话，出行时间，出行地点等，服务供应商反馈对应的机票时 间，价格，税费，路程等信息。通过该差旅服务系统，当员工的预算申请被审批通过后，系统发送差旅服务选择信息 到员工信箱，以提醒员工；服务预定后，系统自动通知员工和相关处理人员；服务临近或 超期的情况，如机票到期前或超期，系统都会自动提醒员工和相关处理人员；每次差旅服 务完毕，员工可在电子流中对行政部门满意度进行评估，行政部门则可对服务供应商满意 度进行评估，由此建立供应商信用等级管理库；每次出差完毕，员工需要在系统中填写 《出差报告》，如不填写，则其本次出差流程不关闭，费用不能支付，系统定时对员工进 行提醒。通过构成上述差旅服务系统的各功能模块，可具体实现下述主要功能① 差旅申请/报告出差计划，出差报告申请和管理，用户可以完成差旅计划，差旅 预算，并选择所需要的服务，如机票预定，酒店服务或车辆服务等，在相关人员审批通过 后，可以直接转入各服务责任主体进行处理，保证及时和有效；可以分阶段完成出差报 告，同出差计划相对应，形成业务闭环；② 国际机票预定根据行程，用户可以激活国际机票的预订和退订申请，由国际机票 业务部门完成反馈，确认，出票和退票等处理操作，同时提供验收符合功能；③ 国内机票预定根据行程，用户可以激活中国国内机票的预订和退订申请，由中国 国内机票业务部门完成反馈，确认，出票和退票等处理操作，同时提供验收符合功能；其 中，由于行业限制方面的原因，机票业务由中国国内和国际(非中国国内)两类供应商分 别代理；④ 宿舍/酒店根据行程，用户可以激活住宿的预订和退订申请，由当地行政部门完 成反馈，确认，订房和退房等处理操作，同时提供验收符合功能；针对不同要求和规定， 当地行政部门可以安排企业宿舍，协议酒店和非协议酒店；⑤ 车辆服务根据行程，用户可以选择所需的车辆服务，并由当地行政部门完成反 馈，确认，车辆调度和租赁等处理操作；⑥ 咨询信息用户可以实时查询国际，国内航班，宿舍/酒店，车辆使用/租赁，政策 规定和公告等信息，并提供在线案例库，问题解答等功能，方便员工办公；⑦ 行政服务提供用户差旅活动所需的行政服务功能，如签证申请，SIM卡办理，办 公位准备等，并提供实时的处理跟踪功能，保证用户的出行；⑧ 人员流动管理通过用户在机票/住宿服务系统中的使用，结合费用报销，补助申报 等业务，可以了解公司用户在不同地域间的流动情况，并根据一定的业务评定标准，将相 关数据进行整理后，会引入HR管理系统HRMS中；⑨ 服务代理接口同外部信息服务供应商，业务供应商的业务系统进行信息交互的服下面对图4所示系统中的统计分析系统5进行说明，统计分析系统5的具体构成如图14 所示，包括数据获取模块51、数据报表模块52、数据报表管理模块53、决策分析模块54 及分析参数管理模块55;通过该统计分析系统5可以实现自助报销系统的各种报表功能，完 成企业的数据统计与决策分析，该统计分析系统的业务处理流程如图15、 16所示，具体的 处理过程如下① 系统各级管理员可以根据其权限和所负责业务，设置报表格式，选择需要的查询条 件，输出结果，汇总统计方式，显示方式，外观样式，可以操作报表的用户权限和业务范 围等，设置好后报表保存为固定格式， 一般用户只需对某个字段输入筛选条件即可生成所 需要的报表；② 统计分析系统采用两种方式结合的手段，获取各子系统内的业务数据 一、直接从 各子系统读取数据，进行统计分析；二、定期将各子系统数据抓取到统计分析系统的数据 仓库空间内存储，后期使用时，在统计分析平台内进行处理，不再同子系统进行关联；③ 在有效权限的基础上，用户输入筛选条件，可以是时间点，时间范围，部门编号， 部门名称，人员名称，业务类型等，在系统后台转化成查询语言，査询出相关信息(基于 之前的数据获取方式)，按照报表设置，将结果数据显示在系统页面，也可以以不同格式文件的形式进行下载；④ 系统管理员可以根据业务要求，针对不同讳度，设置不同类型的分析参数，对参数 的不同值或值域可以设置不同的提示或报警等；⑤ 在有效权限的基础上，以设定参数和参数值为基础，可以生成不同类型的决策分析 表，结果数据可以显示在系统页面，也可以以不同格式文件的形式进行下载。