办公电话的自动管理系统及其管理方法与流程

本发明涉及办公管理通讯领域，具体涉及办公电话的自动管理系统及其管理方法。

背景技术：

传统的PBX(Private Branch Exchange，用户交换机)系统或者新型的电话软交换系统在现代企业日常办公中的应用，使得企业员工可以很方便的使用企业级分机号码进行沟通，大大提高办公效率。然而由于企业不可避免的人事变动，造成雇员需要对新的电话机申请分机号码或者修改已使用过的电话机的来电显示及其归属信息，从而造成其话机资源管理(电话机开通、电话机个人信息修改)常常成为一个比较重复繁琐的工作，尤其在拥有大规模办公系统的企业中，话机管理工作变得尤为繁重。因此实现电话机资源自动化管理、降低运维成本，成为解决企业通信系统一个重要的功能需求。

在移动互联网高速发展和智能手机广泛应用的今天，移动设备已经成为人们随身必备的通信工具。因此采用移动设备让用户自助完成个人电话机申请开通，电话机个人信息修改等需求成为解决企业办公电话机管理的一种重要途径。

技术实现要素：

本发明的目的在于为了解决现代企业办公电话日常开通方法复杂、个人信息维护成本高等问题的出现；提供一种办公电话的自动管理系统及其管理方法。

为了达到上述目的，本发明通过以下技术方案实现：

一种办公电话的自动管理系统，所述自动管理系统包含：

移动终端，扫描获取电话机的MAC地址，并发送用户申请分机电话请求；

管理服务器，与所述移动终端进行数据通讯；所述管理服务器获取、解析所述用户申请分机电话请求，并对所述用户申请分机电话请求进行判断；

办公电话系统，与所述管理服务器连接；所述办公电话系统根据所述管理服务器对所述用户申请分机电话请求的判断结果，获取所述管理服务器发出的控制信号进行处理。

较佳地，所述管理服务器包含：程序控制模块、数据存储器；所述数据存储器分别与所述程序控制模块、所述办公电话系统连接；

程序控制模块与所述移动终端进行数据通讯，并与所述办公电话系统连接；所述程序控制模块获取并解析所述用户申请分机电话请求；所述数据存储器存储分机电话资源表、员工信息表、空闲电话资源表以及电话机状态表；

所述程序控制模块调用所述分机电话资源表对所述用户申请分机电话请求进行判断；所述程序控制模块调用所述分机电话资源表、所述员工信息表、所述空闲电话资源表以及所述电话机状态表控制所述办公电话系统进行电话机的匹配、开通。

较佳地，所述办公电话系统包含：

多个电话机；

TFTP服务器，分别与多个所述电话机、所述程序控制模块连接；

电话交换机，分别与多个所述电话机、所述程序控制模块、所述数据存储器连接。

一种办公电话的自动管理系统的管理方法，所述管理方法包含：

移动终端获取任一被申请电话机的MAC地址并向管理服务器发送用户申请分机电话请求；

管理服务器获取所述用户申请分机电话请求，并判断对应用户是否已存在分机电话；当不存在时，进行分机电话申请流程；当存在时，进行分机电话信息维护流程；

在所述分机电话申请流程中，根据所述用户申请分机电话请求，所述管理服务器生成并存储分机电话信息，控制办公电话系统为所述被申请电话机进行开通操作，结束；

在所述分机电话信息维护流程中，根据所述用户申请分机电话请求，所述管理服务器更新并存储分机电话信息，控制所述办公电话系统为所述被申请电话机进行修改操作。

较佳地，在移动终端获取任一被申请电话机的MAC地址并向管理服务器发送用户申请分机电话请求的步骤中包含：

所述被申请电话机的MAC地址采用二维码方式进行编码生成MAC地址二维码；

所述移动终端通过扫描所述MAC地址二维码，获取并解析所述被申请电话机的MAC地址；

所述移动终端将用户的员工身份信息、所述被申请电话机的MAC地址生成所述用户申请分机电话请求并发送至所述管理服务器。

较佳地，在管理服务器获取所述用户申请分机电话请求，并判断对应用户是否已存在分机电话的步骤中包含：

通过调用所述管理服务器的数据存储器中的分机电话资源表，所述管理服务器的程序控制模块对所述用户申请分机电话请求进行判断；其中，所述分机电话资源表包含所述办公电话系统中每个用户的员工身份信息、分机号码以及对应的已占用电话机的MAC地址信息；

