一种无纸化智能会议管理方法和系统与流程

1.本发明涉及会议管理技术领域，具体是涉及一种无纸化智能会议管理方法和系统。


背景技术：

2.无纸化会议系统是基于局域网、专网或移动互联网的智能会议交互系统，运用通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化，无纸化会议系统具有环保、高效的特点。
3.在会议进行时，参会人员需要使用会议室中的电脑对会议内容进行记录，记录文件一般存储在会议室中的电脑上，参会人员要想带走记录文件，要么使用u盘拷走，要么通过第三方软件将会议室电脑中的记录文件发送到其它终端设备上，例如参会人员自己的手机，这两种方法都较为繁琐，且使用第三方软件时，容易造成会议内容被泄密。
4.因此，需要提供一种无纸化智能会议管理方法和系统，旨在解决上述问题。


技术实现要素：

5.针对现有技术存在的不足，本发明的目的在于提供一种无纸化智能会议管理方法和系统，以解决上述背景技术中存在的问题。
6.本发明是这样实现的，一种无纸化智能会议管理方法，所述方法包括以下步骤：接收会议室预约信息，所述会议室预约信息包括会议室信息、参会人员信息以及参会时间信息；对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端；接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端；通过会议室终端对参会人员输入信息进行验证，所述参会人员输入信息包括公司员工账户和对应的账户密码以及非员工账户和对应的账户密码，验证通过后，参会人员能够通过会议室终端查看会议资料；通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储。
7.作为本发明进一步的方案：所述对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端的步骤，具体包括：对参会人员信息进行判定识别；当参会人员信息中包括公司员工时，自动调出公司员工注册完成的公司员工账户；当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，以使得预约人员能够将非员工账户和对
应的账户密码转发给非公司员工。
8.作为本发明进一步的方案：所述接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端的步骤，具体包括：向云平台上传会议资料，将会议资料与会议室预约信息进行绑定；根据会议室预约信息中的会议室信息向对应的会议室终端发送会议资料。
9.作为本发明进一步的方案：所述通过会议室终端对参会人员输入信息进行验证的步骤还包括对参会人员进行签到信息登记，具体为：记录参会人员输入信息以及接收输入信息的时间；将会议室中的所有参会人员输入信息与预约信息中的参会人员信息进行比对，判定参会人员是否到齐；将接收输入信息的时间与预约信息中的参会时间信息进行比对，判定参会人员是否迟到。
10.作为本发明进一步的方案：所述通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储的步骤，具体包括：通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息；云平台根据发送会议笔记信息的账户信息自动建立存储文件夹并生成文件夹密码，所述存储文件夹的名称为公司员工账户或者非员工账户，所述文件夹密码为公司员工账户密码或者非员工账户密码；将会议笔记信息存储到对应的存储文件夹中。
11.作为本发明进一步的方案：所述通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储的步骤还包括：定期对非员工账户对应的存储文件夹进行删除，删除所述存储文件夹与建立所述存储文件夹之间的间隔时间大于第一预设值。
12.本发明的另一目的在于提供一种无纸化智能会议管理系统，所述系统包括：预约信息接收模块，用于接收会议室预约信息，所述会议室预约信息包括会议室信息、参会人员信息以及参会时间信息；预约信息识别模块，用于对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端；会议资料接收模块，用于接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端；参会人员验证模块，用于通过会议室终端对参会人员输入信息进行验证，所述参会人员输入信息包括公司员工账户和对应的账户密码以及非员工账户和对应的账户密码，验证通过后，参会人员能够通过会议室终端查看会议资料；以及会议笔记存储模块，用于通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储。
13.作为本发明进一步的方案：所述预约信息识别模块包括：判定识别单元，用于对参会人员信息进行判定识别；公司员工账户单元，当参会人员信息中包括公司员工时，自动调出公司员工注册完成的公司员工账户；以及非员工账户单元，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动
生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，以使得预约人员能够将非员工账户和对应的账户密码转发给非公司员工。
