任务派发管理系统及其方法与流程

本发明涉及移动互联网技术领域，具体涉及一种任务派发管理系统及其方法。

背景技术：

随着管理信息化水平的不断提升，企业和团队对任务管理的高效性、安全性和灵活性提出了更高的需求。高效的任务派发与管理对于提升企业和团队的办公效率和管理水平有着重要的作用。随着移动互联网、智能终端和云计算技术在各行各业的深入推广和应用，移动任务管理应用不断涌现。不少移动应用软件提供了任务指派和接收及反馈功能，如外勤管家、销售管家、签到通、移动巡检系统等等。这些软件有利于实现无纸化办公，提高工作效率，但针对任务收发功能，上述应用软件还存在一些不足，如派发任务不够便捷，选择任务组成员的方式不够灵活，难以对成员的工作轨迹、时间和地域进行有效管理，缺乏对重要任务的安全保密，无法灵活撤销和修改已派发的任务，也无法了解接收方的查看状态并对未查看的成员启用提醒功能等。此外，这些应用软件在任务指派和接收方面还存在应用场景局限性较大的问题。

技术实现要素：

为解决上述问题，本发明提供了一种帮助企业等组织机构实现便捷任务管理的系统及其方法，实现组织或团队成员间便捷的任务派发与接收。

本发明的技术方案为：基于云计算、移动互联网和GPS定位技术，利用智能移动终端构建任务派发管理系统，实现便捷安全的任务管理。

所述系统硬件结构包含五个部分，分别为云平台、数据库服务器、应用程序服务器、网络设施和智能终端。云平台提供云存储、云计算和云管理能力，支撑数据和应用服务器。数据库服务器用于存储系统、接口和用户数据，同时对各类原始数据进行操作，为应用服务器和终端提供数据服务。应用程序服务器对系统功能和业务逻辑进行处理，包括通讯录管理、任务收发管理两大模块及多个应用功能。网络设施用于连接数据服务器、应用服务器和智能终端，实现三者安全的数据通信。为满足安全性需求，可将所述服务器布置于同一个局域网，智能移动终端通过专用APN利用3G或4G移动通信网络实现与所述服务器的数据传输，PC终端通过DIA互联网专线接入互联网，通过构建VPN实现PC终端安全访问所述服务器。智能终端支持移动终端和电脑两种形式，分别安装移动客户端和电脑客户端软件，为用户提供交互式操作界面。用户可通过智能终端访问所述系统。

进一步的，所述系统的应用软件包括通讯录管理和任务收发管理两大功能模块，提供移动客户端和电脑客户端软件两种访问方式。

通讯录管理模块提供结构化通讯录管理功能，可灵活地创建自定义通讯录表，用于存储和管理组织成员的个人信息，成员个人信息包括姓名、手机号码、职位和邮箱等。所述通讯录管理模块具有结构化通讯录的创建、导入、修改等管理功能，用户可根据企业的组织架构自定义创建通讯录表。结构化通讯录管理功能将组织成员按照层级结构进行管理，用户可创建包含多个层级的通讯录，可在任一层级创建、删除、修改联系人信息；可在任一层级选择全体联系人、下级团队、单个或部分联系人进行操作。此外，所述通讯录模块支持创建和存储多个自定义通讯录表。联系人信息可通过电脑客户端或移动客户端两种方式导入，或手动输入添加，大量结构化通讯录可通过电脑客户端批量导入；零散的联系人信息可通过移动终端的本地通讯录逐个添加，如果该联系人未安装所述客户端软件，所述系统可以自动识别并向该联系人推送包含安装信息的短信提醒其安装。

任务收发管理模块包括任务派发、任务接收、任务统计、任务签到、任务保密、任务撤销、任务修改和任务提醒八大功能。

任务派发功能用于创建新任务并发送给任务组成员。创建并派发任务的用户称为任务派发者，任务的发送对象和执行者称为任务接收者。一个任务的派发者和所有接收者称为该任务的工作组，简称为任务组或工作组，工作组可以事先创建或在派发新任务时创建。任务由标题、内容和附件构成，其中，附件可以是各种多媒体文件。拟定任务标题、内容后，派发者可以在选项中设置任务完成的期限，还可设置任务组成员需要提交的多媒体文件种类和个数，如设置上传照片的张数等。任务创建完成后可选择两种方式派发，一种是进入通讯录管理模块选择任务接收人员，选定后点击发送即可实现任务的派发；另一种是向已有任务的任务组成员派发，此时只需选择某个已有任务组并点击“发送给该任务组成员”，无需重新在通讯录中选择人员。

