专利名称：一种基于工作流驱动的文档管理系统及文档管理方法
技术领域：
本发明属于计算机应用中间件技术领域，涉及一种文档管理系统，具体涉及一种基于工作流驱动的文档管理系统，本发明还涉及采用上述管理系统进行管理的方法。
背景技术：
在企业日常办公生产中存在着大量的工作文档，这些文档会在不同部门的多个用户间流转，因此文档的管理和控制成为企业管理中的一个重要问题。传统手工文档的分发与流转中存在的用户与文档缺乏关联、文档流转过程的安全性和有效性低等弊端给企业造成了大量的问题。因此采用电子化手段提升文档管理水平、加强文档管理流程控制是现代企业自动化管理的一个重要需求，也是评估企业竞争力的一个重要因素。随着企业办公自动化技术的不断成熟和应用，办工业务所引发的文档管理(包括流转)的管理规模和管理复杂度急剧扩大与增加，由于文档数量的剧增，使得文档管理过程不可避免地出现了两个复杂化一是文档流动过程的复杂化，二是参与管理人员的权限复杂化。因此，如何及时有效的管理文档流转过程，对文档的访问和使用实现细粒度化管理是目前办公自动化中的重要技术。工作流是企业应用中间件技术的代表，用于提供对日常管理业务流程的支持，将工作流技术引进入到办公自动化系统是提升办公自动化程度的重要方法。工作流技术的特点就是支持业务逻辑与过程逻辑的分开管理，即使企业的业务需求发生了变更，只需要对过程逻辑进行修改，而不用再去修改已经定义好的业务逻辑，很大程度上提高企业办公工作效率。基于工作流驱动的办公自动化系统是发展主流，然而目前的企业文档管理系统中对文档还是作为一个整体进行使用和管理，很难实现对文档的细粒度使用授权和监视跟踪。提出新的基于工作流的文档管理和跟踪方法具有重要意义。
发明内容
本发明的目的是提供一种基于工作流驱动的文档管理系统，解决了现有网络环境下电子文档在企业各部门间的不同员工之间的传递和跟踪效率不高的问题。本发明的另一目的是提供采用上述系统进行管理的方法。本发明所采用的技术方案是，一种基于工作流驱动的文档管理系统，包括依次连接的文档细分模块、过程建模模块及过程模型分析模块，过程模型分析模块通过过程监视模板定义模块与工作流引擎模块相连接，过程模型分析模块还通过工作流引擎模块与工作流监视模块相连接。本发明所采用的另一技术方案是，一种基于工作流驱动的文档管理方法，具体按照以下步骤实施步骤1 通过文档细分模块将文档细分成不同的工作单元，并采用过程建模模块建立文档工作单元与工作流中活动的映射关系；
步骤2 过程模型分析模块从文档单元的依赖性和约束性对文档推送和访问过程中的有效性进行分析，建立起2个依赖性分析规则和4个约束性分析规则；步骤3 过程监视模版定义模块给出文档工作单元的监视模版和监视函数，为文档的流转和监控提供支持。本发明的特点还在于，其中的步骤1具体按照以下步骤实施(1)根据控制字段对文档进行细分；一个过程中牵涉到K个文档，文档用dk(l，. . .，K)表示，一个文档划分为一组工作单元构成，而每个工作单元用Wm表示，工作单元包括一组控制字段，每个控制字段用表示，是文档处理中最小的原子单元，因此采用如下方式对文档进行细分dk = Iw1Jm= 1，···，Μ}，Μ 表示文档个数；Wffl= {fjl = 1，...，L}，L表示文档中控制字段的个数;为了保证工作单元是一个独立的整体，细分后得到的各工作单元不能有交集，即 = 0, m，n G M, m 乒 η ；(2)建立文档处理活动流程；采用工作流对文档处理过程进行描述，工作流采用有向活动图描述，工作流用活动及活动之间的顺序二元组，即P = (A，L)，A= Iai I i = 1，· · ·，N}，A 表示一组活动；L e fa,, a} \at, a} G a)} L表示活动之间的优先级关系；在对文档进行细分以及定义工作流的基础上，把元素之间的从属关系用点分符进行表示，p. affl表示工作流程P中的编号为m的活动，dk. Wffl表示编号为k的文档的第m个工作单元，wt. fn表示第t个工作单元的第η个控制字段，某个元素下从属的所有对象用(*) 代表；(3)建立文档与流程间的映射关系；以文件夹建模工作流程中用到的所有文档，工作流映射文件夹下的文档，细分后得到的文档工作单元与工作流的活动进行关联，从而实现文档与工作流的映射；文档与流程的关联性采用向上和向下的箭头来表示，它分为四种类型 tT,化，巧，B，其中T=表示绑定在活动上的所有工作单元；表示与这个工作单元相关联的所有活动；Tf表示与流程相对应产生的所有文档；表示与这个文档相关联的所有流程。