14.作为本发明进一步的方案：所述会议资料接收模块包括：会议资料上传单元，用于向云平台上传会议资料，将会议资料与会议室预约信息进行绑定；以及会议资料发送单元，用于根据会议室预约信息中的会议室信息向对应的会议室终端发送会议资料。
15.与现有技术相比，本发明的有益效果是：本发明通过对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，如此，公司员工和非公司员工都能够顺利参加会议。
16.本发明通过接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端，这样参会人员直接打开会议室终端就能够得到会议资料，快捷方便；会议过程中，参会人员可以对会议资料进行编辑和记录并形成会议笔记信息，然后通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，云平台对会议笔记信息进行存储，如此，后续直接从云平台下载和查看会议笔记信息即可，十分方便。
附图说明
17.图1为一种无纸化智能会议管理方法的流程图。
18.图2为一种无纸化智能会议管理方法中对参会人员信息进行识别的流程图。
19.图3为一种无纸化智能会议管理方法中接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端的流程图。
20.图4为一种无纸化智能会议管理方法中对参会人员进行签到信息登记的流程图。
21.图5为一种无纸化智能会议管理方法中通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息的流程图。
22.图6为一种无纸化智能会议管理系统的结构示意图。
23.图7为一种无纸化智能会议管理系统中预约信息识别模块的结构示意图。
24.图8为一种无纸化智能会议管理系统中会议资料接收模块的结构示意图。
具体实施方式
25.为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清晰，以下结合附图及具体实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
26.以下结合具体实施例对本发明的具体实现进行详细描述。
27.如图1所示，本发明实施例提供了一种无纸化智能会议管理方法，所述方法包括以下步骤：s100，接收会议室预约信息，所述会议室预约信息包括会议室信息、参会人员信息以及参会时间信息；s200，对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端；
s300，接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端；s400，通过会议室终端对参会人员输入信息进行验证，所述参会人员输入信息包括公司员工账户和对应的账户密码以及非员工账户和对应的账户密码，验证通过后，参会人员能够通过会议室终端查看会议资料；s500，通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储。
28.需要说明的是，无纸化会议系统是基于局域网、专网或移动互联网的智能会议交互系统，运用通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化，无纸化会议系统的优点有：文件传输网络化、文件显示电子化、文件编辑智能化、文件输入输出可控化。在会议进行时，参会人员需要使用会议室中的电脑对会议内容进行记录，记录文件一般存储在会议室中的电脑上，参会人员要想带走记录文件，要么使用u盘拷走，要么通过第三方软件将会议室电脑中的记录文件发送到其它终端设备上，例如参会人员自己的手机，这两种方法都较为繁琐，且使用第三方软件时，容易造成会议内容被泄密，本发明实施例旨在解决上述问题。
29.本发明实施例中，首先需要建立一个云平台，只有通过特定的账户和密码才能够登录云平台，云平台能够基于硬件资源和软件资源提供计算和存储服务，需要进行会议时，首先会议相关工作人员要发送会议室预约信息，会议室预约信息包括会议室信息、参会人员信息以及参会时间信息，接着自动对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，这样会议相关工作人员就能够将非员工账户以及对应的账户密码转发给非公司员工，方便其参加会议，可以理解的是，如果参会人员是公司员工，公司员工已经注册好了员工账户；然后，在会议开始之前，会议相关工作人员就可以将会议资料上传到云平台上，云平台自动将会议资料发送至会议室终端，这样参会人员直接打开会议室终端就能够得到会议资料，快捷方便；另外，参会人员打开会议室终端时，需要输入验证信息，接着对参会人员输入信息进行验证，参会人员输入信息包括公司员工账户和对应的账户密码以及非员工账户和对应的账户密码，验证通过后，参会人员才能够通过会议室终端查看会议资料；会议过程中，参会人员可以对会议资料进行编辑和记录并形成会议笔记信息，然后通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，云平台对会议笔记信息进行存储，如此，后续直接从云平台下载和查看会议笔记信息即可，十分方便。
