电子文档双机编辑同步更新表的制作方法

专利名称：电子文档双机编辑同步更新表的制作方法
技术领域：
本发明涉及单页印刷品的设计技术领域，具体地说是设计了一种纸质的登记表， 用于可编辑可备份电子文档在双机编辑过程中的备份和更新作业记录填写，避免电子文档 备份和更新时发生差错和混乱。
背景技术：
在电子信息技术十分发达的今天，人们在计算机等电子装置上进行文档的创建、 编辑已是司空见惯的事情，这些文档的实例有数据、文学作品、学术论文、计算机程序、工程 图纸、乐谱、美术作品等，由于这些文档在计算机等电子装置上编辑和传递，我们也称之为 电子文档。电子文档都具有可编辑可备份的特点，方便的编辑和备份自然带来诸多便利。首 先，借助一些辅助存储器(如优盘)对电子文档进行备份，如将电子文档拷贝到优盘上，这 样既可避免因计算机故障导致所编辑的电子文档损坏、丢失的意外情况，也能方便地将电 子文档转移至其他计算机上继续进行编辑，有助于数据安全保障和文档传递。其次，各种专 业编辑工具软件功能强大，与手工编辑相比，其优越性自不待言。文档编辑的电子化还解放 了文档的物理编辑地点限制，对同一个电子文档的编辑可以在两个不同的计算机上进行， 如上班时间在单位办公室的计算机上进行编辑，下班后在家中的计算机上对该电子文档继 续进行编辑，我们称此现象为双机编辑。由于工作时间、地点的变化，以及出于工作效率的 考虑，双机编辑的现象颇为常见。但是电子文档的备份和双机编辑存在下述三个问题错误更新问题、忘记备份问 题和内容难以整合问题。备份存在的主要问题有错误更新问题，比如误将旧文档覆盖了新文档，导致数据 丢失；还有忘记备份问题，是指该把最新版本备份到优盘却没有备份，导致不能将最新的文 档版本传递到他处。双机编辑存在的主要问题是同步更新问题，如果备份和更新的同步控 制处理不当，将导致两个文档编辑机上所编辑更新的内容难以整合。更新内容难以整合的 典型案例是一个文档在办公室和家中的电脑里均为A内容，拟继续加上B内容和C内容， 成为ABC。在办公室加了 B内容，文档内容成为AB，在家中加了 C内容，文档内容成为AC，这 时无论办公室还是家里，文档内容都不是预想的内容ABC。正确的做法是在办公室加了 B 内容，然后备份到优盘(或邮箱、网盘)，回到家后，从优盘(邮箱、网盘)更新家里的文档， 再在家中加上C内容。我们称此做法为同步更新。对错误更新问题，如果已经发生，一般无法挽救损失，要预防该问题，可以借助文 件时间比较和内容核实，但当计算机时间有误时，会引起误导，内容核实虽然可以防止错误 备份，但费时费力。对忘记备份问题，虽然不会带来直接损失，但会耽误工作，这里的关键是 不能确定备份盘中的文档是否是最新版本，只能凭记忆。对内容难以整合问题，如果已经发生，虽无直接损失，但会严重影响工作效率，像 前面的案例，你可以在家中的电脑补上B内容，但是这样除了多做一番加上B内容的工作之外，你还要记住B的具体内容，当B内容量多、复杂、不连续时，回忆B内容是一件几乎不可 能完成的任务。如果把家中的AC内容带到单位，与单位电脑的AB内容整合，其整合工作的 复杂程度极高，这是由于B、C内容的插入位置、编辑类型(插入、删除和修改)一般不简单 划一。另一方面，要预防该问题，关键是要确定备份盘中的文档是否是最新版本，并在正确 的时间在正确的地点执行正确的备份或更新操作，不能只凭记忆决策。目前已有的用于数据资料备份和更新的方法和装置中，公开号为CN1400551的 授权发明专利《一种数据库备份和对上网时间记录表备份的方法》(01123950. 6)，是一 种数据库双表备份的方法，用于对快速增长的数据库表进行双表备份，满足数据安全和 数据库性能的要求。公开号为CN101412334的发明专利《管理行动计划的图表和系统》 (200810166619. 4)通过特定格式图表来对作业流程进行控制，用于控制为达成多个目标的 多个行动计划的分析和控制。授权公告号为CN2850928Y的实用新型专利《一种多功能科 研记录本》(ZL200520112371. 5)设计了一种包括封皮、活页、记录笔、量尺和装订夹的多功 能科研记录本，包括能满足科研人员等专业工作者常规用途的各种记录载体，其形式简单、 携带方便、成本不高，容易被消费者接受。美国发明专利《Means forrecording patient care)) (USA 4190268)提供了一种既方便护士记录病人所接受护理的信息，如进食、排便、 洗漱、护理检视等内容，又能保护病人隐私不被泄露的工作记录表，用于医院的护理工作场
I=I ο然而，以上装置或方法并不适用于电子文档双机编辑过程中的备份和更新同步作 业控制。现有的技术首先要么不是针对双机编辑的问题环境，要么不属于面向同步更新的 技术方案，不能对上述三个问题进行有效预防或弥补损失。