当所述程序控制模块在所述分机电话资源表中查找到所述申请分机电话请求中的所述员工身份信息时，表明所述用户已存在分机电话，进行分机电话信息维护流程，结束；

当所述程序控制模块在所述员工信息表中未查找到所述申请分机电话请求中的所述员工身份信息时，表明所述用户不存在分机电话，进行分机电话申请流程。

较佳地，在所述分机电话申请流程中包含：

所述程序控制模块从所述数据存储器中的空闲电话资源表随机获取空闲分机号码作为设定分配的分机号码、从所述数据存储器中的员工信息表获取所述用户的员工身份信息所对应的员工姓名；其中，所述员工信息表包含所述办公电话系统中每个用户的员工身份信息以及对应的员工姓名，所述空闲电话资源表包含所述办公电话系统中的所有空闲分机号码；

所述程序控制模块将所述设定分配的分机号码、所述员工身份信息、所述员工姓名以及所述被申请电话机的MAC地址生成配置文件，并将所述配置文件发送至所述办公电话系统的TFTP服务器；所述TFTP服务器将所述配置文件发送至所述被申请电话机；

所述程序控制模块将所述员工身份信息、所述被申请电话机的MAC地址以及所述设定分配的分机号码写入所述分机电话资源表中；所述数据存储器将所述设定分配的分机号码从所述空闲电话资源表中删除，并将所述设定分配的分机号码发送至所述办公电话系统的电话交换机；

所述程序控制模块根据所述被申请电话机的MAC地址，通过所述数据存储器中的电话机状态表判断当前电话机是否为已注册状态；其中，所述电话机状态表包含所述办公电话系统中多个所述电话机的MAC地址以及对应的注册状态信息；

当已注册时，所述程序控制模块控制所述被申请电话机进行重新启动操作；当未注册或未在所述电话机状态表中查找到所述被申请电话机状态时，所述程序控制模块发送电话机状态提示信息至所述移动终端；

当所述被申请电话机启动后，所述程序控制模块发送开通请求命令至所述电话交换机，所述被申请电话机解析所述配置文件并将其中的分机号码发送至所述电话交换机，所述电话交换机开通所述被申请电话机。

较佳地，在所述分机电话信息维护流程中包含：

所述程序控制模块通过将所述分机电话资源表中所述用户的员工身份信息对应的分机电话MAC地址改为所述被申请电话机的MAC地址，更新并保存所述分机电话资源表至所述数据存储器；

所述程序控制模块将所述用户对应的分机号码、所述员工身份信息、所述员工姓名以及所述被申请电话机的MAC地址生成配置文件，并将所述配置文件发送至所述办公电话系统的TFTP服务器；所述TFTP服务器将所述配置文件发送至所述被申请电话机；

所述程序控制模块通过所述电话机状态表判断当前电话机是否为已注册状态；当已注册时，所述程序控制模块控制所述被申请电话机进行重新启动操作；当未注册或未在所述电话机状态表中查找到所述被申请电话机状态时，所述程序控制模块发送电话机状态提示信息至所述移动终端；

当所述被申请电话机启动后，所述程序控制模块发送开通请求命令至所述电话交换机，所述被申请电话机解析所述配置文件并将其中的分机号码发送至所述电话交换机，所述电话交换机开通所述被申请电话机。