30.如图2所示，作为本发明一个优选的实施例，所述对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端的步骤，具体包括：s201，对参会人员信息进行判定识别；s202，当参会人员信息中包括公司员工时，自动调出公司员工注册完成的公司员工账户；s203，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，以使得预约人员能够将非员工账户和对应的账户密码转发给非公司员工。
31.本发明实施例中，可以理解的是，公司会议经常会有非公司员工进行参加，而为了
提高文件数据的保密性和安全性，只有公司内部员工才能够登录并访问云平台，因此需要对参会人员信息进行判定识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，自动生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，以使得预约人员能够将非员工账户和对应的账户密码转发给非公司员工，需要说明的是，非员工账户以及对应的账户密码都是随机生成的，且具有一定的时效性，非员工账户在一段时间后会被自动注销。
32.如图3所示，作为本发明一个优选的实施例，所述接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端的步骤，具体包括：s301，向云平台上传会议资料，将会议资料与会议室预约信息进行绑定；s302，根据会议室预约信息中的会议室信息向对应的会议室终端发送会议资料。
33.本发明实施例中，可以理解的是，在无纸化智能会议中，每一个会议室终端上都应该有会议资料，以方便参会人员对会议资料进行编辑和记录，因此会议开始之前需要向云平台上传会议资料，并将会议资料与会议室预约信息进行绑定，以表明会议资料是在哪一场会议进行使用，云平台会自动根据会议室预约信息中的会议室信息向对应的会议室终端发送会议资料，快捷方便。
34.如图4所示，作为本发明一个优选的实施例，所述通过会议室终端对参会人员输入信息进行验证的步骤还包括对参会人员进行签到信息登记，具体为：s401，记录参会人员输入信息以及接收输入信息的时间；s402，将会议室中的所有参会人员输入信息与预约信息中的参会人员信息进行比对，判定参会人员是否到齐；s403，将接收输入信息的时间与预约信息中的参会时间信息进行比对，判定参会人员是否迟到。
35.本发明实施例中，可以理解的是，参加会议时基本都会进行签到，以方便知道缺席人员，既然是无纸化会议，自然取消了纸质签到，这里通过记录参会人员的输入信息以及会议室终端收到所述输入信息的时间来实现签到，自动将会议室中的所有参会人员输入信息与预约信息中的参会人员信息进行比对，判定参会人员是否到齐，并能够得到谁没有到；并将接收输入信息的时间与预约信息中的参会时间信息进行比对，判定参会人员是否迟到，通过上述方法判断参会人员的参会状态，不仅快捷方便，而且智能准确。
36.如图5所示，作为本发明一个优选的实施例，所述通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储的步骤，具体包括：s501，通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息；s502，云平台根据发送会议笔记信息的账户信息自动建立存储文件夹并生成文件夹密码，所述存储文件夹的名称为公司员工账户或者非员工账户，所述文件夹密码为公司员工账户密码或者非员工账户密码；s503，将会议笔记信息存储到对应的存储文件夹中。
37.本发明实施例中，可以理解的是，会议笔记信息具有一定的私密性，虽然公司员工都能够登录并访问云平台，但只能够下载和查看自己的会议笔记信息，这里，云平台会根据发送会议笔记信息的账户信息自动建立存储文件夹并生成文件夹密码，所述存储文件夹的名称为公司员工账户或者非员工账户，所述文件夹密码为公司员工账户密码或者非员工账
户密码；并自动将会议笔记信息存储到对应的存储文件夹中，如此，参会人员只能够查看自己的会议笔记信息，保证了私密性。
38.作为本发明一个优选的实施例，所述通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储的步骤还包括：定期对非员工账户对应的存储文件夹进行删除，删除所述存储文件夹与建立所述存储文件夹之间的间隔时间大于第一预设值。
39.本发明实施例中，可以理解的是，为了保证云平台的储存空间不被浪费，当非员工账户对应的存储文件中的会议笔记信息被利用完之后，应当对非员工账户对应的存储文件夹进行删除，另外，删除所述存储文件夹与建立所述存储文件夹之间的间隔时间大于第一预设值，这样，在第一预设值的时间之内，非公司员工能够登录云平台对会议笔记信息进行下载和查看。
40.如图6所示，本发明实施例还提供了一种无纸化智能会议管理系统，所述系统包括：预约信息接收模块100，用于接收会议室预约信息，所述会议室预约信息包括会议室信息、参会人员信息以及参会时间信息；预约信息识别模块200，用于对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端；会议资料接收模块300，用于接收会议资料并将会议资料发送至会议室终端；参会人员验证模块400，用于通过会议室终端对参会人员输入信息进行验证，所述参会人员输入信息包括公司员工账户和对应的账户密码以及非员工账户和对应的账户密码，验证通过后，参会人员能够通过会议室终端查看会议资料；以及会议笔记存储模块500，用于通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，以使得云平台对会议笔记信息进行存储。
