基于rfid的档案自动管理系统的制作方法
【技术领域】
[0001] 本实用新型涉及档案信息管理系统，更具体地，涉及一种基于RFID (无线射频识 另IJ)的档案自动管理系统。
【背景技术】
[0002] 近年来，随着档案事业规模的扩大，档案数量逐日增多，档案种类日趋多样化，档 案的信息量迅速膨胀。而传统的档案管理方式对于日趋复杂的档案系统存在着档案数量冗 余、档案查询盘点困难、档案处理时间长等现象，导致效率低下。
[0003] 首先，档案编目的流程繁琐，档案整理时间冗长。在传统的方式下，档案入馆后先 需进行分类、排序、装订，然后人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目 录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量人力劳动和时间，导致较多档案 入馆后被长期堆放，得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性 的劳动，手工处理方式使得整个流程繁琐低效。
[0004] 其次，档案存放的次序容易被打乱。虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过 程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档 案存放无序，查找困难。
[0005] 第三，档案查阅耗时冗长。随着档案规模与种类日益庞大，要查找某一类型的档案 时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格 进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要 将所有的档案筛选一遍。
[0006] 第四，档案的盘点操作不科学。由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒 内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量 均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果拆开每个档案盒进行 盘点，将是一项十分庞大的工程。
[0007] 第五，失效档案的管理滞后。有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超 过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常销毁过期的档案以减少对档案库存资源的 占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌 握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然 和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
[0008] RFID (Radio Frequency Identification无线射频识别）技术是一种非接触的自 动识别技术，是目前发展最为迅速、潜力最大的新兴技术之一。它是一项利用射频信号通过 空间耦合(交变磁场或电磁场）实现无接触信息传递并通过所传递的信息达到识别目的的 技术。RFID射频识别通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无需人工 干预，可工作于各种恶劣环境。
[0009] 一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它 集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种 标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是其明显特征。在实际应用中，读写器将特定格 式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取 并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、 无线传输等功能。专利申请号为201010609490的发明专利申请"一种基于RFID的档案信 息资源管理方法"中介绍了将RFID技术用于档案信息管理的一种方法，但是仍然有如下缺 陷，例如扫描速度慢，标签使用寿命较短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方便携带等。 【实用新型内容】
[0010] 本实用新型针对传统的档案管理方式效率低下的问题，采用基于RFID的数据管 理系统，有效地解决扫描速度慢，标签使用寿命较短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方 便携带等问题。
[0011] 本实用新型提供一种基于RFID的档案自动管理系统，包括RFID数据管理系统和 档案管理信息系统，所述RFID数据管理系统与所述档案管理信息系统通过系统接口实现 系统间的对接，其中，所述RFID数据管理系统包括中心数据库和终端管理器，所述RFID数 据管理系统实现对档案信息的收集、储存、读写RFID标签；所述档案管理信息系统包括储 位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统，所述档案管理信息系 统实现对所述档案信息的应用管理；其特征在于，所述终端管理器包括读写器与RFID阅读 器；所述RFID标签包括档案标签和库位标签；所述档案标签安装在档案盒或档案文件上； 所述库位标签安装在档案储位下方的支撑横梁上；所述储位管理子系统包括储位自动识别 模块和档案自动识别模块；所述安全管理子系统包括监控模块和警报模块。
[0012] 优选的是，所述中心数据库作为所述档案自动管理系统的数据存取中心。
[0013] 优选的是，所述终端管理器作为所述档案自动管理系统的信息输入输出终端。
[0014] 优选的是，所述储位管理子系统负责将所述档案自动识别模块储存的档案盒编号 和所述储位自动识别模块储存的储位编号自动匹配。
[0015] 优选的是，所述读写器负责将所述中心数据库中的信息写入所述RFID标签或是 将所述RFID标签中的信息导入所述中心数据库。
[0016] 优选的是，所述RFID阅读器负责为档案管理员进行现场信息采集与通讯，档案管 理员将采集到的数据信息导入所述中心数据库中，进而为所述档案管理信息系统其它模块 的使用提供数据支持。
[0017] 优选的是，所述查询管理子系统提供档案编目查询、密级查询，并提供出库指令。
[0018] 优选的是，所述销毁管理子系统存储档案的保管期限。
[0019] 优选的是，所述RFID标签中的信息存储在所述RFID数据管理系统的所述中心数 据库中。
[0020] 优选的是，所述档案标签中存储的信息包括所述档案的类别、名称、编号、入库时 间、年份、保持期限、内容摘要、密级、重量、页码中的任一一项或任意组合。
[0021] 优选的是，所述库位标签中存储的信息包括储位类型信息、储位编号信息、存放的 档案编号区间信息、存放的档案编号区间数量信息中的任一一项或任意组合。
[0022] 优选的是，所有档案库中的档案都处于所述RFID阅读器的读取范围内。
[0023] 本实用新型的优点在于将RFID (Radio Frequency Identification无线射频识 另Ij)技术应用于档案管理，实现档案管理的数字化、自动化、智能化，同时，还能够实现对档 案管理技术的升级与改造，将RFID技术应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效 率，同时还有助于提高档案管理的安全性。具有下述优点：
[0024] 第一，非接触式数据采集。RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息 收集、交换与跟踪能力。档案管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅 读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩 减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。
[0025] 第二，快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID读写器可以同时从多个射频标签中 快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如某些RFID读写器可以 每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式的效率要提高数倍。
[0026] 第三，标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存 储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达IK甚至更大的容量。标签的内容可 以反复被擦写，而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。
[0027] 第四，安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种 高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
[0028] 第五，抗污染性和耐久性强。传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但 RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装 纸箱上，所以特别容易受到折损；RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。
[0029] 第六，体积小型化、形状多样化。RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需 为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外，标签更可往小型化与多样形态 发展，以应用于不同档案。
[0030] 第七，可重复使用。现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID标签则可以重 复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。
[0031] 第八，穿透性和无屏障阅读。在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料 等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没 有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。
[0032] 第九，标签具有防盗功能。配合门型通道天线可以很好的防止档案丢失，实现对档 案非法取走的报警功能。
【附图说明】
[0033] 为了使本实用新型便于理解，现在结合附图描述本实用新型的具体实施例。
[0034] 图1为本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理系统的一优选实施例的系统 结构示意图。
[0035] 图2示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理系统的一优选实施例的 档案入库流程图。
【具体实施方式】
[0036] 下面结合附图和优选的实施方式对本实用新型作进一步详细描述。
[0037] 图1示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理系统的一优选实施例的 系统结构示意图。本实用新型所