任务接收功能自动接收发送到本机的任务，并提示用户。用户可以查看任务的内容，根据任务要求完成任务并将结果反馈给任务派发者，完成任务流转。

任务统计功能自动统计用户已派发任务和已接收任务的动态落实情况。对当前用户所有派出的任务，系统自动统计每个任务当前的待阅成员、待办成员、已办成员和办理进度。待阅成员为尚未查看任务内容的成员；待办成员为已查看任务但尚未完成的成员；已办成员为当前已完成任务并已反馈结果的成员，点击其中某个成员可查看其完成时间和反馈结果；办理进度通过统计图形直观反映当前已完成任务成员的比例。

对当前用户接收到的任务，系统自动按照待办、已办、过期、历史已办四类标签分类统计，待办表示任务尚在期限内但未完成的任务；已办表示任务尚在期限内且已完成的任务；过期代表已超过任务期限但还未落实的任务；历史已办表示过去在任务期限内已完成的任务。

任务签到功能用于任务派发者对任务执行者进行任务执行过程（如时间、地点、轨迹等）的管控，通过任务执行者在特定时间发送位置、轨迹、图像等信息实现。该功能只允许任务执行者访问本地摄像头、麦克风或电子地图，屏蔽了移动终端对本地相册的访问，其摄像头记录下来的时间位置标识及拍照场景不可窜改，反应了执行者完成任务的实际情况，保证任务执行的真实性。

任务保密功能用于防止任务相关人员以外的人查看，防止任务接收者对任务内容的泄露，或防止任务接收者了解其他接收者信息。通过输入密码或指纹打开任务来防止其他人查看；通过设置任务内容不可复制或转发来防止任务泄露；通过屏蔽任务成员信息来实现接收者信息互不可见。

任务撤销功能用于在情况变化时撤销已派发的任务，用户可以在所设置的任务执行期限内撤销已成功派发的任务，此时系统会自动发送短信和推送消息提醒任务接收者。

任务修改功能支持对已派发的任务进行修改，任务派发者可在任务执行期限内重新编辑任务内容，修改完成后无需重新选择任务的接收人员，只需一键发送即可更新任务内容；发送成功后，所述系统会自动提醒相关的任务接收者其任务已作过修改，在接收者客户端软件中，该任务显示已修改标记，接收者点击可查看该任务修改前后的内容。

任务提醒功能用于任务派发者向未落实任务的工作组组成员发起提醒，任务派发完成后，派发者点击该任务可以查看任务落实进度。对待阅、待办状态的任务接收者，任务派发者可以选择提醒方式和提醒类型向其发起提醒。提醒方式主要有短信和客户端推送消息两种，任务接收者可设置消息到达时通过铃声、震动或闪光等方式发出提醒。提醒类型包括即时提醒和预约提醒，预约提醒可指定提醒时间，到达指定时间所述系统自动向被提醒者发出提醒。

进一步的，基于所述任务派发管理系统的任务派发管理方法如下：

（1）软件安装与用户注册。用户在移动终端或电脑终端上通过扫描安装二维码或点击安装网址安装客户端软件。安装完成后进行用户注册，用户需要填写个人基本信息，设置用户名和密码，并绑定手机号、邮箱等信息。注册完成后即可输入用户名、密码登录系统，登录时需要输入手机验证码进行用户认证；

（2）通讯录创建与维护。登录成功后，用户可利用电脑客户端批量导入联系人，或利用手机客户端逐个导入手机联系人，或在两种客户端手动输入联系人信息并创建自定义通讯录表。特别的，用户通过手机客户端登录系统，所述通讯录管理模块会自动在用户的本地通讯录中识别已经安装客户端软件的联系人，用户可以选择添加这些联系人为好友并加入通讯录表；对没有安装所述客户端软件的联系人，系统会向其发送包含安装网址的邀请短信提示其安装；

（3）任务派发与接收。拟派发任务时，用户点击进入任务收发管理模块，首先创建任务，设定任务标题、输入内容并添加附件，设置任务完成期限和要求反馈的结果，然后选择任务组成员进行任务派发。通过通讯录选择任务组成员时，所述客户端软件自动调用通讯录管理模块，用户可以在事先创建好的通讯录表中便捷的进行人员选择，也可通过搜索栏中输入姓名或手机号码进行搜索选择。如所选任务组成员未在通讯录表中存储，也可直接访问手机本地通讯录或手动添加新成员信息后进行人员选择。任务派发成功后，所述系统向任务组成员推送任务信息，并通过客户端消息或短信提示该成员接收任务；