较佳地，在所述被申请电话被开通后，当使用所述被申请电话拨打所述办公电话系统中其他所述电话机时，其他所述电话机显示所述被申请电话的分机号码、员工姓名。

在符合本领域常识的基础上，上述各优选条件，可任意组合，即得本发明各较佳实例。

本发明的积极进步效果在于：

本发明公开的一种办公电话的自动管理系统及其管理方法，采用移动终端、管理服务器以及办公电话系统组建成办公电话的自动管理系统。首先，移动终端向管理服务器发送用户申请分机电话请求；其次，管理服务器获取用户申请分机电话请求，并判断对应用户是否已存在；当不存在时，进行分机电话申请流程；当存在时，进行分机电话信息维护流程。本发明能够利用移动终端将申请分机电话请求发送至管理服务器进行判断匹配后，实现分机电话的自动开通、信息维护；进而大大降低了企业日常办公的人员服务成本，并且降低了运营维护成本，同时提高了办公人员的日常工作效率。

附图说明

图1为本发明一种办公电话的自动管理系统的整体结构示意图。

图2为本发明一种办公电话的自动管理系统的管理方法的整体流程示意图。

具体实施方式

下面通过实施例的方式进一步说明本发明，但并不因此将本发明限制在所述的实施例范围之中。

如图1所示，一种办公电话的自动管理系统，自动管理系统包含：移动终端1、管理服务器2和办公电话系统3。管理服务器2与移动终端1进行数据通讯；办公电话系统3与管理服务器2连接。

本发明中，移动终端1用于扫描获取电话机31的MAC地址，并发送用户申请分机电话请求。管理服务器2获取并解析用户申请分机电话请求，并对用户申请分机电话请求进行判断。办公电话系统3根据管理服务器2对用户申请分机电话请求的判断结果要求进行处理。

如图1所示，管理服务器2包含：程序控制模块21、数据存储器22。数据存储器22分别与程序控制模块21、办公电话系统3连接；程序控制模块21与移动终端1进行数据通讯，并与办公电话系统3连接。

本发明中，程序控制模块21获取并解析用户申请分机电话请求；数据存储器22存储分机电话资源表、员工信息表、空闲电话资源表以及电话机状态表。

程序控制模块21调用分机电话资源表对用户申请分机电话请求进行判断；程序控制模块21调用分机电话资源表、员工信息表、空闲电话资源表以及电话机状态表控制办公电话系统3进行电话机31的匹配、开通。

如图1所示，办公电话系统3包含：多个电话机31、TFTP服务器32与电话交换机33。其中，TFTP服务器32分别与多个电话机31、程序控制模块21连接；电话交换机33分别与多个电话机31、程序控制模块21、数据存储器22连接。

本实施例中，办公电话系统3中的每个电话机31包含有经二维码进行编码的MAC地址。

如图2所示，一种办公电话的自动管理系统的管理方法，管理方法包含：

S1，移动终端1获取任一被申请电话机31的MAC地址并向管理服务器2发送用户申请分机电话请求。该步骤S1包含：

被申请电话机31的MAC地址采用二维码方式进行编码生成MAC地址二维码。

移动终端1通过扫描MAC地址二维码，获取并解析被申请电话机31的MAC地址。

移动终端1将用户的员工身份信息、被申请电话机31的MAC地址生成用户申请分机电话请求发送至管理服务器2。

本实施例中，用户通过移动终端1通过扫描被申请电话机31的MAC地址二维码，用户将员工身份信息写入移动终端1，移动终端1将上述信息进行处理后生成用户申请分机电话请求无线传输至管理服务器2。

S2，管理服务器2获取用户申请分机电话请求，并判断对应用户是否已存在；当不存在时，进行分机电话申请流程；当存在时，进行分机电话信息维护流程。该步骤S2包含：

管理服务器2的程序控制模块21通过调用管理服务器2的数据存储器22中的分机电话资源表对用户申请分机电话请求进行判断。其中，分机电话资源表包含：办公电话系统3中每个用户的员工身份信息、分机号码以及对应的已占用电话机31的MAC地址信息。

