一种基于云平台的建设工程会议管理系统的制作方法

本发明涉及云平台，更具体地说，本发明涉及一种基于云平台的建设工程会议管理系统。

背景技术：

1、会议管理分为三个方面背景，一是工程项目的参与方多，往往会有业主、总承包、设计单位、监理单位、分包、供应商等等；二是项目会议的类型多、事项多、沟通复杂，会议参与人往往来个多个不同的单位，事项分派与追踪很难把控，会议纪要很难统一管理；三是现在互联网技术发展迅速，数据传输与处理技术成熟，移动联网的普及性，让用户使用产品非常方便、简洁。

2、现有的会议管理相关工具，往往只是线上邀请，参会人临时加入，会议事项与议题通过口头沟通的形式分派与追踪，会议结束后，再由相关人员撰写会议纪要，再通过社交软件或邮件转发。现有方式效率低，追踪事项难度大，整理会议纪要时工作量大且容易遗漏。

技术实现思路

1、为了克服现有技术的上述缺陷，本发明的实施例提供一种基于云平台的建设工程会议管理系统，本发明所要解决的技术问题是：如何针对工程项目多单位、多用户间的协调、沟通、进展追踪管理。

2、为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种基于云平台的建设工程会议管理系统，包括业主/管理公司端口模块和各合同方单位端口模块，各合同方单位端口模块与业主/管理公司端口模块的整体架构组成相似，都包括我的会议和会议中心，其中我的会议包括建立会议、会议记录和会议纪要发布模块，会议中心包括会议管理模块；

3、业主/管理公司端口模块拥有更完整的会议管理模块，业主/管理公司端口模块对应的会议管理模块包括会议项推送、会议项关联和会议项导入模块，用于业主/管理公司内部会议的管理与项目会议在各合同方之间的同步、关联和会议项进展追踪；

4、各合同方单位端口模块均有独立的会议中心模块，只显示本单位相关的各个会议。

5、在一个优选地实施方式中，所述会议管理模块具有跨单位协同性，在建立会议单元中，会议发起人可以指定项目中其他合同方人员进行参与。

6、在一个优选地实施方式中，企业管理人员定义会议类型及会议大纲，用于常用会议的模板信息编制，在该模块下，根据需要定义会议类型(如公司周例会，项目阶段会议等)、会议大纲，在新会议建立时直接进行调用。

7、在一个优选地实施方式中，会议事项可与系统中其他模块记录项相关联，包括其他议题、变更申请、设计变更、潜在变更，在系统中可单独赋予每个会议事项相关联的议题、模块及记录，如后续新建的会议中导入了该会议项，仍可查看该会议事项关联的各项记录。

8、在一个优选地实施方式中，在系统中，包含每个会议事项的推送功能，该功能支持此会议项推送至系统中其它模块，包括待办事项模块、议题模块、整改事项模块、催交计划、合同关闭事项模块、潜在变更事项模块、设计需求模块和风险模块，推送的会议项内容将在所选择的模块中形成新的记录，同时，新纪录与该会议事项形成状态关联。

9、在一个优选地实施方式中，会议项导入，从系统中其他模块(主要包括待办事项模块、议题模块、整改事项模块、催交计划、合同关闭事项模块、潜在变更事项模块、设计需求模块、风险模块等)选择一条记录导入到会议中，形成一个新的会议项，同时，该会议项与原事项形成状态关联。

10、在一个优选地实施方式中，系统包含会议签到功能，用户在系统中可以直接签到，系统可以自动生成会议签到二维码，用于系统外用户进行扫码签到；所有签到，系统将在会议纪要单元自动生成会议签到记录，用于会议相关人员查看、导出。

11、在一个优选地实施方式中，所述会议管理系统中，业主/管理公司端口与各合同方的会议纪要分发单元相关联，调用文件发送功能，自动产生文件编码，会议纪要及会议签到记录将以正式文件分发及抄送给系统中相关单位及人员，在本地形成分发记录，同时在收文及发文单位文件系统产生存档。

12、在一个优选地实施方式中，系统包含会议邀请功能，会议发起人可以通过邮件、短信通知邀请用户，用户进行确认是否参加；

13、系统中，所有会议数据具有保密性，只有会议发起人指定的参会人员或会议纪要定向发布的人员，才能看到该会议的内容信息。

14、本发明还包括一种基于云平台的建设工程会议管理方法，具体步骤如下：

15、s1：定义会议类型，用于同类型会议的归档、大纲及内容数据的调用和同类型会议的分类搜索；

16、s2：定义会议大纲，用户通过该模块自定义常用的会议大纲模板，根据需要定义大纲标题及明细，在新会议建立时直接进行调用，调用时根据会议类型自动形成会议序列；

17、s3：新建会议时，会议发起人可调用会议类型及会议大纲，同属同一个类型的会议，系统可自动调用上次会议的大纲及上次会议未关闭的事项；

18、s4：会议发起时，发起人可进行会议名称、时间和地点基本信息设置，并通过设置主持人、记录人和参会人，正式发起会议，仅有以上经发起人指定的人员拥有该会议的参与权限；