（4）任务管理与任务统计。基于所述系统的各项功能，除了基本的任务派发和接收以外，用户还可在派发任务前后根据需要进行相关的个性化设置实现任务管理。如任务派发者需要了解每个任务组成员完成任务的实际情况，可以在创建任务时启用任务签到功能；对所派发任务的内容有保密需求时，可启用任务保密功能；任务派发成功后，用户发觉所派发的任务出现问题需要撤回时，可以启用任务撤销功能；用户需要对已派发成功的任务进行修改时，可通过任务修改功能方便地对任务内容进行编辑和修改；用户需要提醒任务接收者查看任务时，可以启用任务提醒功能，所述系统会在用户约定的时间以短信等方式进行提醒。派发或接收的任务较多时，用户可根据任务类别或任务组成员所属团队等属性将任务分组。此外，用户可利用任务统计功能查看已派发任务和已接收任务的动态落实情况。

本发明有益效果为：所述任务派发管理系统功能丰富、适用性强，具有可管理性和安全性高的特点，能够有效地满足企业等组织对于任务收发的特殊需求。所述通讯录管理模块支持电脑和手机协同导入通讯录数据，可方便地创建自定义通讯录表；基于自定义通讯录表可灵活选择任务组成员；基于所述系统丰富的任务设置功能可设置多种任务属性，可对重要任务的内容进行保密设置，还可灵活地撤销或修改已派发的任务，从而实现随时随地安全快捷的任务收发管理。基于所述系统的统计功能，用户可以清楚的了解任务组成员的查看状况，可以多维度地了解任务的落实情况，可以设置电话或短信等方式对任务组成员发出提醒。将所述系统应用于企事业单位等组织管理，可以提高组织内成员间的任务指派效率，从而有效地提高办公效率和管理水平。

附图说明

下面结合附图和实施例对本发明进一步说明：

图1任务派发管理系统结构图

图2基于所述系统的任务派发管理基本方法流程图

图3自定义通讯录表的创建示意图。

具体实施方式

附图1为任务派发管理系统结构图，所述系统的总体架构包括5大部分，分别为云平台、数据库服务器、应用程序服务器、网络设施和智能终端。云平台提供系统的云存储、云计算和云管理的能力，支撑数据和应用服务器；应用程序服务器存储和运行系统各个应用程序，实现通讯录管理和任务收发管理的两大模块功能；应用程序服务器通过数据库服务器实现对数据的访问和调用，数据库服务器存储了大量的用户数据、系统数据和接口数据等，所述系统对于数据库作了冗余备份，并将应用服务器和数据服务器置于同一个局域网保证数据传输过程的安全；网络基础设施则将应用服务器和数据服务器连接起来实现通信，将各个智能终端与应用服务器通过有线或无线的形式连接在一起实现数据传输和通信；用户层包括移动客户端和电脑客户端，用于将后台的数据向用户展现并实现用户与系统的交互，用户安装客户端软件并注册成功后即可登录系统并进行各类操作。

附图2为基于所述系统的任务派发管理方法基本操作流程，过程依次为：

（1）用户首先需要在智能手机或电脑上下载并安装客户端软件，然后进行用户注册，填写用户名、密码及个人基本信息。之后在客户端通过用户名、密码及手机验证码登录所述系统；

（2）首次使用时，用户可能需要利用电脑客户端批量导入企业等组织的通讯录数据，或通过手机客户端软件导入联系人或手动输入联系人并创建自定义结构化通讯录表。通讯录表创建完毕后，用户可访问任务派发管理模块进行任务派发、接收或进行任务统计管理；

（3）任务派发

用户派发任务时，首先进入任务管理模块，根据需要创建任务，包括设定任务标题、填写任务内容，添加附件，并根据对任务的实时管理、保密性等需求设置相应任务属性。如派发者考虑对重要任务进行保密，可启用“任务保密”功能。任务保密功能中可设置“密码保护”、“不可转发”、“成员互不可见”。密码保护要求接收者在查看任务详情时输入密码；设置不可转发后,任务接收者仅能查看任务详情，但不能转发和复制其内容。设置成员不可见后，接收者无法看到其他工作组成员信息。如派发者需要了解任务执行的实际情况，可设置“任务签到”功能，要求任务接收者提供带有时间、空间信息标记的图片、音视频或实时轨迹等。设置成功后，所述系统只允许任务接收者访问本地摄像头、麦克风和电子地图，保证生成的多媒体文件带有真实的时间和空间的信息，证实任务接收者在当时当地任务执行的真实性。任务创建完成后，用户可通过两种方式进行任务派发，一种为调用通讯录管理模块，在通讯录表中选择任务组成员；一种为关联已有任务组成员，向其发送新任务；