其中的步骤2具体按照以下步骤实施(1)工作单元的依赖性分析；有这样一组从 到…的活动，它们之间有这样的一种关系存在， { ,aMak, ak+l )，，)...( + ，…)} C 丄那么描述 aj 与 aj 1 ] JIW1 ! Sl1 < Aaj,表示％的优先级高于…；如果活动％与活动…之间没法比较优先级，则％ I I Aaj.,表示活动％与活动…在优先级上是相同的；在一个文档d中有两个工作单元W1与w2，与之相关联的活动 与 ，如果 < Aaj, 则W1的优先级高于w2’用W1 < Ww2表示；如果 I I Aaj,则W1与W2是平级关系，用W11 | Ww2表示；(2)工作单元的约束性分析；工作单元的约束性包括如下四个唯一性约束在一个工作流中，一个工作单元不能绑定两个活动或两个以上的活动，尸代.个义1^和尸巧个，(i = j) — (m兴η)；完整性约束在一个文档中的所有工作单元，至少有一个工作单元是与流程中的活动进行了绑定，对于所有的
权利要求
1.一种基于工作流驱动的文档管理系统，其特征在于，包括依次连接的文档细分模块(1)、过程建模模块( 及过程模型分析模块(3)，过程模型分析模块( 通过过程监视模板定义模块(4)与工作流引擎模块( 相连接，过程模型分析模块C3)还通过工作流引擎模块( 与工作流监视模块(6)相连接。
2.一种基于工作流驱动的文档管理方法，其特征在于，采用一种基于工作流驱动的文档管理系统，其结构为包括依次连接的文档细分模块(1)、过程建模模块( 及过程模型分析模块(3)，过程模型分析模块C3)通过过程监视模板定义模块(4)与工作流引擎模块 (5)相连接，过程模型分析模块( 还通过工作流引擎模块( 与工作流监视模块(6)相连接；具体按照以下步骤实施步骤1 通过文档细分模块(1)将文档细分成不同的工作单元，并采用过程建模模块(2)建立文档工作单元与工作流中活动的映射关系；步骤2 过程模型分析模块C3)从文档单元的依赖性和约束性对文档推送和访问过程中的有效性进行分析，建立起2个依赖性分析规则和4个约束性分析规则；步骤3 过程监视模版定义模块(4)给出文档工作单元的监视模版和监视函数，为文档的流转和监控提供支持。
3.根据权利要求2所述的基于工作流驱动的文档管理方法，其特征在于，所述的步骤1 具体按照以下步骤实施(1)根据控制字段对文档进行细分；一个过程中牵涉到K个文档，文档用DK(1，...，K)表示，一个文档划分为一组工作单元构成，而每个工作单元用Wm表示，工作单元包括一组控制字段，每个控制字段用表示，是文档处理中最小的原子单元，因此采用如下方式对文档进行细分 dk = {wjm = 1，...，Μ}，M 表示文档个数； Wffl= {fjl = 1，...，L}，L表示文档中控制字段的个数;为了保证工作单元是一个独立的整体，细分后得到的各工作单元不能有交集，即 = 0, m，n G M, m 乒 η ；(2)建立文档处理活动流程；采用工作流对文档处理过程进行描述，工作流采用有向活动图描述，工作流用活动及活动之间的顺序二元组，即P = (A，L)，A= Iai I i = 1，· · ·，N}，A 表示一组活动；L e {a,,ag A)} L表示活动之间的优先级关系；在对文档进行细分以及定义工作流的基础上，把元素之间的从属关系用点分符进行表示，p. 表示工作流程P中的编号为m的活动，dk. Wffl表示编号为k的文档的第m个工作单元，wt. fn表示第t个工作单元的第η个控制字段，某个元素下从属的所有对象用(*)代表；(3)建立文档与流程间的映射关系；以文件夹建模工作流程中用到的所有文档，工作流映射文件夹下的文档，细分后得到的文档工作单元与工作流的活动进行关联，从而实现文档与工作流的映射；文档与流程的关联性采用向上和向下的箭头来表示，它分为四种类型ζ, K, η, B，其中个表示绑定在活动上的所有工作单元； 丄表示与这个工作单元相关联的所有活动； 个 表示与流程相对应产生的所有文档； 丄f表示与这个文档相关联的所有流程。
