专利名称：文档管理系统和文档管理方法
技术领域：
本文描述的示例性实施例涉及一种文档管理系统和一种文档管理方法。
背景技术：
管理员可以依据例如关于谁曾访问的跟踪信息来管理计算机化文件。然 而，一旦计算机化文件被打印，它们就会很容易被复制，这使得难于对它们进行管理。 JP-A2009-105529公开了这样的一种技术仅在满足用于解除对原稿复制的禁令的一些条 件时，才能复制打印在纸张介质上的原稿。然而，该技术存在的问题在于无法跟踪复制的原 稿分配到何处。
发明内容
本发明的一个目的在于提供这样一种文档管理系统和一种文档管理方法即使在 满足复制条件之后，也能够跟踪复制到纸张介质上的原稿分配到何处。本公开的一个方面涉及一种文档管理系统，包括用户认证单元，构造为获取用户 的用户信息；读取单元，构造为读取原稿并读取给予原稿的原稿跟踪信息；判定单元，构造 为如果复制原稿，则基于原稿跟踪信息和用户认证单元中读取的用户信息判定是否许可该 用户对原稿进行复制；以及图像输出单元，构造为如果判定单元判定许可该用户进行复制， 则输出包括读取单元中可读的新跟踪信息和读取单元中读取的原稿的图像。本公开的另一方面涉及一种文档管理方法，包括获取用户的用户信息；读取原 稿并读取给予原稿的原稿跟踪信息；如果复制原稿，则基于用户信息和原稿跟踪信息，判定 是否许可该用户对原稿进行复制；以及如果判定许可该用户进行复制，则输出包括可读的 新跟踪信息和读取的原稿的图像。
图1是示出了根据第一实施例的MFP的框图；图2是用于说明根据第一实施例的处理器的操作的流程图；图3是示出了分配目的地选择屏幕的示意图；图4是用于说明待打印帐目的图像的示意图；图5是用于说明根据第一实施例的详细扫描操作的流程图；图6是用于说明添加有新QR码的详细复制操作的流程图；图7是用于完整地说明第二实施例的框图；图8是示出了根据第二实施例的MFP的框图；图9是示出了根据第二实施例的服务器的框图；图10是用于说明根据第二实施例的详细扫描操作的流程图；以及图11是用于说明根据第二实施例的服务器操作的流程图。
具体实施例方式将参照图1至图6来描述第一实施例。图1是作为文档管理系统的MFP(多功能 外设)的框图。在该实施例中，将描述MFP 1的一部分用作服务器功能的实例。MFP 1包括主存储器12和用于控制整个设备的操作的处理器11。主存储器12包 括用于将设备的控制程序存储于其中的存储器和当执行各种操作时将数据临时存储于其 中的存储器。此外，MFPl包括用于读取用户认证信息的标签读取器(tag reader) 13、用于 读取纸张等上的原稿的扫描仪14、以及用于将扫描仪14中读取的原稿图像作为复制的纸 张输出的打印机15。扫描仪14包括公知的CCD(电荷耦合器件)图像传感器，并且可以在 其中包含单色读取器和彩色读取器中的任一个。扫描仪14包括自动原稿输送设备，用于连 续地读取多个原稿。打印机15可以是诸如电子照相打印机或喷墨式打印机的公知打印机， 并且可以是任意记录系统。MFP 1进一步包括显示器16，包括用于显示复制信息的显示装 置；以及输入单元17，包括用于输入复制份数的输入面板。输入面板可以是与显示装置一 体的触摸面板。MFP 1包括用于从外部接收数据以及将数据传送到外部的外部接口 18。此外，MFP 1包括用于将管理复制原稿的踪迹的信息存储于其中的跟踪管理数据库(跟踪管理DB)21 以及用于管理文档的文档管理数据库(文档管理DB)22。跟踪管理DB 21和文档管理DB 22 可以一体地设置。接下来，将利用图2的流程图来描述根据本实施例的复制操作。处理器11发布关于标签读取器13的标签读取器可读区域中是否存在标签的读取 指令(动作ACT 201)。处理器11基于来自标签读取器的信息对MFP 1附近的用户执行认 证(ACT 202)。处理器11在用户认证后获取诸如用户名和用户特定许可的信息。处理器 11基于用户特定许可发布将分配目的地选择屏幕显示在显示器16上的指令(ACT 203)。在图3中，将描述基于处理器11的显示指令显示在显示器16上的分配目的地选 择屏幕。屏幕的左上方显示当前模式是跟踪复制模式。屏幕的右上方显示当前复制操作者 的名字。屏幕中央的左侧显示分配目的地组织的名称。