一种生成业务单据凭证的方法及装置的制作方法

文档序号:6467624阅读:155来源:国知局
专利名称:一种生成业务单据凭证的方法及装置的制作方法
技术领域
本发明涉及软件开发领域,特别是涉及一种生成业务单据凭证的方 法及装置。
背景技术
管理信息系统(Management Information System, MIS) —般用于描 述企业内部的电脑系统,是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的, 能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。MIS可以提 供与企业商业操作相关的信息。典型地,在一个大型企业里,"MIS"指 主要的,或与主要同等地位的电脑专门技术和管理系统,通常包括主机 系统,也包括企业整个电脑资源网络的扩展部分。
通常在MIS信息系统中,总账和业务系统账务分别对应凭证科目账和 业务单据账两套数据上,而凭证科目帐和业务单据帐之间的账务是相互
独立的,目前现有的一些MIS中,在生成业务单据的凭-〖正时,可以首先在 业务单据上增加科目字段,并记录业务对应的科目信息,然后依据已经 记录了科目信息的业务单据生成凭证。当然,生成业务单据凭证以后, 可以将所述业务单据凭证传入总账,以使得总账和业务系统账务尽可能 的保持一致,也可以根据业务单据凭证通过手工直接新增总账凭证。采 用这种生成业务单据凭证的方法时,当总账和业务系统账务出现差异时, 需要利用单据查询报表查处单据科目帐汇总数,再利用总账报表查询凭 证科目帐的汇总数,并将两者导出至Excel表格中进行核对,即是针对账 务不 一致的科目进行业务单据明细和凭证明细的逐笔核对,以查询到使 得总账和业务系统帐不 一 致的数据。
可以看出,现有技术中生成业务单据凭证的方法存在不可避免的缺 点因为在生成业务单据凭证时,未能使总账和业务系统账务保持来源 一致,如果用户发现总账和业务系统帐的账套出现异常时,无法确认总
账和业务系统账之间哪一套数据是有效的,用户需要在科目账、业务账 和实际情况之间进行校对分析,对于交易频繁和业务往来复杂的企业来 说,去查找并调整帐套之间的差异需要花费大量的成本,并且效率低下。 总之,目前需要本领域技术人员迫切解决的一个技术问题就是如 何能够提出一种生成业务单据凭证的方法,用以解决现有技术中总账凭 证不能来源于业务单据凭证,导致的对总账和业务系统帐之间的对账成 本较高的问题。

发明内容
本发明所要解决的技术问题是提供一种生成业务单据凭证的方法, 用以降低现有技术中总账和业务系统帐之间的对账成本,进一步的,还 可以提高对账的效率。
本发明的另一个目的是将上述构思应用于具体的应用环境中,提供 一种生成业务单据凭证的装置,从而保证该方法的实现和应用。
为解决上述技术问题,本发明实施例提供了 一种生成业务单据凭证
的方法,包4舌
在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性; 在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段; 根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。 优选的,所述生成业务单据凭证之后,还包括 对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。 优选的,所述对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制之后,还 包括
将所述业务单据凭证传递至总账账务,以实现总账和业务系统帐的 对账。
优选的,所述受控字段为受控科目字段。
优选的,所述在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段之 前,还包括
检查所述业务单据的科目字段;
当所述科目字段为空或为非受控科目时,则执行在所述受控系统的 业务单据上添加所述受控字段的步骤。
本发明实施例还提供了一种生成业务单据凭证的装置,包括 设置模块,用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属
性;
添加模块,用于在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段;
生成模块,用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。
优选的,还包括
控制模块,用于对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。 优选的,还包括
传递模块,用于将所述业务单据凭证传递至总账账务,以实现总账 和业务系统帐的对账。
优选的,所述受控字段为受控科目字段。 优选的,还包括
检查模块,用于检查所述业务单据的科目字段; 执行模块,用于当所述科目字段为空或为非受控科目时,执行在所 述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤。 与现有技术相比,本发明具有以下优点
本发明通过在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性, 并在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段,然后根据添加受控 字段后的业务单据生成业务单据凭证。运用本发明的方法,可以使得业 务单据凭证仅仅来源于受控系统,受控科目凭证仅源于受控业务系单据 生成,从而可以在根据所述业务单据凭证对账时,减少对账成本和出错 机率,以保障账务的正确性。


图1是本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例1的流程图; 图2是本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例2的流程图3是本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例1的流程图; 图4是本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例2的流程图。
具体实施方^"、
为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂,下面结合 附图和具体实施方式