发明内容
1、术语定义为方便描述本发明，定义相关术语如下文档一个或一组可编辑可备份的以电、磁或光信息记录的作品，即电子文档，内 容类别如数据、讲稿、科技论文、文学作品、计算机程序、工程图纸、乐谱等，记录格式有Word 文档、PowerPoint演示文稿、程序文本、PhotoShop文件、CAD文件等。用户文档的持有人和同步更新表的使用人，此人且仅此人对文档拥有编辑、更 新、备份操作的权限。文档编辑机文档编辑装置，如电子计算机(电脑)。本发明涉及两个文档编辑机。备份盘文档备份存放装置，如优盘、网盘、软盘、E-mail邮箱等。文档存储处文档存储装置。本发明涉及三个文档存储处文档编辑机1、文档编 辑机2和备份盘。备份将文档从某个文档编辑机复制到备份盘的操作过程。编辑在文档编辑机上对文档内容进行修改、添加、删除的操作过程。更新将最新编辑过的文档复制到备份盘或文档编辑机，覆盖掉较旧的同一文档 的操作过程。更新状态文档在文档存储处的更新状态表示文档是否处于最新状态。同一文档 在三个文档存储处都有可能存在，于是有三个更新状态，但三个更新状态未必一致。更新状态分四种未更新、更新、重未更新和重更新。“未更新”表示文档处于非最新状态，包括最 初的文档不存在的情况。“更新”表示文档处于最新状态。“重未更新”表示文档原来处于 最新状态，后因别处的更新、编辑使文档变为非最新状态。“重更新”表示文档原来处于非最 新状态，后因更新、备份使文档变为最新状态。“更新”和“重更新”都表示文档处于最新状 态，这两个状态都是由编辑、备份或更新操作达成的。“未更新，，和“重未更新，，都表示文档 处于非最新状态(包括文档不存在的情况)，这两个状态都是由于别处的编辑、备份或更新 操作而被动达成的。 以上四个状态都用的，称四状态制。更新状态只用“未更新”、“更新”和“重未更 新”的，称三状态制。更新状态只用“未更新”和“更新”的，称二状态制。更新记号用于记录更新状态的符号。四状态制需用四个更新记号，三状态制需用 三个更新记号，二状态制需用两个更新记号，其中表示“未更新”的更新记号为空白。记录前锋对一个文档而言，对应于三个文档存储处都有各自的记录栏，记录栏中 有更新记号，所谓记录前锋是一个列，即三个记录栏中非空白更新记号最靠前的列。记录前 锋包含三个记录格，分别表示文档在三个存储处最新的更新状态。记录前锋会随着更新记 号的填写而不断推进。
发明内容
本发明是一种纸质印刷表格，可称之为同步更新表，其特征在于它包含一个或多 个更新记录区和一条记号说明。更新记录区是一种表格，该表格包含多个更新记录区时，多 个更新记录区呈纵向重复排列或横向重复排列或纵向、横向均重复的阵列型排列。更新记 录区的分界线可以用特殊的线型，如粗线、双线，表格的边框线也可以用特殊线型。更新记录区包含一个文档名称栏和三个并排的更新记录栏，而更新记录栏由横向 排列或纵向排列的文档存储处名称格及一系列更新记录格组成，中央更新记录栏的文档存 储处名称格标注“备份盘”等表示备份盘的字样，两侧更新记录栏的文档存储处名称格标注 “机1、机2”、“A处、B处”、“编辑机1、编辑机2”等表示两个文档编辑机的字样，并有一定的 留空让用户填写具体的文档存储处或编辑机。文档名称栏位于三个更新记录栏的左面或上面。当更新记录栏横向排列，文档名 称栏位于左面时，文档名称栏处于三个更新记录栏的通栏处(如附图1)。当更新记录栏横 向排列，文档名称栏位于上面时，文档名称栏与更新记录栏同宽(如附图2)，或与更新记录 格部分同宽(如附图4)。当更新记录栏纵向排列，文档名称栏位于上面时，文档名称栏处于 三个更新记录栏的通栏处(如附图9)。当更新记录栏纵向排列，文档名称栏位于左面时，文 档名称栏与更新记录栏同宽，或与更新记录格部分同宽(如附图10)。在包含多个更新记录区的情况下，同一排(指更新记录栏横向排列时的同一行或 纵向排列时的同一列)更新记录栏可以共享最左边的文档存储处名称格，不必要每个更新 记录区的同类更新记录栏拥有各自的文档存储处名称格。在三个并排的更新记录栏中，由于中央更新记录栏代表特殊的备份盘，可以用有 别于两侧更新记录栏的颜色或底纹印刷，这样既美观又易认。本发明的记号说明是一段说明文字，说明更新记录格中用户可填写的记号，它含 有一条关于笔画依次严格递增的更新记号的说明语句。对四状态制(三状态制、二状态 制)，要说明四个(三个、两个)更新记号。更新记号是指表示“未更新”和“更新”的两个记号或者表示“未更新”、“更新”和“重未更新”的三个记号或者表示“未更新”、“更新”、“重 未更新”和“重更新”的四个记号，其中表示“未更新”记号说明为空白，表示“更新”、“重未 更新”和“重更新”的记号具有笔画依次严格递增的特点。