在该实例中，销售部和计划部是候 选者，中央显示销售部的成员名字，并标记分配目的地目标。中央的右侧显示分配目的地添 加按钮和新分配目的地按钮。屏幕的左下方显示管理帐目输出按钮。屏幕的右下方显示复 制按钮，并且在开始复制时按下该复制按钮。返回图2，在显示图3所示的屏幕时处理器11判定复制开始按钮是否被按下(ACT 204)。当判定复制开始按钮没有被按下时(ACT204为否)，处理器11每隔预定时间段就重 复相同操作。当判定复制开始按钮已被按下时(ACT 204为是)，处理器11获取关于从输入 单元17输入的复制份数“η”的信息(ACT 205)。接下来，处理器11获取图3所示屏幕上的 定义分配信息(ACT 206)。接下来，处理器11读取置于扫描仪14上的原稿(ACT 207)。随 后将描述ACT 207的详细扫描操作。在ACT 207中，处理器11读取原稿，并另外读取给予 原稿的原稿跟踪信息。在完成ACT 207的扫描操作之后，处理器11判定是否满足复制许可(ACT 208)。 换句话说，ACT 208作为判定单元基于ACT 202中许可的用户信息和ACT 207中读取的原稿 跟踪信息来判定是否许可用户复制原稿。当判定未许可用户复制原稿时(ACT 208为否)， 处理器11发布将错误信息显示在显示器16上的指令(ACT 209)。当已经发布错误信息时，处理器11发布显示已经取消复制指示内容的事实的指令。然后，处理器11终止操作。当判定满足复制许可时(ACT 208为是)，处理器11将变量设置为m = 1，并初始 化用于复制操作的变量“m”(ACT 210)。变量“m”指示完成的复制份数。处理器11指示打 印机15用新QR码进行复制(ACT 211)。随后将详细描述使用新QR码的复制操作。QR码 中包含跟踪信息本身或关于跟踪信息的信息。在该实施例中，跟踪信息本身和关于跟踪信 息的信息都被定义为跟踪信息。在ACT211中，将扫描仪14中可读的新跟踪信息连同扫描 仪14中读取的原稿以图像输出。当完成使用新QR码的复制操作时，指示完成的复制份数的变量“m”递增(ACT 212)。处理器11判定复制是否已经终止(ACT213)。换句话说，进行关于指示完成的复制份 数的变量“m”与ACT205中获取的关于复制份数“η”的信息是否一致的判定。当判定复制 尚未终止时(ACT 213为否)，处理器11返回到ACT 210。当判定复制已经终止时(ACT 213 为是)，处理器11更新跟踪管理DB 21和文档管理DB 22中的信息(ACT 214)。随后，处理器11判定是否打印帐目(ACT 215)。可以通过在ACT 206中获取分配 信息后检查图3所示的管理帐目输出按钮是否被按下而进行上述判定。当判定要打印帐目 时(ACT 215为是)，处理器11指示打印机15打印帐目(ACT 216)。当判定不打印帐目时 (ACT 215为否)，处理器11终止操作。图4示出了打印帐目的图像。帐目中显示关于唯一一个原始初稿和至少一个分配 目的地的信息。原始初稿信息指示QR码，该QR码包括指示作为跟踪信息的一部分的标识 的ID号、分配者(S卩，进行复制的人)的名字、作为分配时间/日期的复制指示时间/日期、 以及用于跟踪的其他跟踪信息。每项分配目的地信息都指示以下各项指示作为跟踪信息 的一部分的标识的ID号、接收分配的人的名字、用于跟踪的QR码、以及其中可以写有恢复 日期的恢复日期帧。在该实例中，存在多个分配目的地，原始初稿的ID号不同，新分配的文 档的ID号也不同。因此，即使进行多次复制，也能够精确地跟踪分配路径。接下来，将利用图5详细描述ACT 207中的扫描操作。处理器11指示扫描仪14扫描置于扫描仪14中的原稿(ACT231)。此时，跟踪信息 记录在原稿的特定位置中，并且指示原稿标识的标识信息包含在跟踪信息中。处理器11检测QR码作为来自扫描仪14中读取的图像的跟踪信息，并获取分配目 的地信息等(ACT 232)。处理器11判定是否能够正确地获取ACT 232中检测的QR码(ACT 233)。当判定已经正确地获取QR码时(ACT 233为是)，处理器11从ACT 202中用户认证 时获取的标签数据中获取用户信息(ACT 234)。