对本发明作进一步详细的说明。
本发明可用于众多通用或专用的计算系统环境或配置中。例如个 人计算机、服务器计算机、手持设备或便携式设备、平板型设备、多处 理器系统、包括以上任何系统或设备的分布式计算环境等等。
本发明可以在由计算机执行的计算机可执行指令的 一般上下文中 描述,例如程序模块。 一般地,程序模块包括执行特定任务或实现特定 抽象数据类型的例程、程序、对象、组件、数据结构等等。也可以在分 布式计算环境中实践本发明,在这些分布式计算环境中,由通过通信网
络而被连接的远程处理设备来执行任务。在分布式计算环境中,程序模 块可以位于包括存储设备在内的本地和远程计算机存储介质中。
参考图1,示出了本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例1 的流程图,可以包括以下步骤
步骤101:在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性; 步骤102:在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段; 步骤103:根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。 需要说明的是,受控字段在实际中可以为受控科目字段,在本实施 例中,受控科目是指,为生成的业务单据凭证只来源于业务系统,从而 对科目进行使用业务系统范围设置,该受控科目只能够基于受控业务系 统单据生成凭证,不能在其他业务系统或总账中直接生成凭证。
在本实施例中,首先在MIS系统中,设置受控字段的受控系统属性, 即是在MIS系统基础资料<科目>属性中增加下拉框<受控系统>,下拉 框内容包括可传递账套至总账的各业务系统,用户可根据业务需要选择 业务系统,以表示该业务系统为受控状态,业务单据在生成总账凭证账
务时,只能通过来源于<受控系统>的业务单据生成;在单据上增加所述< 科目>字段,根据添加受控科目字段后的业务单据的内容,生成业务单据的 凭证。
可以看出,在实施例证,利用MIS系统中基础资料科目来生成业务 单据的凭证,可以使得业务单据凭证仅仅来源于受控系统,在本实施例 中,通过支持用户自定义科目受控系统,并业务系统单据上添加往来科 目属性,使得受控科目凭证仅源于受控业务系单据生成,并且科目、金 额等信息不允许更改,从而可以在根据所述业务单据凭证对账时,减少 对账的成本和出错机率,以保障账务的正确性。
参考图2,示出了本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例2 的流程图,可以包括以下步骤
步骤201:在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性;
在实际中,例如, <应收账款>科目需要进行总账凭证和应收业务发 票进行对账,则在<应收账款>该科目的属性选择受控科目 <应收应付>, 以表示<应收账款>科目只能过应收应付系统的应收发票生成凭证,而不 能通过现金或者总账系统生成;
步骤202:检查所述业务单据的科目字段;
检查所述特务单据的<科目>数据,优选的,在本实施例冲,如果业 务单据上含有受控科目,且凭证非来源于<受控系统>,本实施例还可以 提示用户受控科目只能通过受控业务系统单据生成,同时禁止凭证保 存;以步骤201的内容为例,如果用户在总账中手工新增凭证且包含< 应收账款>科目,则该凭证保存时会提示客户<应收账款科目只能通过应 收应付系统单据生成>且不能进行保存;
步骤203:当所述科目字段为空或为非受控科目时,在所述受控系 统的业务单据上添加所述受控字段;
在所述业务单据上增加<科目>字段,如业务系统存在受控科目,则 在生成业务单据凭证之前,对<科目>进行有效性检查,如果<科目〉字段 为空或者为非受控科目,本实施例还可以提示用户业务系统已经受控,单据必须录入受控科目,同时可以禁止单据保存;以步骤201的内容为 例,如果用户新增一张发票,且科目为空,则该发票保存时会提示客户 <应收应付系统已经受控,发票必须录入受控科目>,此时该业务单据不
能进行保存;
步骤204:根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证; 根据用户的输入内容,将添加受控字段后的业务单据生成业务单据 凭证;
步骤205:对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制; 在生成凭证之后,如业务单据凭证上存在受控科目,则可以对所述 业务单据凭证的数据进行有效性控制;例如,可以锁定<新增>、 <删除>
分录功能,并在<修改>功能中锁定<科目>、 <金额>、 <数量>等凭证数 据,使其不允许用户进行手工编辑,而对于<摘要>等无关对账数据,则 可以使用户进行修改,通过对数据进行有效性控制,可以严格控制凭证 数据与单据数据的 一致性;
步骤206:将所述业务单据凭证传递至总账账务,以实现总账和业 务系统帐的对账。
在本实施例中,可以将生成的业务单据凭证传递至总账,以实现业 务系统和总账账务对账的目的,通过本发明的方法,可以针对MIS系统 中总账和业务系统进行账务核对及控制,通过支持用户自定义科目受控 业务系统属性,并在业务单据上记录受控科目作为核对依据,使得业务 单据在生成凭证时只能源于单据科目信息,并且不允许用户修改凭证单 据科目、金额、数量等信息数据,以达到打通业务系统到总账的数据流 程的目的,从而保障业务系统和总账数据的一致性,减少大量对账及核 对成本,也提高了对账的工作效率。
对于前述的各方法实施例,为了简单描述,故将其都表述为一系列 的动作组合,但是本领域技术人员应该知悉,本发明并不受所描述的动 作顺序的限制,因为依据本发明,某些步骤可以釆用其他顺序或者同时 进行。其次,本领域技术人员也应该知悉,说明书中所描述的实施例均 属于优选实施例,所涉及的动作和模块并不 一定是本发明所必须的。
参考图3,示出了本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例1
的结构框图,可以包括以下模块
设置模块301,用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系 统属性;
添加模块302,用于在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字