当然，用户对说明了四个更新记 号的同步更新表，实际只用前三个或前两个记号，四状态制的同步更新表当三状态制或二 状态制用，也是可以的。更新记号的设计原则是记得方便，看得清楚。首先要容易书写，然后要易于辨认 或理解。并且是，随着更新状态从“未更新”到“更新”到“重未更新”到“重更新”变化，笔 画依次递增，所以从一个状态到下一个状态，只需在原记号上加上一个或几个笔画。一种简 易可行的更新记号可以这样设计，表示“更新”的记号为某个字母或符号，表示“重未更新” 的记号为添加1 2条或平或斜的删除线的“更新”记号，表示“重更新”的记号为添加一 个外圆圈的“重未更新”记号。例如空白、u、y、 就是一套具备上述特点的四个更新 记号，分别表示未更新、更新、重未更新、重更新。空白、ν、^、■^也是一套分别表示未更 新、更新、重未更新、重更新的更新记号。由于“未更新”状态的记号一律为空白，所以二状态制只需要设计一个非空白记 号，三状态制需要设计两个非空白记号，四状态制需要设计三个非空白记号。本发明的实施 例无论采用几状态制，都可以达到同步更新控制。从附图20 22可以看出，“重未更新”和“重更新”两个状态及其记号的引入是为 了是让同步更新表的记录前锋不至于推进太快，以节省记录填写空间。本发明的同步更新表可以单独发行，也可以包含在通信录、记事本、工作笔记等便 于随身携带的印刷品中发行。它由用户随身携带，并且一直与备份盘一起持有。当用户开 始在某个文档编辑装置上准备对该文档进行编辑、备份或更新时，先查看一下同步更新表， 就可以决定是否需要先行更新，是否可以编辑。由于同步更新表是纸质的，填写和查看不依 赖于任何工具(笔除外)、设备和电源供应。3、技术效果本发明的主要目的在于，借助本发明的同步更新表，能够避免发生双机编辑的难 以整合问题。本发明的另一个目的在于，借助本发明的同步更新表，能预防错误更新问题和 忘记备份问题，部分情况下还能挽救错误更新问题带来的损失。从而，能有效地提高电子文 档编辑的工作效率，降低文档管理难度和差错率。具体来讲，本发明的同步更新表能发挥如下的技术效果。(1)保证文档的同步更新。如果在两个文档编辑机上各自编辑同一文档，这样的异 步操作会使修改内容难以整合，造成文档编辑的麻烦。有了同步更新表，只要在编辑文档之 前，看一下同步更新表，就可以简单地决定是否可以编辑。当用户位于文档编辑机之一时， 先看该文档编辑机上的更新状态是否为“更新”或“重更新”，若是(情况1)，直接编辑；不 然，再看备份盘的更新状态是否为“更新”或“重更新”，若是(情况2)，先从备份盘更新到 该文档编辑机，再编辑；不然(情况3)，暂时不能编辑，如果在这种情况下编辑，就产生了异 步更新内容难以整合的问题。此时最新版本文档必定存于另一个文档编辑机中，只有等到 用户赴往另一文档编辑机时，才能保持同步地编辑文档或更新到备份盘。所以，使用本发明 的同步更新表，能有效地防止内容难以整合的问题。(2)文档最新版本的存储一目了然。对用户的多个文档，其最新版本存储于哪些文档存储处，通过查看同步更新表的记录前锋可以立即得知，可以预防错误更新问题和忘记 备份问题，有效防止旧文档覆盖新文档的错误操作，提示用户进行应该做的备份。此外，即 使发生了错误更新，在有些情况下还能挽回损失，譬如，编辑机1和备份盘处于更新状态， 编辑机2处于未更新状态，用户身处编辑机2处，不小心将编辑机2的文档覆盖了备份盘。 经查同步更新表，可知编辑机1的文档是新的，用户仍有机会前赴编辑机1处，获得最新文 档。(3)由于同步更新表是纸质的，本发明的任何实施例在使用时不依赖任何工具 (笔除外)、设备和电源。


图1是本发明横向格式的较佳实施例图之一；图2是本发明横向格式的较佳实施例图之二 ；图3是本发明横向格式横向重复的较佳实施例图之一；图4是本发明横向格式横向重复的较佳实施例图之二 ；图5是本发明横向格式纵向重复的较佳实施例图之一；图6是本发明横向格式纵向重复的较佳实施例图之二 ；图7是本发明横向格式阵列型的较佳实施例图之一；图8是本发明横向格式阵列型的较佳实施例图之二 ；图9是本发明纵向格式的较佳实施例图之一；图10是本发明纵向格式的较佳实施例图之二 ；图11是本发明纵向格式横向重复的较佳实施例图；图12是本发明纵向格式阵列型的较佳实施例图；图13是本发明的更新记号的较佳例图之一；图14是本发明的更新记号的较佳例图之二 ；图15是本发明的更新记号的较佳例图之三；图16是本发明的更新记号的较佳例图之四；图17是本发明的更新记号的较佳例图之五；图18是本发明的更新记号的较佳例图之六；图19是本发明的实施例在填写了若干文字和更新记号之后的图；图20是本发明实施例在采用四状态制时更新记录区的填写与变化情况示例图；图21是本发明实施例在采用三状态制时更新记录区的填写与变化情况示例图； 以及图22是本发明实施例在采用二状态制时更新记录区的填写与变化情况示例图。