实际应用 中，系统可以内置几种常用分析报表，提供标准化模板。上述统计分析系统通过其构成的各功能模块，可实现下述处理功能① 数据获取实现从同各业务系统间在数据层面的集成。针对对最新数据统计分析要 求，可以实时在各业务系统中获取最新的业务数据，同时，具备数据的抓取后存储功能， 确保对于历史数据的统计分析操作，可以在统计分析系统中独立进行，不直接对业务系统 造成访问压力；② 数据报表提供多种纬度，针对不同类数据的报表查询，结果下载功能；③ 数据报表管理数据报表的创建，删除和管理，可根据用户需要灵活设置不同查询 条件和结果的数据报表，并对数据报表在业务上的操作权限进行设置；④ 决策分析根据设定的分析纬度参数和阀值，对数据统计结果进行分析，输出多种形式的分析结果(二维数据，图形)，作为企业不同业务层面决策参考；⑤分析参数管理管理系统决策分析模块使用的分析纬度参数值和参数阀值，设定分析参数同业务数据间的关联关系。下面对图4所示系统中的基础平台部分7进行说明，基础平台7的具体构成如图17所示，包括用户管理模块71、认证管理模块72、权限管理模块73及功能服务模块74;通过各功能模块可以实现下述处理功能-① 用户管理负责整个业务平台上用户信息的统一管理，包括用户帐号的增减，用户基本信息同m^管理系统同步，用户特殊信息维护等(用户个人或管理员均可)。② 认证管理平台用户帐号合法性的认证端，同时实现整个平台各系统间的单点登录。③ 权限管理平台用户角色管理，保证平台角色统一定义，权限一致，并为各子系统 提供基本功能点的权限管理服务，同时，对于相同角色在不同系统中权限存在差异的情 况，允许各子系统层面的二次权限管理扩展。④ 功能服务各子系统可以通过所述的功能服务模块调用基础平台提供的功能服务， 具体包括提供用户登录校验，单点登录，权限校验，用户个人信息査询等公共服务供其 它子系统使用。上述基础平台7的业务处理过程如图18所示，具体如下步骤1、 2:用户登录时，用户名，密码和系统校验码被发送至验证服务器，在服务 器端通过认证服务器与当前操作验证码，用户名和密码进行匹配，全部匹配成功则可登 录，否则不允许登录；该项服务负责用户登录校验和各系统间的单点登录(即用户在系统 的某个子系统登录后，在规定的时间和操作范围内，登录其它子系统不再需要重新登 录)；步骤3、 4、 5:用户登录后，认证管理从用户权限管理模块获取用户权限清单，清单 内容包括系统权限点，操作时限，操作等级(可读，可写，可读写，管理)等内容，认证 管理根据用户权限和调用要求，将当前操作页面转向导个应用子系统相应操作界面；该项 服务负责对用户权限和操作进行合法性校验和匹配；步骤6:系统认证和校验过程中的异常情况，都会生成相应得异常码，并将异常码传 递到异常处理模块，进行处理和在页面显示相应提示信息；步骤7:通过提供的应用接口，其它系统可以对基础平台进行调用；步骤8:判断通过应用接口调用基础平台用户帐号的合法性，则对用户权限进行认证 (上述步骤3)，若不合法，则转到步骤l的登录状态，提示用户调用错误；步骤9:在用户帐号管理模块，各级管理员可以对其所负责范围内的用户帐号进行增 加，删除和编辑操作，用户可以在该模块编辑个人信息，修改密码等；步骤10:平台内主要用户个人信息都同公司级人力资源管理系统HRMS进行集成，获 取包括员工工号，性别，联系电话，移动电话，Email,工作地，常驻地，护照编号等，对 于在HRMS中没有的信息，平台在该模块统一负责维护，各子系统仅可以调用后进行査看和 显示；部分信息可以根据当地文化和法律的要求，控制显示和査询；步骤11:在用户权限管理模块，各级管理员可以对其所负责范围内的用户权限进行 更改，用户可以申请权限的增减和调整，同时，该模块提供权限申请审批流程，用户权限 申请通过审批后，权限自动生效，不需要人为再进行干预；步骤12:平台内，管理员可以分类，分各层级管理角色和权限点，并设置部分角色 和权限点之间的关系，对于相同角色在不同系统中权限存在差异的情况，允许各子系统层 面的二次权限管理扩展；步骤13:基础平台提供用户登录校验，单点登录，权限校验，用户个人信息查询等 公共服务供其它子系统使用。