财务档案取阅装置的制作方法

本发明涉及一种针对电子版档案的财务档案取阅装置。

背景技术：

目前财务档案管理多为传统的纸质档案打印、装订并交由档案室管理的流程，纸质档案转交流程经手财务人员及档案管理人员，纸质档案保存期间涉及不同部门的不同查询和借阅人员，从而使财会档案在不同的部门之间流转进而导致容易丢失或遗漏，难以保证财会档案的安全性、完整性等，给财务信息保密性和安全性留下隐患，同时现有的纸质会计档案由于数量较大，查阅财会档案非常不方便。

为克服纸质档案查阅过程中存在的缺陷，当下使用扫描设备扫描纸件档案后，将电子版档案存储在电脑中，需要查阅从电脑调出电子版进行查阅即可。将财会档案制作成电子版存取后，能够解决(纸件)财会档案在不同的部门之间流转时，导致的丢失或遗漏问题，有助于保证财会档案的安全性、完整性等。但是，在电子版的财会档案查阅过程中仍然存在，查阅人管理困难、查阅仍然相对不太方便的问题。

技术实现要素：

针对目前电子版财会档案查阅过程中存在的查阅人管理困难、查阅相对不方便的问题，本发明提供了一种财务档案取阅装置，其能对电子版的财会档案进行有序处理后进行存储，不仅能方便对档案的查阅，而且能够有效管理记录查阅人信息及具体查阅情况。

本发明解决其技术问题所采取的技术方案是：一种财务档案取阅装置，包括：

服务器，用于为其所存储的每份档案分配一个调阅代码，并记录档案取阅情况。

借阅信息录入终端，用于录入借阅人个人信息、借阅时间及要借阅档案的调阅代码。

通讯设备a，与所述借阅信息录入终端连接，用于将录入的信息传入服务器，以使服务器根据调阅代码查找对应档案材料。

通讯设备b，与所述服务器连接，用于接收服务器发送的档案材料。

显示设备，与所述借阅信息录入终端连接，用于显示录入的借阅信息内容；与所述通讯设备b连接，用于显示所述档案材料内容。

使用时，向服务器存储各电子版的财会档案时，首先记录对应生成的调阅代码，然后在财务电脑中，通过表格记录各个调阅代码对应的档案内容要素信息，例如向服务器存储记录公司2017年1月份税务报表的档案时，生成的调阅代码为2017-01sb，则在财务电脑中用表格统计为“2017-01sb：2017年1月份税务报表”。当需要查阅2017年1月份的税务报表时，查阅人首先(通过统计表格)查得要查阅档案的调阅代码，然后才能够通过借阅信息录入终端，录入信息，向服务器发送请求，最终从服务器中调取出需要的档案材料。取阅过程中，处理器记录了通过借阅信息录入终端输入的借阅人的姓名、身份代码(身份证号和/或工号)或部门等相关个人信息，以及要求查阅的档案内容信息(包括对应的调阅代码)和对应的查阅时间。因为针对每份档案都设有一个调阅代码，通过统计表格能够方便查得要查阅档案主题对应的调阅代码，所以能使得财会档案的调阅进程变得方便，而且从服务器调出档案内容时，需要同时录入个人信息、查阅时间及调阅代码，并保留住查询记录，所以能够有效管理档案的查阅情况。

进一步，所述借阅信息录入终端包括键盘、身份证感应读取区或指纹/身份证扫描设备。键盘可用于输入调阅代码，身份信息通过刷(扫描)身份证或者扫描指纹录入，这在一定程度上能够防止他人盗用别人的身份。

进一步，还包括借阅权限授予录入终端和通讯设备c。所述借阅权限授予录入终端用于录入权限关联词条及授权人代码，所述权限关联词条至少包括借阅人姓名、借阅时间及调阅代码。所述通讯设备c连接服务器，用于将录入的权限关联词条及授权人代码传送给服务器，以便服务器根据权限关联词条及授权人代码开放相应借阅权限，待通讯设备a传入相匹配的借阅信息后，查找对应档案材料。

借阅权限授予录入终端用于分配给各部门主管及公司管理层，权限可以区别设定。当部门人员需要查询档案时需要向主管申请，主管通过借阅权限授予录入终端开设对应档案的查阅权限(有时间限制)后，再通过借阅信息录入终端录入相应的查询信息，方能够从服务器中调取出档案材料。服务器会同时记录主管人员的授权情况以及查询人员的具体查询情况。

进一步，所述通讯设备c为无线通讯设备。

进一步，所述借阅权限授予录入终端为安装在手机或电脑上的app软件。

本发明的有益效果是：其解决了目前财会档案查阅过程中存在的查阅管理困难、查阅不方便的问题，不仅能方便地实现档案的调取、查阅，而且能够有效记录并管理查阅人信息及具体查阅情况。