4.根据权利要求2所述的基于工作流驱动的文档管理方法，其特征在于，所述的步骤2 具体按照以下步骤实施(1)工作单元的依赖性分析；有这样一组从％到…的活动，它们之间有这样的一种关系存在， {( ,，ak)，K，ak+i)，，ak+2)··-(a^aj-)) C L 那么描述 aj 与 aj ^.fs] Jl ^1 ! ft Sl1 < Aaj,示％的优先级高于…；如果活动％与活动…之间没法比较优先级，则％ I I Aaj.,表示活动％ 与活动…在优先级上是相同的；在一个文档d中有两个工作单元W1与w2，与之相关联的活动 与 ，如果 < Aaj,则 W1的优先级高于W2，用W1 < Ww2表示；如果 I I Aaj,则W1与W2是平级关系，用W11 | Ww2表示；(2)工作单元的约束性分析； 工作单元的约束性包括如下四个唯一性约束在一个工作流中，一个工作单元不能绑定两个活动或两个以上的活动，P^iVaCIwP-a,^Ad-wu，(i = j) — (m 兴 η)；完整性约束在一个文档中的所有工作单元，至少有一个工作单元是与流程中的活动进行了绑定，对于所有的(^wi Κρ.^φ.一致性约束如果两个属于平级关系的活动，那么与之绑定的工作单元的约束条件不能有重复的地方，—冗“)1 (ρ·αΧΑ**) = φ ^兼容性约束如果两个工作单元之间存在优先级关系，那么与之相关联的两个活动之间也存在同样的优先级关系，(d. wm < ffd. wn) - Bi < AaJO
5.根据权利要求2所述的基于工作流驱动的文档管理方法，其特征在于，所述的步骤3 具体按照以下步骤实施(1)定义监视功能和监视函数；根据对象类型将监控功能划分为文档工作单元和流程活动单元两部分； 文档工作单元监视功能包括创建时间、修改时间、工作单元状态、操作用户、单元长度、单元名称、控制域长度和控制域值；流程活动监视功能包括流程/活动状态、流程/活动开始时间、流程/活动结束时间、紧急程度、活动参与者、活动优先级；监视函数包括计数值、最大值、最小值、求和、平均值、方差值、标准差、相关性、单因子方差；(2)定义工作单元监控模版；监控模板T由一组监视元素ou和监控的对象构成， T= [ Io1, o2, . . . oj , Im1, m2, . . . mv}], ou是由一组同构的对象以及输入的条件组成；mv是由一组监控的功能集合与监控对象名组成；Ou = 对象类型X对象名 > :< 条件 >)，其中对象类型是一个流程实例，活动，文档， 工作单元，条件为对象的约束集合；mv = 监控功能集合X对象名>)。
全文摘要
本发明公开了一种基于工作流驱动的文档管理系统及管理方法，首先按文档的控制字段将文档细分为工作单元，建立文档流转的过程模型，并实现工作单元与过程活动的映射；分析文档工作单元模型的有效性，对文档工作单元进行依赖性分析和约束性分析，包括活动依赖性、工作单元依赖性、唯一性约束、完整性约束、一致性约束和兼容性约束等分析；建立文档工作单元的推送和监视方法，对工作单元的监视功能和监视函数进行分析，并建立工作单元的监视模版，绑定到过程活动上对文档进行推送和监测。本发明方法可以对企业中的各种文档实现细粒度管理，为企业实施信息化管理和知识管理提供一种有效的途径。
文档编号G06Q10/10GK102385725SQ201110414639
公开日2012年3月21日 申请日期2011年12月13日 优先权日2011年12月13日
发明者杨阿莉, 薛涛, 陈亮, 陈金广 申请人:西安工程大学