上述基础平台中，用户密码设置必须符合一定规则，如几位数以上，多少种字符组合 以上等；密码遗忘后，可通过初始化方式，由系统自动生成另外一串密码，发送给用户， 用户必须在一定时间内再次进行更改，超时后，需要重新操作。实际应用中，本发明实施例的自助报销系统，可以应用于图19所示的各硬件设备构成 的网络平台上，其中，各子系统可以采用下述技术(1) 各应用系统可以采用WEB服务器作为服务器端；(2) 通过有线和无线网络，使用WEB浏览器，用户在公司内/外网均可以直接访问费用管 理系统的前台，可以在在公司内网访问系统后台；(3) 通过有线和无线网络，使用WEB浏览器，用户在公司内/外网均可以直接访问差旅服 务系统前台，在公司内网可以访问系统后台；(4) 通过有线网络，使用WEB浏览器，用户可以在公司内网访问其它业务系统；(5) 票据扫描系统采用现有通用技术作为支撑平台，实现纸面单据的电子化；实际中，构成上述自助报销系统的各子系统之间通过下述方式实现集成，具体为费 用管理系统与差旅服务系统之间通过程序接口通信连接，获取用户申请中和审批通过的差 旅行程信息，作为费用预算和报销的参考依据；费用管理系统与票据管理系统之间通过程序接口通信连接，实现查看用户费用报销电 子件，获取电子件相关业务信息等功能；费用管理系统，差旅服务系统与付款系统之间通过调用付款系统提供的服务接口，实 现通过付款系统完成自动付款；费用管理系统，差旅服务系统与信用管理系统之间通过程序接口连接，根据用户操作 情况和信用事件的设置，实现对用户信用等级和分数的管理；所有应用系统同企业管理平台之间通过程序接口通信连接，获取所需的基础数据信 息，包括用户信息，认证，基础权限信息，汇率等基础信息；各业务系统(费用管理系统，差旅服务系统等)与企业基础信息系统之间(HR管理系 统，统一编码库)通过程序接口通信连接，从企业基础信息系统中获取所需的用户组织结 构关系，审批人，业务编码等信息；应用该自助报销管理系统的公司与该公司外部的各信息管理系统之间，通过该自助报 销管理系统提供的外部接口D均可以实现无缝集成，具体为差旅服务系统与信息服务供应商，业务服务代理商之间可以通过布设Internet专线连 接，通过部署在中转服务器上的数据转换和传输程序，实现国际，国内航班，酒店信息， 车辆等信息的查询，以及各项业务的预订和退订等操作；付款系统与各银行应用系统之间 布设Internet专线连接，通过程序接口传输报文数据，通过部署在中转服务器上的数据转 换和传输程序，实现自动支付，结算等交易操作，同时，还可以通过该公司应用系统与各 银行应用系统间的安全策路，保证交易操作的安全、可靠；接口部分D可以采用第三方软件 Tibco作为同外部系统的集成和交互平台。下面以员工应用该自助报销管理系统完成出差的差旅服务预定及自助报销的实际处理 过程，对上述系统的工作过程进行说明。例如员工A在新加坡工作，属亚太地区，出差印尼，通过上述自助报销系统进行差 旅及报销处理的相关流程如下-(1) 员工A，在自助报销系统提交预算申请，申请额度10000元，并提出需要国际机票 预定和车辆服务；10000元额度不包含机票和车辆费用；(2) 主管，权签人审批员工出差预算申请，预算审批通过；(3) 员工在自助报销系统中的差旅服务系统中选择，激活机票和车辆服务，机票和车辆 服务费用每季度由公司统一同代理商结算；(4) 员工出差；(5) 员工出差结束，在自助报销系统申请费用报销，报销11000元，在预算范围内(如范围可以为原预算额度的_10% +10%);(6) 自助报销系统自动将支付费用和支付人员信息发送到付款系统，付款系统自动和银 行系统关联，将报销款打入员工A个人帐户中，完成员工A的出差后的报销支付；若步骤(5)中，员工出差在自助报销系统申请费用报销，报销15000元，超出之前提交 