段;
生成模块303,用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据 凭证。
需要说明的是,受控字段在实际中可以为受控科目字段,在本实施 例中,受控科目是指,为生成的业务单据凭证只来源于业务系统,从而 对科目进行使用业务系统范围设置,该受控科目只能够基于受控业务系 统单据生成凭证,不能在其他业务系统或总账中直接生成凭证。
在本实施例中,首先由设置模块在MIS系统中,设置受控字段的受 控系统属性,即是在MIS系统基础资料<科目 >属性中增加下拉框<受控 系统>,下拉框内容包括可传递账套至总账的各业务系统,用户可根据 业务需要选择业务系统,以表示该业务系统为受控状态,生成模块在生 成总账凭证账务时,只能通过来源于<受控系统>的业务单据生成;从而 可以保证业务单据凭证仅仅来源于收款系统,可以使得在根据本实施例 生成的业务单据凭证进行对账时,减少对账的成本和出错几率。
参考图4,示出了本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例2 的结构框图,可以包括以下模块
设置模块401,用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系 统属性;
检查模块402,用于检查所述业务单据的科目字段; 执行模块403,用于当所述科目字段为空或为非受控科目时,执行 在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤;
生成模块404,用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据
凭证。
控制模块405,用于对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。
传递模块406,用于将所述业务单据凭证传递至总账账务,以实现
总账和业务系统帐的对账。
需要说明的是,本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述, 每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处,各个实施例之间 相同相似的部分互相参见即可。对于装置实施例而言,由于其基本相应 于方法实施例,所以描述的比较简单,相关之处参见方法实施例的部分 说明即可。
以上对本发明所提供的一种生成业务单据凭证的方法及生成业务单 据凭证的装置进行了详细介绍,本文中应用了具体个例对本发明的原理 及实施方式进行了阐述,以上实施例的说明只是用于帮助理解本发明的
方法及其核心思想;同时,对于本领域的一般技术人员,依据本发明的 思想,在具体实施方式
及应用范围上均会有改变之处,综上所述,本说 明书内容不应理解为对本发明的限制。
权利要求
1、一种生成业务单据凭证的方法,其特征在于,包括在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性;在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段;根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。
2、 如权利要求1所述的方法,其特征在于,所述生成业务单据凭 i正之后,还包括对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。
3、 如权利要求2所述的方法,其特征在于,所述对所述业务单据 凭证的数据进行有效性控制之后,还包括将所述业务单据凭证传递至总账账务,以实现总账和业务系统帐的 对账。
4、 如权利要求1所述的方法,其特征在于,所述受控字段为受控 科目字段。
5、 如权利要求4所述的方法,其特征在于,所述在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段之前,还包括 检查所述业务单据的科目字段;当所述科目字段为空或为非受控科目时,则执行在所述受控系统的 业务单据上添加所述受控字段的步骤。
6、 一种生成业务单据凭证的装置,其特征在于,包括 设置模块,用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性;添加模块,用于在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段; 生成模块,用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。
7、 如权利要求6所述的装置,其特征在于,还包括 控制模块,用于对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。
8、 如权利要求7所述的装置,其特征在于,还包括 传递模块,用于将所述业务单据凭证传递至总账账务,以实现总账和业务系统帐的对账。
9、 如权利要求6所述的装置,其特征在于,所述受控字段为受控 科目字段。
10、 如权利要求9所述的装置,其特征在于,还包括 检查模块,用于检查所述业务单据的科目字段;执行模块,用于当所述科目字段为空或为非受控科目时,执行在所 述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤。
全文摘要
本发明提供了一种生成业务单据凭证的方法及装置,所述方法包括首先在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性;在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段;根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。运用本发明的方法,可以在根据所述业务单据凭证对账时,减少对账成本和出错机率,以保障账务的正确性。
文档编号G06Q10/00GK101388087SQ20081017177
公开日2009年3月18日 申请日期2008年10月23日 优先权日2008年10月23日
发明者祝锦华 申请人:金蝶软件(中国)有限公司
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