19、s5：发起会议后，会议主持人及记录人在会议中，拥有阅读、编辑、推送、关联、打开/关闭会议事项权限；其他参会人员只有阅读权限；

20、s6：在该会议明细中导入系统中的会议项，设置每个会议事项对应的关联、推送模块；

21、s7：除上述功能，每个会议事项明细还可以输入主要会议信息、指定主要负责人、协助人员、设置完成时间、事项是否关闭、上传附件；

22、s8：编辑后的会议信息，可被添加为大纲模板，在其他会议中进行调用；

23、s9：会议过程中，所有信息将被自动即时存档；

24、s10：会议随时生成预览文档，在系统中进行查看或转为word或pdf形式下载至本地；

25、s11：会议信息建立完善后，在系统内正式发布会议，发布后的会议，系统将进行正式发布存档，不再支持信息的变更；

26、s12：发布后的会议，参会人可将会议在线发送给系统内相关的合同方，选择分发单位后，会议将自动推送到分发方端口，在收发方本地均产生分发记录的存档；

27、s13：被分发单位将在其端口收到该会议推送，并在线查看会议明细、相关附件或生成文档下载。

28、本发明的技术效果和优点：

29、本发明可以定义会议类型、会议大纲，在建立会议时，可直接调用；通过系统选择多个公司的人员共同参加，指定会议记录人，会议事项可以选择负责人，填写计划完成日期、实际完成日期，可以直接推送到其他模块，会议事项还可以关联其他模块，便于通过会议记录了解沟通过程全貌；会议纪要可以直接生成文档，并且按自定义的文件编码与文件目录进行归档；会议记录可以通过系统直接分发到其他公司，实现多公司、多人员在一个系统内进行沟通、记录、追踪事项进展，生成会议纪要，并自动归档。

技术特征：

1.一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：包括业主/管理公司端口模块和各合同方单位端口模块，各合同方单位端口模块与业主/管理公司端口模块的整体架构组成相似，都包括我的会议和会议中心，其中我的会议包括建立会议、会议记录和会议纪要发布模块，会议中心包括会议管理模块；

2.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：所述会议管理模块具有跨单位协同性，在建立会议单元中，会议发起人可以指定项目中其他合同方人员进行参与。

3.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：企业管理人员定义会议类型及会议大纲，用于常用会议的模板信息编制，在该模块下，根据需要定义会议类型、会议大纲，在新会议建立时直接进行调用。

4.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：会议事项可与系统中其他模块记录项相关联，包括其他议题、变更申请、设计变更、潜在变更，在系统中可单独赋予每个会议事项相关联的议题、模块及记录。

5.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：在系统中，包含每个会议事项的推送功能，该功能支持此会议项推送至系统中其它模块，包括待办事项模块、议题模块、整改事项模块、催交计划、合同关闭事项模块、潜在变更事项模块、设计需求模块和风险模块，推送的会议项内容将在所选择的模块中形成新的记录，同时，新纪录与该会议事项形成状态关联。

6.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：会议项导入，从系统中其他模块选择一条记录导入到会议中，形成一个新的会议项，同时，该会议项与原事项形成状态关联。

7.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：系统包含会议签到功能，用户在系统中可以直接签到，系统可以自动生成会议签到二维码，用于系统外用户进行扫码签到；所有签到，系统将在会议纪要单元自动生成会议签到记录，用于会议相关人员查看、导出。

8.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：会议管理系统中，业主/管理公司端口与各合同方的会议纪要分发单元相关联，调用文件发送功能，自动产生文件编码，会议纪要及会议签到记录将以正式文件分发及抄送给系统中相关单位及人员，在本地形成分发记录，同时在收文及发文单位文件系统产生存档。

9.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程会议管理系统，其特征在于：系统包含会议邀请功能，会议发起人可以通过邮件、短信通知邀请用户，用户进行确认是否参加；

10.一种用于权利要求1-9任意一项所述基于云平台的建设工程会议管理系统的管理方法，其特征在于：具体步骤如下：

技术总结
本发明公开了一种基于云平台的建设工程会议管理系统，具体涉及云平台技术领域，包括业主/管理公司端口模块和各合同方单位端口模块。本发明通过定义会议类型、会议大纲，在建立会议时，可直接调用；通过系统选择多个公司的人员共同参加，指定会议记录人，会议事项可以选择负责人，填写计划完成日期、实际完成日期，可以直接推送到其他模块，会议事项还可以关联其他模块，便于通过会议记录了解沟通过程全貌；会议纪要可以直接生成文档，并且按自定义的文件编码与文件目录进行归档；会议记录可以通过系统直接分发到其他公司，实现多公司、多人员在一个系统内进行沟通、记录、追踪事项进展，生成会议纪要，并自动归档。

技术研发人员：黄新刚
受保护的技术使用者：辉图建筑工程科技（上海）有限公司
技术研发日：
技术公布日：2024/1/13