附图说明

图1为本发明实施方式一的原理示意图；

图2为本发明实施方式二的原理示意图；

图3为实施方式二下的一种具体展示方式示意图。

具体实施方式

说明书附图所绘示的结构、比例、大小等，均仅用以配合说明书所揭示的内容，以供熟悉此技术的人士了解与阅读，并非用以限定本发明可实施的限定条件，故不具技术上的实质意义，任何结构的修饰、比例关系的改变或大小的调整，在不影响本发明所能产生的功效及所能达成的目的下，均应仍落在本发明所揭示的技术内容所能涵盖的范围内。同时，本说明书中所引用的如“上”、“下”、“前”、“后”、“中间”等用语，亦仅为便于叙述的明了，而非用以限定本发明可实施的范围，其相对关系的改变或调整，在无实质变更技术内容下，当亦视为本发明可实施的范畴。

如图1所示的一种财务档案取阅装置，其包括服务器、借阅信息录入终端、通讯设备a、通讯设备b以及显示设备。

通过服务器为服务器内存储的每份档案分配一个调阅代码，从服务器向外调阅档案材料时是根据调阅代码精准查找到对应档案的。服务器会对查询操作情况作记录，从而达到监管档案取阅情况的目的。

用借阅信息录入终端录入借阅人个人信息、要借阅的时间及要借阅档案的调阅代码。通讯设备a与借阅信息录入终端连接，用于将通过借阅信息录入终端录入的信息传入服务器，以使服务器根据调阅代码查找出对应的档案材料。通讯设备b与服务器连接，服务器会将查出的档案材料传送至通讯设b。

显示设备分别与借阅信息录入终端及通讯设备b连接。连接借阅信息录入终端后，能显示录入的借阅信息具体内容。与通讯设备b连接后，来显示查询出的档案材料具体内容。

使用过程中，向服务器存储电子版的财会档案时，需要记录下对应生成的调阅代码，并在财务电脑中用表格记录各个调阅代码对应的档案内容要素信息，例如向服务器存储记录公司2017年各季度税务报表的档案时，生成的调阅代码分别为2017-01jsb，2017-02jsb、2017-03jsb、2017-04jsb，则在财务电脑中用表格统计为“2017-01jsb：2017年1季度税务报表”、“2017-02jsb：2017年2季度税务报表”、“2017-03jsb：2017年3季度税务报表”、“2017-04jsb：2017年4季度税务报表”。当需要查阅2017年1季度的税务报表时，查阅人首先(通过统计表格)查得要查阅档案的调阅代码，然后才能够通过借阅信息录入终端，录入查阅人个人信息、查询时间及各调阅代码信息，录入的信息经通讯设备a向服务器发送请求，最终从服务器查询到需要的档案材料，并将调取出的档案材料通过通讯设备b传送到显示设备。操作过程中，处理器会记录通过借阅信息录入终端输入的借阅人的姓名、身份代码(身份证号和/或工号)或部门等相关个人信息，以及要求查阅的档案内容信息(包括对应的调阅代码)和对应的查阅时间。

通过本专利的设计方案，能够针对每份档案设一个调阅代码，通过财务电脑里面存储的统计表格能够方便查得要查阅档案主题对应的调阅代码，所以能使得财会档案的调阅进程变得方便，而且从服务器调出档案内容时，需要同时录入个人信息、查阅时间及调阅代码，并保留住查询记录，所以能够有效管理档案的查阅情况。

设置的借阅信息录入终端一般要求包括键盘、身份证感应读取区或指纹/身份证扫描设备。

如图2所示，所述财务档案取阅装置还包括借阅权限授予录入终端和通讯设备c。所述通讯设备c最好为无线通讯设备，借阅权限授予录入终端可为安装在手机或电脑上的app软件或专门设置的移动(硬件)终端。

所述借阅权限授予录入终端用于录入权限关联词条及授权人代码，所述权限关联词条至少包括借阅人姓名、借阅时间及调阅代码，如图3所示。所述通讯设备c连接服务器，用于将录入的权限关联词条及授权人代码传送给服务器，以便服务器根据权限关联词条及授权人代码开放相应借阅权限，待通讯设备a传入相匹配的借阅信息后，便能查找到对应档案材料。如果没有授权而直接输入调阅代码，服务器不会进行任何检索。如果录入没有授权的调阅代码，则服务器只对有授权的部分进行检索。

上述实施方式仅例示性说明本发明的原理及其功效，而非用于限制本发明。本发明还有许多方面可以在不违背总体思想的前提下进行改进，对于熟悉此技术的人士皆可在不违背本发明的精神及范畴下，可对上述实施例进行修饰或改变。因此，举凡所属技术领域中具有通常知识者在未脱离本发明所揭示的精神与技术思想下所完成的一切等效修饰或改变，仍应由本发明的权利要求所涵盖。