处理器11将ACT 232中获取的分配目的地信息与ACT 234中获取的用户信息进 行比较并判定二者是否相同(ACT 235)。换句话说，进行关于用户是否是已经接收原稿的他 /她本人的判定。当判定二者相同时(ACT 235为是)，处理器11获取关于ACT206中获取的分配目 的地的许可信息(ACT 246)。处理器11判定复制新分配给的人是否满足分配许可条件(ACT 247)。当判定复制新分配给的人满足分配许可条件时(ACT 247为是)，处理器11获取关 于许可复制设备的信息(ACT 248)。处理器11判定MFP中的复制是否满足许可条件(ACT 249)。例如，当在一个MFP中实施文档管理系统时，对在其他MFP中打印的文档应用复制未 许可信息。当判定相关MFP中的复制满足条件时(ACT 249为是)，处理器11获取保存期限信息(ACT 250)。换句话说，进行关于待复制的原稿是否在复制许可日期内的判定。处理器11判定是否满足保存期限信息的许可条件(ACT 251)。当判定满足保存期限信息的许可条件时(ACT 250为是)，处理器11获取复制代信息(copy generation information) (ACT 252)。换句话说，许可接收原稿的人分配其副本，但是不许可分配的副 本被进一步复制。在某些情况下，可能允许第二代复制，但不会允许第三代复制。获取对应 于该情况的复制代信息。处理器11判定所获取的复制代信息是否满足许可条件(ACT253)。当判定所获取 的复制代信息满足许可条件时(ACT 253为是)，处理器11获取复制份数信息(ACT 254)。 处理器11判定所获取的复制份数是否满足许可条件(ACT 255)。当判定复制份数满足许可 条件时(ACT 255为是)，处理器11获取关于以往复制总份数的信息(ACT 256)。处理器11判定所获取的复制总份数是否满足许可条件(ACT257)。换句话说，处 理器11判定当以往复制总份数与当前复制份数“η”相加时是否超过复制份数的预定上限。 当判定总份数满足许可条件时(ACT 257为是)，处理器11以OK状态存储许可(ACT258)。另一方面，当不能正确地获取QR码时(ACT 233为否)，当未判定用户和接收分配 副本的人相同时(ACT 235为否)，当复制新分配给的人不满足分配许可条件时(ACT 247为 否)，当判定MFP中的复制不满足许可条件时(ACT 249为否)，当判定保存期限信息不满足 许可条件时(ACT 251为否)，当判定复制代信息不满足许可条件时(ACT 253为否)，当判 定复制份数不满足许可条件时(ACT 255为否)，以及当判定复制总份数不满足许可条件时 (ACT257为否)，处理器11以NG状态存储许可(ACT 262)。现在将利用图6详细描述ACT 211中使用新QR码的复制操作。处理器11获取新ID信息(ACT 271)。此时给予新ID以往未给出的新ID号(识 别号)。当存在多个复制份数时，以使得复制的文档不同的方式来创建ID号。例如，在ID 号以预定位数进位之后，当前变量“m”可以加到低位。处理器11基于ACT 206中获取的信 息获取新分配目的地(ACT 272)。处理器11获取从ACT 250中的QR码获取的保存期限信息(ACT 273)。处理器11 基于从ACT 252中的QR码获取的复制代信息获取新复制代信息(ACT 274)。例如，如果第 一代原稿是复制的，则其可以变为第二代信息或者可以变为关于余下的能够复制几代的份 数的信息。接下来，处理器11获取关于复制总份数的信息(ACT 275)。换句话说，将当前复 制份数与以往复制总份数的值相加。接下来，处理器11获取关于许可复制设备的信息(ACT 276)。处理器11基于ACT 271至ACT 276中获取的信息创建新QR码(ACT 277)。处理 器11在读取基于ACT 231的指令读取的图像信息时将ACT 277中创建的QR码嵌入QR码 的图像部分中，并创建新图像(ACT 278)。处理器11指示打印机15复制(打印)具有嵌入 的新QR码的图像(ACT 279)。在该实施例中，已经基于来自MFP 1的内部数据库的跟踪信息的所有项都是从QR 码获取的这一假设进行了说明。