的预算范围，则要将该报销申请提交到主管处进行审批，即增加审批环节，在审批通过 后，自助报销系统自动将支付费用和支付人员信息发送到付款系统，付款系统自动和银行 系统关联，将报销款打入员工A个人帐户中；在步骤(6)中或步骤(5)的报销金额超过预算范围，则可以根据员工A信用额度，来增加 审批环节数，信用度高的员工需要2个层级主管审批，信用度低的员工，需要3个层级主 管审批；信用额度高表示员工信用等级好；在审批通过后，自助报销系统自动将支付费用 和支付人员信息发送到付款系统，付款系统自动和银行系统关联，将报销款打入员工个人 帐户中。(7) 员工A将费用报销相关纸件票据给本地秘书，秘书在票据管理系统中，将纸件扫描 为电子件，同时，票据管理系统可以识别票据上的部分信息，以对应相关电子票据的方式 导入票据管理系统，其中， 一个票据一组信息(例如，发票号，类型，扫描编码等)；经过 秘书对识别信息的核对，以尽再录入一些不可识别信息，完成纸件票据的采编过程；(8) 根据规则，电子票据由票据管理系统传输到亚太总部，以备后期在票据管理系统中 核对和査询，也可以通过票据管理系统提供的服务，由其它系统调用票据管理系统提供的 服务，査询电子票据信息；票据管理系统可以进行电子票据及其相关信息的核对，査询，传输，展示，统计分析 和管理等。(9) 财务人员根据抽检规则，定期抽检自助报销系统中存储在数据管理系统的报销数据 (票据的电子件)。抽检时，会将员工费用报销单和对应的票据的电子件(一个报销单会有多份电子件对应)进行核对，检査金额，内容是否违规；卿抽检中，信用额度高的员工被抽到的机会少，信用额度低的相反；(ll)系统定期发送电子帐单(类似银行信用卡的帐单)给员工，说明员工当前预支公司 款情况，费用报销情况和信用额度。另外A.根据员工信用等级不同，员工可以在公司预支费用，称为个人备用金；B.备用金管理在自助报销系统中执行，C.在部分场景下，比如需要参与展会，突发事件等，员工可以预支个人备用金，在费 用报销时，对于使用备用金部分，付款系统不再支付，即相当于员工还款给公司；且个人 信用等级影响个人可以使用的备用金金额。综上所述，在本发明实施例的自助报销系统中，通过费用管理系统中预算管理模块的 设置，实现费用预算与后续报销的强关联，既简化审批环节，节省相关人力成本，又加强 了预算控制；备用金模块的设置，保证了备用金的有效使用和管理，以及保证了费用的使 用得到合理控制；付款系统与银行的集成和全流程管理，加快了企业资金周转，提升了企 业运作效率；票据管理模块中，使用了电子化票据管理，保证了数据的一致，实现了真正 的无纸化办公；利用企业基础信息部分的冊管理系统还可以对企业员工流动性进行管理， 结合信用管理系统，可以对员工信用度进行测评和管理，可以杜绝一定程度的腐败行为， 加强对整个流程的控制，加强流程的安全性；差旅服务系统提供全方位，高效的差旅服务 和管理，提升企业的管理和内部服务水平；附加在费用管理系统中的统计分析系统，可根 据企业需要自由设置各种报表，提供全方位，多维度，智能化的决策支持；且可以通过统 一的财务编码技术实现多维度的数据统计结果，提供对业务数据的高效，准确分析的基 础，同时，决策支持功能，能成为不同层面决策的基础依据之一；基础平台的安全性特 性，通过身份认证，访问控制，传输加密等技术使数据在网络中的传输更加安全。自动化 的网络运作方式，构建企业高效、动态、实时的财务管理方式；且该系统可以通过使用多 语言，多货币，多字符集的编码技术使实现全球化的应用。以上所述的各实施例是为说明本发明的技术方案，各实施例之间不具有前后的次序关 系，并且不因各实施例的序号造成限制。且各实施例仅为本发明较佳的具体实施方式
，但 本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范 围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保 护范围应该以权利要求的保护范围为准。
权利要求