（4）任务接收

用户被设为任务组成员并派发新任务后，所述系统会向该任务的客户端软件推送该任务详细内容，同时推送提醒消息。用户点击提醒消息可以查看任务内容，或利用任务管理功能查看该任务详情及办理进度等信息；

（5）任务管理

任务管理模块的用户界面下方设置了“工作台、工作组、消息”三个功能栏目。“工作台”栏目主界面清楚地显示了“今天要做、已办任务”的概况，使用户对任务情况一目了然；同时在界面上方设置了“任务动态、派发任务、接收任务”三个子栏目。任务动态按时间顺序显示用户所有已派发和已接收任务标题、派发者、完成进度，点击标题栏后呈现任务的具体情况。派发任务显示所有用户已派发的任务列表，点击每条任务可显示“未阅、待办、已办”的成员列表和任务的详细信息，派发者可以向未阅、待办的成员发起提醒。在“派发任务”中，用户也可以对执行期间内的任务进行编辑修改或撤销。接收任务按照“待办、已办、过期”分组展示用户所有已经接收的任务，点击任务标题可查看任务详情；

“工作组”栏目中，用户可以创建多个工作组，每个工作组里面可以创建多个任务，工作组和任务的标题可由用户根据需要自行命名，如创建某个公司的工作组、某个部门的工作组等。工作组栏目的主界面列出了所有与当前用户相关的工作组。用户点击任意工作组进入该工作组的详细界面，工作组界面包括“进度、待办、已办、成员”四个子栏目。所述系统自动对任务收发的动态信息统计归类并将结果数据在对应的子栏目显示。其中，“进度”子栏目显示所有任务完成进度的饼状图，和每个任务完成与未完成人数的进度统计图。点击任务进度统计图，可详细查看每位成员的完成进度和任务详情。任务派发者可根据需要向任务接收者发起任务提醒功能。“成员”子栏目为该工作组所有成员的个人信息。任务派发用户出于保密的考虑可以设置工作组成员相互之间是否可见，如设置为不可见，“成员”子栏目上不显示其他成员信息；

“消息”栏目显示最新的工作组变更和任务变更情况，有任务收发变化时，在“消息”的图标上有红点的标识，提醒用户查看。工作组变更包括“被加入工作组、被移除工作组”的变化情况，任务变更包括“新增接收任务、已派发任务被撤销和编辑”的变化情况。任务变更除消息栏目通知，所述系统会以短信等形式提醒任务接收者。

附图3为自定义通讯录表的创建示意图。图中以企业通讯录表为例展示结构化通讯录管理功能， A、B、C、D分别表示不同层级的界面，A为公司级界面，内部元素包括所有公司领导人和综合部、财务部等部门团队，用户在此层级可选择公司全体成员，全部或部分公司领导，或任意部门的所有成员。B为部门级界面，图中以综合部为例，包括部门领导和内部各科室，如图中后勤室和法律室等，用户在此层级可选择部门全体成员，全部或部分部门领导，或任意科室的所有成员。C为科室级界面，图中以后勤室为例，包括科室主任、主管和所有普通成员。用户在此层级可选择科室全体成员，单独选择科室领导，或科室内部全部非领导成员。D界面为科室普通成员界面，包含科室所有非领导成员的联系信息，用户在此层级可任意选择单个或部分科室成员。在任一级界面，用户可对其中的元素进行添加、删除、修改操作。

创建通讯录表时，用户可将已有的企业通讯录数据通过电脑客户端批量导入系统，或在移动客户端打开本地通讯录选择联系人加入，或在两种客户端中直接输入个人信息。用户可以根据企业组织架构自定义创建一个或多个结构化通讯录表，并将已导入或输入的联系人按所属组织层级加入通讯录表，完成自定义通讯录表的创建。

以上具体实施方式仅用于说明本发明，而非用于限定本发明，本领域技术人员对上述实施例进行的等同变形、替换都在权利要求保护范围之内。