具体实施例方式下面结合附图对本发明的实施方式进行详细描述。参照图1，其为本发明横向格式的较佳实施例图之一。该实施例由一个更新记录区 101和一条记号说明102组成。更新记录区101由文档名称栏1011和三个更新记录栏1012 组成，其中文档名称栏1011位于更新记录栏1012左边的通栏处。每个更新记录栏1012都
7由一个文档存储处名称格10121和一系列更新记录格10122组成。中央更新记录栏在文档 存储处名称格10121标注了“备份盘”，表示该栏用于记录备份盘的更新状态，该栏颜色为 灰色；两侧的更新记录栏在文档存储处名称格10121标注了“机1”和“机2”，表示这两栏用 于记录两个文档编辑机的更新状态。在记号说明102中，进行了四个更新记号的说明，用四 个易于书写，容易理解(U为updated的意思)，笔画严格递增的记号空白、队；9_和丨_@■分 别表示“未更新”、“更新”、“重未更新”和“重更新”。参照图2，其为本发明横向格式的较佳实施例图之二。该实施例由一个更新记录 区101和一条记号说明102组成。更新记录区101由文档名称栏1011和三个更新记录栏 1012组成，其中文档名称栏1011位于更新记录栏1012的上面，与更新记录栏1012同宽。 每个更新记录栏1012都由一个文档存储处名称格10121和一系列更新记录格10122组成。 中央更新记录栏在文档存储处名称格10121标注了 “备份盘”，表示该栏用于记录备份盘的 更新状态，该栏有点状底纹；两侧的更新记录栏在文档存储处名称格10121标注了“A机”和 “B机”，表示这两栏用于记录两个文档编辑机的更新状态。在记号说明102中，进行了三个 更新记号的说明，用三个易于书写，容易理解(V为对钩，表示肯定)，笔画依次严格递增的 记号空白、V和^分别表示“未更新”、“更新”和“重未更新”。参照图3，其为本发明横向格式横向重复的较佳实施例图之一。该实施例由3个 横向重复排列的更新记录区101和一条记号说明102组成。每个更新记录区101中的文档 名称栏1011位于三个并排的更新记录栏1012的左边通栏处，每个更新记录栏1012由一个 文档存储处名称格10121和6个更新记录格10122组成。为了使各个更新记录区101更显 清晰，更新记录区101的外框和分界线用粗线印刷。在记号说明102中，说明了四个更新记 号。参照图4，其为本发明横向格式横向重复的较佳实施例图之二。该实施例由3个横 向重复排列的更新记录区101和一条记号说明102组成。每个更新记录区101中的文档名 称栏1011位于三个更新记录栏1012的上面，每个更新记录栏1012由一个文档存储处名称 格10121和7个更新记录格10122组成，同行的3个更新记录栏1012共用了最左边的文档 存储处名称格1011。文档名称栏1011与更新记录栏1012的更新记录格部分同宽。为了使 各个更新记录区101更显清晰，更新记录区101的外框用粗线印刷，分界线用双线印刷。在 记号说明102中，说明了四个更新记号。参照图5，其为本发明横向格式纵向重复的较佳实施例图之一。该实施例由4个纵 向重复排列的更新记录区101和一条记号说明102组成。每个更新记录区101中的文档名 称栏1011位于三个更新记录栏1012的左边通栏处，每个更新记录栏1012由一个文档存储 处名称格10121和一系列更新记录格10122组成。为了使各个更新记录区101更显清晰， 更新记录区101的外框用粗线印刷，分界线用双线印刷。参照图6，其为本发明横向格式纵向重复的较佳实施例图之二。该实施例由3个 纵向重复排列的更新记录区101和一条记号说明102组成。每个更新记录区101中的文档 名称栏1011位于更新记录栏1012的上面，每个更新记录栏1012由一个文档存储处名称格 10121和一系列更新记录格10122组成。为了使各个更新记录区101更显清晰，更新记录区 101的外框和分界线用粗线印刷。参照图7，其为本发明横向格式阵列型的较佳实施例图之一。该实施例由4行3列12个阵列型排列的更新记录区101和一条记号说明102组成。每个更新记录区中的文档名 称栏位于更新记录栏的左边通栏处。更新记录区的纵向分界线用粗线印刷，横向分界线用 双线印刷。参照图8，其为本发明横向格式阵列型的较佳实施例图之二。实施例由3行3列9 个阵列型排列的更新记录区101和一条记号说明102组成。每个更新记录区中的文档名称 栏位于更新记录栏的上面，分别标注了 “文档1 ”、“文档2”、……“文档9”。