1. 一种自助报销管理系统，其特征在于，该系统包括费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；所述费用管理系统用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；所述费用管理系统还用于接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销金额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信息交互；所述付款系统用于对所述审批通过后的报销申请的报销金额进行支付。
2、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述费用管理系统具体包括 预算管理模块和报销管理模块；预算管理模块与报销管理模块通信连接，预算管理模块用于接收提交的预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过则将预算申请信息提 交至差旅服务系统及报销管理模块；报销管理模块用于接收提交的费用报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申 请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销金 额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信息 交互，由付款系统对所述报销申请的报销金额进行支付。
3、 根据权利要求2所述的系统，其特征在于，所述费用管理系统还包括 备用金管理模块，与所述报销管理模块通信连接，用于接收借支备用金申请，并提交该借支备用金申请进行审批，若审批通过，则提交借支备用金申请信息至所述报销管理模 块，所述报销管理模块将收到的借支备用金信息中的备用金金额与报销处理中报销申请的 金额自动匹配后核销所述借支备用金。
4、 根据权利要求1 3中任一项所述的系统，其特征在于，所述费用管理系统还包 括财务处理模块、电子帐单模块、监控模块和基础配置模块；所述财务处理模块与报销管理模块通信连接,用于根据报销管理模块提交的报销信息 进行财务处理；所述电子账单模块与所述财务处理模块通信连接，用于实时或定时生成供查询的财务 处理模块处理财务数据的电子账单；监控模块，用于监控费用管理系统的当前状态，记录用于追溯和监控相关操作的日记；基础配置模块，用于对费用管理系统的基础信息进行配置与获取。
5、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述付款系统具体包括 付款服务模块、信用卡/银行卡管理模块、银行认证模块及自动付款模块； 付款服务模块，与信用卡/银行卡管理模块通信连接，用于接收报销费用支付请求，并将费用支付请求提交至信用卡/银行卡管理模块；信用卡/银行卡管理模块，经银行认证模块与自动付款模块通信连接，用于根据所述 费用支付请求，获取用户信用卡/银行卡信息，并将所述用户信用卡/银行卡信息提交至银 行认证模块进行认证；自动付款模块，用于对认证通过的信用卡/银行卡经银行支付系统对所述费用支付请 求的额度进行自动支付。
6、 根据权利要求5所述的系统，其特征在于，所述付款系统还包括-付款结算模块，与所述自动付款模块通信连接，用于对发生的费用进行汇总，通过所述自动付款模块完成汇总费用的结算处理。
7、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述系统还包括票据管理系统，分别与费用管理系统及付款系统通信连接；用于完成纸面票据到电子 票据的采编、传递、核对、管理与归档。