然而，本发明不限于此，而是跟踪信息可以基于QR码从MFP 1的外部获取。此外，为了获取跟踪信息，已利用QR码进行了说明，但是本发明不限于此， 而是可以采用诸如OCR使能字符(OCR-enable character)、ID条形码、包含彩色码的2D条 形码、隐藏字符打印、使用紫外线油墨的任意系统，只要能够读取跟踪信息。进行是否满足许可条件的判定而基于的各项不必包含图5中说明的所有项，而是可以部分地或附加地采用。在根据本实施例的ACT 201中，处理器11使用标签读取器读取信息，以进行用户 认证。然而，认证方法不限于此，并且处理器可以指示显示从输入单元17向其中输入口令 的屏幕。此外，用户认证不限于任何公知的用户认证方法。当根据本实施例的ACT 208中的许可是NG时，处理器指示显示错误信息并终止操 作，但是操作不限于此，并且处理可以在ACT209之后返回到ACT 207。在ACT 211中使用新QR码的复制操作期间，当输入取消指令并从输入单元17接 收该取消指令时，处理器11可以发布停止复制操作的指令。在这种情况下，处理器11可以 指示显示器16显示已经取消复制操作的事实。取消指示可以在已经完成复制的分配者与 尚未完成复制的分配者之间进行区分。此外，在ACT 211中添加有新QR码的复制操作期间，处理器11可以指示显示器16 显示正在执行复制的事实。此时，可以区分已经完成复制的分配者和尚未完成复制的分配 者。此外，可以执行用于识别为哪个分配者执行复制的显示。当复制操作已经完成时(ACT 213为是)，处理器11可以指示显示器16作为确认屏幕来显示复制已经完成的事实。取消 屏幕、正在进行复制屏幕和确认屏幕可以与帐目打印项一起显示。接下来，将参照图7至图11描述第二实施例。图7中所示文档管理系统经由网络在多个设备中实施，并且与第一实施例的不同 在于，该文档管理系统仅在MFP 1内部实施。根据第二实施例的文档管理系统包括用于执 行复制操作的MFP 1和用于与外部交换数据的接口，其中，用于指示观看计算机化文件或 打印计算机化文件的个人计算机2和具有用于跟踪管理和文档管理的数据库的服务器3经 由网络连接。图8是MFP 1的框图。第二实施例与第一实施例的不同在于，没有设置跟踪管理 DB 21和用于管理文档的文档管理DB 22。其他的与第一实施例相同，因此，将省略其描述。图9是服务器3的框图。服务器3包括主存储器32和用于控制整个设备的操作 的处理器31。主存储器32包括用于将设备的控制程序存储于其中的存储器和用于在执行 各种操作时将数据临时存储于其中的存储器。服务器3包括用于将管理MFP 1中复制的原 稿的踪迹的信息存储于其中的跟踪管理DB 21以及用于管理文档的文档管理DB 22。此外， 服务器3中的信息与经由外部接口 33连接至网络的MFP 1、个人计算机2等连接。接下来，将描述根据第二实施例的复制操作。对整个操作的说明与根据第一实施 例的图2中的说明类似，因此，将省略其说明。现在将利用图10的流程图来描述根据第二 实施例的扫描操作(ACT207)的子流程。在图10中，处理器31的ACT 331至ACT 335与图5中的处理器11的ACT 231至 ACT 235相同，因此将省略其描述。处理器31检测指示来自ACT 332中获取的QR码的原稿 标识的码，并将该标识码经由外部接口 18和网络传送到服务器3(ACT 336)。在ACT336中 的查询之后，处理器11判定在预定时间段后是否已经经由外部接口 18对ACT 336中的查 询作出响应(ACT 337)。当判定没有对查询作出响应时(ACT 337为否)，处理器11判定是否在另一预定 时间段之后作出响应。当判定已经对查询作出响应时(ACT 337为是)，处理器11判定用于指示复制的许可是否为OK，S卩，是否满足用于指示复制的许可(ACT 338)。当判定满足用 于指示复制的许可时(ACT 338为是)，处理器11以OK状态存储用于指示复制的许可(ACT 339)，并终止图9的操作。另一方面，当判定不满足用于指示复制的许可时(ACT 338为否)， 处理器11以NG状态存储用于指示复制的许可(ACT 340)，并终止操作。