同行的3个 更新记录栏共用了最左边的文档存储处名称格。文档存储处名称格标注了“机A ”、“备份 盘”和“机B ”，表示所在的更新记录栏分别用于记录文档编辑机一、备份盘和文档编辑机 二的更新状态。更新记录区的纵向分界线用双线印刷，横向分界线用粗线印刷。参照图9，其为本发明纵向格式的较佳实施例图之一。该实施例由一个纵向的更新 记录区201和一条记号说明202组成。更新记录区201由文档名称栏2011和三个纵向的 更新记录栏2012组成，其中文档名称栏2011位于更新记录栏2012上面的通栏处。每个更 新记录栏2012都由一个文档存储处名称格20121和一系列更新记录格20122组成。中央 更新记录栏在文档存储处名称格20121标注了“备份盘”，表示该栏用于记录备份盘的更新 状态，该栏还有灰色底纹；两侧的更新记录栏在文档存储处名称格20121标注了“1”和“2”， 表示这两栏用于记录两个文档编辑机的更新状态。在记号说明202中，进行了四个更新记 号的说明，用四个易于书写，容易理解(V为对钩，表示肯定)，笔画严格递增的记号空白、 V、j.和· 分别表示“未更新”、“更新”、“重未更新”和“重更新”。参照图10，其为本发明纵向格式的较佳实施例图之二。该实施例由一个纵向的更 新记录区201和一条记号说明202组成。更新记录区201由文档名称栏2011和三个纵向 的更新记录栏2012组成，其中文档名称栏2011位于更新记录栏2012的左面，每个更新记 录栏2012都由一个文档存储处名称格20121和一系列更新记录格20122组成。文档名称 栏2011与更新记录栏2012的更新记录格部分同长。中央更新记录栏在文档存储处名称格 20121标注了 “备份盘”，表示该栏用于记录备份盘的更新状态，该栏颜色为灰色；两侧的更 新记录栏在文档存储处名称格20121标注了 “机1”和“机2”，表示这两栏用于记录两个文 档编辑机的更新状态。在记号说明202中，进行了三个更新记号的说明，用三个易于书写， 容易理解(U为updated的意思)，笔画依次严格递增的记号空白、U和任分别表示“未更 新”、“更新”和“重未更新”。参照图11，其为本发明纵向格式横向重复的较佳实施例图。该实施例由4个横向 重复排列的纵向更新记录区201和一条记号说明202组成。每个更新记录区201中的文档 名称栏2011位于三个并列的更新记录栏2012的上面通栏处，每个更新记录栏2012由一个 文档存储处名称格20121和一系列更新记录格20122组成。为了使各个更新记录区201更 显清晰，更新记录区201的外框用粗线印刷，分界线用双线印刷。在记号说明202中，说明 了四个更新记号。参照图12，其为本发明纵向格式阵列型的较佳实施例图。该实施例由3行3列9 个阵列型排列的更新记录区201和一条记号说明202组成。每个更新记录区中的文档名称 栏位于更新记录栏的左面，分别标注了 “文档1 ”、“文档2”、……“文档9”。同列的3个 更新记录栏共用了最上边的文档存储处名称格。文档存储处名称格标注了 “1”、“备份盘” 和“2”，表示所在的更新记录栏分别用于记录文档编辑机一、备份盘和文档编辑机二的更新状态。更新记录区的外框和分界线用粗线印刷。参照图13，其为本发明的更新记号的较佳实施例图之一。三个更新记号中的字母 U代表updatecK更新的)，更新记号1301是字母U,表示“更新”，更新记号1302是在更新 记号1301的基础上添加一条水平删除线，表示“重未更新”，更新记号1303是在更新记号 1302的基础上添加一个外圆圈，表示“重更新”。这三个更新记号具有书写方便、易于理解、 笔画依次严格递增的特点。参照图14，其为本发明的更新记号的较佳实施例图之二。三个更新记号中的字母 U代表updatecK更新的)，更新记号1401是字母U,表示“更新”，更新记号1402是在更新 记号1401的基础上添加两条斜删除线的叉形，表示“重未更新”，更新记号1403是在更新记 号1402的基础上添加一个外圆圈，表示“重更新”。这三个更新记号具有书写方便、易于理 解、笔画依次严格递增的特点。参照图15，其为本发明的更新记号的较佳实施例图之三。三个更新记号中的字母 N代表new (新的)，更新记号1501是字母N，表示“更新”，更新记号1502是在更新记号1501 的基础上添加一条水平删除线，表示“重未更新”，更新记号1503是在更新记号1502的基础 上添加一个外圆圈，表示“重更新”。这三个更新记号具有书写方便、易于理解、笔画依次严 格递增的特点。参照图16，其为本发明的更新记号的较佳实施例图之四。