41.本发明实施例中，首先需要建立一个云平台，只有通过特定的账户和密码才能够登录云平台，云平台能够基于硬件资源和软件资源提供计算和存储服务，需要进行会议时，首先会议相关工作人员要发送会议室预约信息，会议室预约信息包括会议室信息、参会人员信息以及参会时间信息，接着自动对参会人员信息进行识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，这样会议相关工作人员就能够将非员工账户以及对应的账户密码转发给非公司员工，方便其参加会议，可以理解的是，如果参会人员是公司员工，公司员工已经注册好了员工账户；然后，在会议开始之前，会议相关工作人员就可以将会议资料上传到云平台上，云平台自动将会议资料发送至会议室终端，这样参会人员直接打开会议室终端就能够得到会议资料，快捷方便；另外，参会人员打开会议室终端时，需要输入验证信息，接着对参会人员输入信息进行验证，参会人员输入信息包括公司员工账户和对应的账户密码以及非员工账户和对应的账户密码，验证通过后，参会人员才能够通过会议室终端查看会议资料；会议过程中，参会人员可以对会议资料进行编辑和记录并形成会议笔记信息，然后通过会议室终端向云平台发送会议笔记信息，云平台对会议笔记信息进行存储，如此，后续直接从云平台下载和查看会议笔记信息即可，十分方便。
42.如图7所示，作为本发明一个优选的实施例，所述预约信息识别模块200包括：判定识别单元201，用于对参会人员信息进行判定识别；公司员工账户单元202，当参会人员信息中包括公司员工时，自动调出公司员工注册完成的公司员工账户；以及非员工账户单元203，当参会人员信息中包括非公司员工时，生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，以使得预约人员能够将非员工账户和对应的账户密码转发给非公司员工。
43.本发明实施例中，可以理解的是，公司会议经常会有非公司员工进行参加，而为了提高文件数据的保密性和安全性，只有公司内部员工才能够登录并访问云平台，因此需要对参会人员信息进行判定识别，当参会人员信息中包括非公司员工时，自动生成非员工账户，并自动生成账户密码，将非员工账户以及对应的账户密码发送至预约终端，以使得预约人员能够将非员工账户和对应的账户密码转发给非公司员工，需要说明的是，非员工账户以及对应的账户密码都是随机生成的，且具有一定的时效性，非员工账户在一段时间后会被自动注销。
44.如图8所示，作为本发明一个优选的实施例，所述会议资料接收模块300包括：会议资料上传单元301，用于向云平台上传会议资料，将会议资料与会议室预约信息进行绑定；以及会议资料发送单元302，用于根据会议室预约信息中的会议室信息向对应的会议室终端发送会议资料。
45.本发明实施例中，可以理解的是，在无纸化智能会议中，每一个会议室终端上都应该有会议资料，以方便参会人员对会议资料进行编辑和记录，因此会议开始之前需要向云平台上传会议资料，并将会议资料与会议室预约信息进行绑定，以表明会议资料是在哪一场会议进行使用，云平台会自动根据会议室预约信息中的会议室信息向对应的会议室终端发送会议资料，快捷方便。
46.以上仅对本发明的较佳实施例进行了详细叙述，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
47.应该理解的是，虽然本发明各实施例的流程图中的各个步骤按照箭头的指示依次显示，但是这些步骤并不是必然按照箭头指示的顺序依次执行。除非本文中有明确的说明，这些步骤的执行并没有严格的顺序限制，这些步骤可以以其它的顺序执行。而且，各实施例中的至少一部分步骤可以包括多个子步骤或者多个阶段，这些子步骤或者阶段并不必然是在同一时刻执行完成，而是可以在不同的时刻执行，这些子步骤或者阶段的执行顺序也不必然是依次进行，而是可以与其它步骤或者其它步骤的子步骤或者阶段的至少一部分轮流或者交替地执行。
48.本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分流程，是可以通过计算机程序来指令相关的硬件来完成，所述的程序可存储于一非易失性计算机可读取存储介质中，该程序在执行时，可包括如上述各方法的实施例的流程。其中，本技术所提供的各实施例中所使用的对存储器、存储、数据库或其它介质的任何引用，均可包括非易失性和/或易失性存储器。非易失性存储器可包括只读存储器（rom）、可编程rom（prom）、电可编
程rom（eprom）、电可擦除可编程rom（eeprom）或闪存。易失性存储器可包括随机存取存储器（ram）或者外部高速缓冲存储器。作为说明而非局限，ram以多种形式可得，诸如静态ram（sram）、动态ram（dram）、同步dram（sdram）、双数据率sdram（ddrsdram）、增强型sdram（esdram）、同步链路（synchlink） dram（sldram）、存储器总线（rambus）直接ram（rdram）、直接存储器总线动态ram（drdram）、以及存储器总线动态ram（rdram）等。
49.本领域技术人员在考虑说明书及实施例处的公开后，将容易想到本公开的其它实施方案。本技术旨在涵盖本公开的任何变型、用途或者适应性变化，这些变型、用途或者适应性变化遵循本公开的一般性原理并包括本公开未公开的本技术领域中的公知常识或惯用技术手段。说明书和实施例仅被视为示例性的，本公开的真正范围和精神由权利要求指出。