8、 根据权利要求7所述的系统，其特征在于，所述票据管理系统具体包括 票据采编模块、管理控制模块，票据归档模块、版本控制模块及数据核对校验模块； 票据采编模块与管理控制模块通信连接，所述管理控制模块分别与票据归档模块、版本控制模块及数据核对校验模块通信连接，票据采编模块用于将从票据纸件采集得到的票 据电子件提交至所述管理控制模块；所述管理控制模块根据设定的管理方式，结合版本控制模块及票据归档模块对所述票 据电子件进行集中或分布式管理，数据核对校验模块对所管理归档的模块进行校验、核对 处理。
9、 根据权利要求8所述的系统，其特征在于，所述票据管理系统还包括 票据传递模块，设在所述票据采编模块与所述管理控制模块之间，用于将所述票据采编模块采集后的票据电子件传输至所述管理控制模块。
10、 根据权利要求7、 8或9所述的系统，其特征在于，所述票据管理系统还包括 票据关联服务模块，与所述管理控制模块通信连接，通过该票据关联服务模块调用所述票据管理系统提供的票据管理功能服务。
11、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述系统还包括 信用管理系统，与所述费用管理系统及付款系统通信连接；根据用户操作情况和相应信用事件的分数，对用户信用等级数据进行增减管理，及记 录用户信用事件。
12、 根据权利要求ll所述的系统，其特征在于，所述信用管理系统具体包括 信用事件管理模块和个人信用管理模块，信用事件管理模块与个人信用管理模块通信连接；所述信用事件管理模块用于设置信用事件相关数据；所述个人信用管理模块用于根据用户操作情况及所述信用事件管理模块设定的相应信 用事件的分数，对用户信用等级数据进行增减管理，记录用户信用事件。
13、 根据权利要求12所述的系统，其特征在于，所述信用管理系统还包括 信用管理服务模块，与所述信用事件管理模块通信连接；用于通过该模块调用所述信用管理系统提供的信用管理功能服务。
14、 一种基于上述权利要求1 13中任一项所述系统的处理方法，其特征在于，该方 法包括-接收预算申请，并对所述预算申请进行审批，根据审批通过的预算申请进行差旅服务 预定，并将该预算申请作为后续报销的依据；接收报销申请，根据报销申请汇总所发生的费用，判断所述汇总费用是否在所述预算 申请额度范围内，若在，则对报销申请的报销金额进行自动支付；若不在，则提交报销申 请进行审批，审批通过后对报销申请的报销金额进行自动支付。
15、 根据权利要求14所述的方法，其特征在于，所述方法还包括 接收借支备用金申请，并对所述借支备用金申请进行审批，审批合格后根据借支备用金申请确定预支借支备用金。
16、 根据权利要求15所述的方法，其特征在于，所述方法还包括-以所述借支备用金为后续报销的依据，根据借支备用金的核销情况，完成报销申请的报销金额的支付。
17、 根据权利要求14所述的方法，其特征在于，所述方法还包括-根据报销申请的报销金额的自动支付情况，对与该报销申请相关的电子票据进行抽检，来复核本次报销申请。
18、 根据权利要求14所述的方法，其特征在于，所述方法还包括 参照信用评级对报销申请进行审批，审批通过后进行相应的支付处理。
全文摘要
一种自助报销管理系统及方法。系统包括费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；所述费用管理系统接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；所述费用管理系统接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统根据所述报销申请的信息进行报销费用支付，若不在，则对报销申请进行审批，审批通过后由付款系统根据所述报销申请的信息进行报销费用支付。该系统可完成差旅过程中费用管理及自助报销处理，对涉及到的各种数据及票据电子件进行集中管理、传输与分析，提高企业财务的费用管理能力。
文档编号G06Q10/00GK101251913SQ20081008974
公开日2008年8月27日 申请日期2008年4月10日 优先权日2008年4月10日
发明者朱佳敏, 罗杨洪, 顾慧慧, 昕 齐 申请人:华为技术有限公司