更新记号1601是一个 对钩符号，表示“更新”，更新记号1602是在更新记号1601的基础上添加一条斜的删除线， 表示“重未更新”，更新记号1603是在更新记号1602的基础上添加一个外圆圈，表示“重更 新”。这三个更新记号具有书写方便、易于理解、笔画依次严格递增的特点。参照图17，其为本发明的更新记号的较佳实施例图之五。更新记号1701是一个笑 脸符号，表示“更新”，更新记号1702是在更新记号1701的基础上添加一个尺寸较大的哭脸 符号，盖压了笑脸符号，表示“重未更新”，更新记号1703是在更新记号1702的基础上添加 一个尺寸更大的笑脸符号，表示“重更新”。这三个更新记号具有书写方便、易于理解、笔画 依次严格递增的特点。参照图18，其为本发明的更新记号的较佳实施例图之六。更新记号1801是一个T 型符号，代表true (真的)的意思，表示“更新”，更新记号1802是在更新记号1801的基础 上添加一条横线，形似字母F，代表false (假的)的意思，表示“重未更新”，更新记号1803 是在更新记号1802的基础上添加两条线，形似汉字“正”，表示“重更新”。这三个更新记号 具有书写方便、易于理解、笔画依次严格递增的特点。图13 图18所示的更新记号实施例包含3个更新记号，可用于四状态制的记号 设计，在三状态制或二状态制的情况下，只需采用其中的前两个记号或第一个记号即可。参照图19，其为本发明的实施例在填写了若干文字和更新记号之后的图。该实施 例是一个本发明横向格式纵向重复的实施例，由4个更新记录区101和一个记号说明102 组成，每个更新记录区的文档名称栏位于更新记录栏的左边，记号说明对“未更新”、“更 新”、“重未更新”的记号进行了说明，采用三状态制。该实施例的使用者使用了其中3个更新 记录区，在文档名称栏分别填写了 “ X X X源程序”、“用户手册”和“ X X X X讲稿”，表示 分别用来记录源程序、用户手册和讲稿的文档更新状况。在第一个更新记录区，两侧的文档 存储处名称格填写了“单位”和“家”，更新记录格填写了 5列共计13格记号，记录前锋在第5列，从记录前锋的更新记号可以看出，源程序文档在备份盘和家(电脑)里都是最新的， 而在单位(电脑)里不是最新的。在第二个更新记录区，两侧的文档存储处名称格填写了 “单位”和“家”，更新记录格填写了 1列记号共计1格记号，记录前锋在第1列，从记录前锋 的更新记号可以看出，用户手册文档在家(电脑)里是最新的，而在备份盘和单位(电脑) 里都不是最新的(包括文档不存在的情况)。在第三个更新记录区，两侧的文档存储处名 称格填写了“单位”和“家”，更新记录格填写了 2列记号共计5格记号，记录前锋在第2列， 从记录前锋的更新记号可以看出，讲稿文档在备份盘和单位(电脑)里都是最新的，而在家 (电脑)里不是最新的。下面结合一个具体的操作步骤解释文档更新状态的变化情况和更新记录区的填 写情况。假设操作步骤如下(共10步)第1步，在文档编辑机1上创建文档并编辑；第2步，将文档备份到备份盘；第3步，将文档从备份盘复制到文档编辑机2 ；第4步，在文档编辑机2上对文档进行编辑；第5步，在文档编辑机2上继续对文档进行编辑；第6步，将文档从文档编辑机2备份到备份盘；第7步，在文档编辑机2上再次对文档进行编辑；第8步，将文档从文档编辑机2备份到备份盘；第9步，将文档从备份盘拷贝到文档编辑机1 ；第10步，在文档编辑机1上再次对文档进行编辑。参照图20，其为本发明实施例采用四状态制时，随着上述10个操作步骤的进行， 更新记录区的填写与变化情况示例图。表2001示出第1步之后更新记录区的填写情况，在 第1步中，在文档编辑机1上创建了某个文档，那么该文档在文档编辑机1上的更新状态为 “更新”，在文档编辑机2和备份盘上的更新状态均为“未更新”。此时记录前锋在第1列。表 2002示出第2步之后更新记录区的填写情况，在第2步中，将文档备份到备份盘，于是文档 在备份盘的更新状态变为“更新”。表2003示出第3步之后更新记录区的填写情况，在第3 步中，将文档从备份盘复制到文档编辑机2，于是该文档在文档编辑机2的更新状态也变为 “更新”。表2004示出第4步之后更新记录区的填写情况，在第4步中，在文档编辑机2上对 文档进行编辑，于是文档在文档编辑机1和备份盘的更新状态变为“重未更新”(记录时只 需在文档编辑机1和备份盘的“更新”记号上加一笔删除线)，只有文档编辑机2上的状态 保持“更新”。表2005示出第5步之后更新记录区的填写情况，在第5步中，在文档编辑机 2上继续对文档进行编辑，文档在三处的更新状态保持不变，文档编辑机1和备份盘仍然维 持“重未更新”状态，而文档编辑机2处于“更新”状态；更新记录区不需填写任何新符号， 内容保持不变。