现在将利用图11的流程图来描述服务器3的许可定义操作。处理器31经由外部 接口 33接收关于来自ACT 336中的MFP 1的复制许可的查询(ACT 345)。除MFP 1中的处 理器11用服务器3中的处理器31代替之外，对于操作内容，ACT 346至ACT 358与图2所 示的ACT 246至ACT 258相同，因此将省略其说明。在完成ACT 358之后，处理器31将许可信息(许可为OK的事实)经由外部接口 33传送到MFP 1 (ACT 359)。处理器31将新发布的ID码及其信息传送到MFP 1 (ACT 360)。 当MFP 1中的复制使用相同的ID时，不执行传送。另一方面，当新分配给的人不满足分配许 可条件时(ACT 347为否)，当判定MFP中的复制不满足许可条件时(ACT 349为否)，当判 定不满足保存期限信息的许可条件时(ACT 351为否)，当判定复制代信息不满足许可条件 时(ACT 353为否)，当判定复制份数不满足许可条件时(ACT 355为否)，以及当判定复制 总份数不满足许可条件时(ACT 357为否)，处理器31以NG状态存储许可(ACT 362)。处 理器31将许可信息(许可为NG的事实)经由外部接口 33传送到MFP 1 (ACT 363)。关于根据第一实施例的补充说明的各项可以根据第二实施例来执行。在第二实施 例中，已经描述了在一个服务器中设置多个数据库的实例，但是可以在一个服务器中设置 一个数据库以便操作。此外，根据第二实施例，包括图像读取功能和打印机构的一个MFP连 接至网络，但是本发明不限于此，扫描仪和打印机可以连接于网络以便实施本实施例。如第一实施例和第二实施例所示，提供了这样一种文档管理系统即使在分配硬 拷贝之后执行复制时，也能跟踪分配目的地，因为每个复制操作都给予原稿关于新QR码或 标识信息的许可，并且原稿被输出到纸张上。
权利要求
一种文档管理系统，包括用户认证单元，构造为获取用户的用户信息；读取单元，构造为读取原稿并读取给予所述原稿的原稿跟踪信息；判定单元，构造为如果复制所述原稿，则基于所述原稿跟踪信息和所述用户认证单元中读取的用户信息判定是否许可所述用户对原稿进行复制；以及图像输出单元，构造为如果所述判定单元判定许可所述用户进行复制，则输出包括读取单元中可读的新跟踪信息以及所述读取单元中读取的所述原稿的图像。
2.根据权利要求1所述的系统，其中，如果一次进行大量复制，则所述图像输出单元输 出不同条跟踪信息。
3.根据权利要求2所述的系统，其中，所述不同条跟踪信息具有不同的识别号。
4.根据权利要求3所述的系统，其中，所述图像输出单元在所述读取单元中读取的跟 踪信息上重写在图像中输出的新跟踪信息。
5.根据权利要求2所述的系统，其中，所述跟踪信息包括关于许可复制后续几代的信肩、ο
6.根据权利要求2所述的系统，其中，所述跟踪信息包括关于保存期限的信息。
7.根据权利要求2所述的系统，其中，所述跟踪信息包括关于复制份数的信息。
8.一种文档管理方法，包括 获取用户的用户信息；读取原稿并读取给予所述原稿的原稿跟踪信息；如果对所述原稿进行复制，则基于所述用户信息和所述原稿跟踪信息判定是否许可所 述用户对所述原稿进行复制；以及如果判定许可所述用户进行复制，则输出包括可读的新跟踪信息和读取的原稿的图像。
9.根据权利要求8所述的方法，其中，如果一次进行大量复制，则图像输出步骤输出不 同条跟踪信息。
10.根据权利要求8所述的方法，其中，图像输出步骤在读取的跟踪信息上重写在图像 中输出的新跟踪信息。
全文摘要
本发明公开了文档管理系统和文档管理方法。根据一个实施例，文档管理系统包括用户认证单元，构造为获取用户的用户信息；读取单元，构造为读取原稿并读取给予原稿的原稿跟踪信息；判定单元，构造为如果对原稿进行复制，则基于原稿跟踪信息和用户认证单元中读取的用户信息判定是否许可该用户复制原稿；以及图像输出单元，构造为如果判定单元判定许可该用户进行复制，则输出包括读取单元中可读的新跟踪信息和读取单元中读取的原稿的图像。
文档编号G06F21/24GK101887501SQ20101017368
公开日2010年11月17日 申请日期2010年5月7日 优先权日2009年5月14日
发明者井田俊博, 富沢肇, 小仓一泰, 藤原彰彦 申请人:株式会社东芝;东芝泰格有限公司