表2006示出第6步之后更新记录区的填写情况，在第6步中，将文档从文 档编辑机2备份到备份盘，于是文档在备份盘上的更新状态变为“重更新”(记录时只需在 备份盘的“重未更新”记号上加一恢复圈)。表2007示出第7步之后更新记录区的填写情 况，在第7步中，在文档编辑机2上再次对文档进行编辑，文档在文档编辑机2的更新状态 变成“更新”，在文档编辑1和备份盘上的更新状态变成“未更新”。此时必须另起一列，在第 2列填写文档编辑机2的更新状态，记录前锋推进至第2列。表2008示出第8步之后更新记录区的填写情况，在第8步中，将文档从文档编辑机2备份到备份盘，从而备份盘的状态 亦成为“更新”。表2009示出第9步之后更新记录区的填写情况，在第9步中，将文档从备 份盘拷贝到文档编辑机1，从而文档编辑机1的状态亦成为“更新”。表2010示出第10步 之后更新记录区的填写情况，在第10步中，在文档编辑机1上再次对文档进行编辑，此时备 份盘和文档编辑机2的状态变为“重未更新”。最后，记录前锋在第2列。参照图21，其为本发明实施例在采用三状态制时，随着上述10个操作步骤的进 行，更新记录区的填写与变化情况示例图。表2101示出第1步之后更新记录区的填写情况， 只有文档编辑机1的状态为“更新”。表2102示出第2步之后更新记录区的填写情况，文档 编辑机1和备份盘的状态为“更新”。表2103示出第3步之后更新记录区的填写情况，文档 编辑机1、文档编辑机2和备份盘的状态均为“更新”。表2104示出第4步之后更新记录区 的填写情况，只有文档编辑机2上的状态保持最新状态，文档编辑机1和备份盘的状态退回 到非最新状态，故只需在文档编辑机1和备份盘的原记号上添加一条删除线。表2105示出 第5步之后更新记录区的填写情况，各状态保持不变。表2106示出第6步之后更新记录区 的填写情况，此时备份盘和文档编辑机2的状态均为最新状态，由于备份盘的原记号为“重 未更新”，不能通过添加笔画变成最新状态，故只能另起一列，在备份盘和文档编辑机2填写 新的“更新”记号，记录前锋推进至第2列。表2107示出第7步之后更新记录区的填写情 况，只有文档编辑机2上的状态保持最新状态。表2108示出第8步之后更新记录区的填写 情况，备份盘的状态也变为最新状态，又另起一列，在备份盘和文档编辑机2填写新的“更 新”记号，记录前锋推进至第3列。表2109示出第9步之后更新记录区的填写情况，三个存 储处的状态均为“更新”。表2110示出第10步之后更新记录区的填写情况，只有文档编辑 机1的状态保持“更新”。最后，记录前锋在第3列。参照图22，其为本发明实施例在采用二状态制时，随着上述10个操作步骤的进 行，更新记录区的填写与变化情况示例图。表2201示出第1步之后更新记录区的填写情 况，只有文档编辑机1的状态为“更新”。表2202示出第2步之后更新记录区的填写情况， 文档编辑机1和备份盘的状态为“更新”。表2203示出第3步之后更新记录区的填写情况， 文档编辑机1、文档编辑机2和备份盘的状态均为“更新”。表2204示出第4步之后更新记 录区的填写情况，只有文档编辑机2上的状态保持最新状态，文档编辑机1和备份盘的状态 退回到非最新状态，由于没有“重未更新”记号，不能通过添加笔画使文档编辑机1和备份 盘的状态发生变化，故需要另起一列，在文档编辑机2填写“更新”记号，记录前锋推进至第 2列。表2205示出第5步之后更新记录区的填写情况，各状态保持不变。表2206示出第6 步之后更新记录区的填写情况，此时备份盘和文档编辑机2的状态均为最新状态。表2207 示出第7步之后更新记录区的填写情况，只有文档编辑机2上的状态保持最新状态，又需要 另起一列，在文档编辑机2填写“更新”记号，记录前锋推进至第3列。表2208示出第8步 之后更新记录区的填写情况，文档编辑机2和备份盘的状态为最新状态。表2209示出第9 步之后更新记录区的填写情况，三个存储处的状态均为“更新”。表2210示出第10步之后 更新记录区的填写情况，只有文档编辑机1的状态保持“更新”，由于不能通过添加笔画使 备份盘和文档编辑机2的状态变为非最新状态，故又另起一列，并在文档编辑机1填写“更 新”记号。最后，记录前锋在第4列。从附图20 附图22可以看出，对同样的操作序列，三状态制的记录前锋推进得比四状态制快，二状态制的记录前锋推进得比三状态制快。记录前锋推进快意味着同步更新 表的记录空间消耗得快。但是另一方面，三状态制由于比四状态制少一种记号，更清晰易 读，而二状态制最清晰易读。采用几状态制，完全取决于用户个人的喜欢，一般来讲，三状态 制在节省记录空间和清晰度方面都做了折中，建议采用三状态制。无论用几状态制，通过查看同步更新表的记录前锋，都可以知道文档在三个文档 存储处的更新状态。值得注意的是，如果在第4步之后在文档编辑机1上对文档进行编辑，三处的更新 状态将会如何呢？其实此时在文档编辑机1上对文档进行编辑会产生更新不能同步的严 重问题，因为文档在文档编辑机2上曾有所修改，此时又在文档编辑机1上修改，并且不是 在文档编辑机2的修改基础上修改，这马上导致两个编辑机的修改内容不能整合的问题。通过本发明的同步更新表，很容易发觉不能整合问题，避免文档编辑过程中所产 生的编辑内容不同步的问题，这正是本发明设计的主要目的之一。本发明的同步更新表可 以这样使用不妨设用户需要在文档编辑机1进行文档编辑作业，通过查看同步更新表的 记录前锋，可以知道文档编辑机1上的文档是否最新，如果是最新的，则不需要更新直接进 行编辑；如果不是最新的，则查看同步更新表来了解最新的文档保存在何处。如果是在备份 盘上，则先从备份盘上更新，然后对该文档进行编辑；如果备份盘上也不是最新的，则必须 放弃编辑，因为此时最新的文档在文档编辑机2上。如果仍然在文档编辑机1上编辑，必会 产生文档编辑机1上的文档内容和文档编辑机2上的文档内容不一致、不能整合的问题。用 户身在文档编辑机1处，要想在文档编辑机2的修改基础上继续修改文档，必须先把在文档 编辑机2上的修改结果更新到文档编辑机1。两个文档编辑机之间的更新只能通过备份盘， 而备份盘中的文档又不是最新的，所以用户只能暂时放弃在文档编辑机1上进行文档修改 的意图，等待后来前往文档编辑机2处将备份盘更新之后才能在文档编辑机1进行编辑。在文档编辑机1或者文档编辑机2上的阶段性编辑工作结束之后，是否需要备份 至备份盘，完全由用户决定。若用户认为在将来一段时间内仅在文档编辑机1或者文档编 辑机2上进行文档编辑作业，不会产生编辑工作地点的变化，则可以不备份，也可以定期或 不定期地备份至备份盘上，同时在同步更新表上填写必要的记号；若用户认为接下来很有 可能在另一文档编辑机上进行编辑作业，就应该进行备份，同时在同步更新表上填写必要 的记号。附图19 附图22给出的是本发明实施例的用户使用举例说明，这些举例说明仅 仅为了更清晰地解释本发明的技术效果，并不限制用户只能这样使用，用户以其它方式使 用本发明实施例并不影响本发明权利要求的保护范围。虽然结合附图描述了本发明的实施方式，但是本领域普通技术人员可以在所附权 利要求书的范围内作出各种变形或修改，这些变形或修改并不脱离本发明的实质和范围。
1权利要求
1.一种纸质印刷表格，其特征在于包含一个或多个更新记录区和一条记号说明，所述 更新记录区包含一个文档名称栏和三个并排的更新记录栏，所述更新记录栏由横向排列或 纵向排列的文档存储处名称格及一系列更新记录格组成，中央更新记录栏的文档存储处名 称格标注备份盘，两侧更新记录栏的文档存储处名称格标注两个文档编辑机，所述文档名 称栏位于三个更新记录栏的左面或上面，所述记号说明含有一条关于笔画依次严格递增的 更新记号的说明语句。
2.如权利要求1所述的印刷表格，其特征在于，多个更新记录区呈纵向重复排列或横 向重复排列或纵向、横向均重复的阵列型排列。
3.如权利要求1所述的印刷表格，其特征在于，中央更新记录栏的颜色或底纹与两侧 更新记录栏不同。
4.如权利要求1所述的记号说明，其特征在于，所述更新记号是指表示“未更新”和“更 新”的两个记号或者表示“未更新”、“更新”和“重未更新”的三个记号或者表示“未更新”、 “更新”、“重未更新”和“重更新”的四个记号，其中表示“未更新”记号说明为空白，表示“更 新”、“重未更新”和“重更新”的记号具有笔画依次严格递增的特点。
5.如权利要求4所述的更新记号，其特征在于，表示“更新”的记号为某个字母或符号， 表示“重未更新”的记号为添加1 2条或平或斜的删除线的“更新”记号，表示“重更新” 的记号为添加一个外圆圈的“重未更新”记号。
全文摘要
一种纸质的印刷表格，用于可编辑可备份电子文档在双机编辑过程中的备份和更新作业记录填写。该表格包含一个或多个更新记录区和一条记号说明，更新记录区包含一个文档名称栏和三个并排的更新记录栏，更新记录栏又由文档存储处名称格及一系列更新记录格组成，中央更新记录栏用于记录备份盘，两侧更新记录栏用于记录两个文档编辑机。记号说明是一条关于笔画依次严格递增的更新记号的说明语句，例如空白、U、和，分别表示未更新、更新、重未更新和重更新。应用该专利能避免电子文档在双机编辑、备份和更新时发生差错和混乱，尤其能防止双机编辑没有同步，致使内容难以整合的问题。
文档编号G06F17/24GK102117268SQ20101058749
公开日2011年7月6日 申请日期2010年12月6日 优先权日2010年12月6日
发明者胡明晓, 金可仲 申请人:温州大学