当程序控制模块21在分机电话资源表中查找到申请分机电话请求中的员工身份信息时，表明用户已存在分机电话，进行分机电话信息维护流程，结束。

当程序控制模块21在员工信息表中未查找到申请分机电话请求中的员工身份信息时，表明用户不存在分机电话，进行分机电话申请流程。

本实施例中，程序控制模块21获取申请分机电话请求后，查询数据存储器22中的分机电话资源表，从而确定该用户提出上述申请分机电话请求的目的是申请新的分机号码以及分机电话或仅是需要申请新的分机电话。

S3，在分机电话申请流程中，根据用户申请分机电话请求，管理服务器2生成并存储分机电话信息，控制办公电话系统3为被申请电话机31进行开通操作，结束。该步骤S3包含：

程序控制模块21从数据存储器22中的空闲电话资源表随机获取空闲分机号码作为设定分配的分机号码、从数据存储器22中的员工信息表获取用户的员工身份信息所对应的员工姓名。其中，员工信息表包含办公电话系统3中每个用户的员工身份信息以及对应的员工姓名，空闲电话资源表包含办公电话系统3中的所有空闲分机号码。

本实施例中，员工信息表中的员工姓名为该用户的中文姓名拼音或是该用户的英文名字。

程序控制模块21将设定分配的分机号码、员工身份信息、员工姓名以及被申请电话机31的MAC地址生成配置文件，并将配置文件发送至办公电话系统3的TFTP服务器32。TFTP服务器32将配置文件发送至被申请电话机31。

程序控制模块21将员工身份信息、被申请电话机31的MAC地址以及设定分配的分机号码写入分机电话资源表中；数据存储器22将空闲电话资源表中对应的分机号码删除；数据存储器将设定分配的分机号码发送至办公电话系统3的电话交换机33。

程序控制模块21根据被申请电话机31的MAC地址，通过数据存储器22中的电话机状态表判断当前电话机31是否为已注册状态。其中，电话机状态表包含办公电话系统3中多个电话机31的MAC地址以及对应的注册状态信息。

当已注册时，程序控制模块21控制被申请电话机31进行重新启动操作；当未注册或未在电话机状态表中查找到被申请电话机31状态时，程序控制模块21发送电话机31状态提示信息至移动终端1。

当被申请电话机31启动后，程序控制模块21发送开通请求命令至电话交换机33，被申请电话机31解析配置文件并将其中的分机号码发送至电话交换机33，电话交换机33开通被申请电话机31。

被申请电话被开通后，当使用被申请电话拨打办公电话系统3中其他电话机31时，其他电话机31显示被申请电话的分机号码、员工姓名。

本实施例中，当完成分机电话申请流程后，数据存储器22中的空闲电话资源表、分机电话资源表、电话机状态表均通过程序控制模块21进行更新。其中程序控制模块21将电话机状态表中该被申请电话机31对应的注册状态更新为已注册。

S4，在分机电话信息维护流程中，根据用户申请分机电话请求，管理服务器2更新并存储分机电话信息，控制办公电话系统3为被申请电话机31进行修改操作。该步骤S4包含：

程序控制模块21通过将分机电话资源表中用户的员工身份信息对应的分机电话MAC地址改为被申请电话机31的MAC地址，更新分机电话资源表。

程序控制模块21将用户对应的分机号码、员工身份信息、员工姓名以及被申请电话机31的MAC地址生成配置文件，并将配置文件发送至办公电话系统3的TFTP服务器32；TFTP服务器32将配置文件发送至被申请电话机31。

程序控制模块21通过电话机状态表判断当前电话机31是否为已注册状态；当已注册时，程序控制模块21控制被申请电话机31进行重新启动操作；当未注册或未在电话机状态表中查找到被申请电话机31状态时，程序控制模块21发送电话机31状态提示信息至移动终端1。

当被申请电话机31启动后，程序控制模块21发送开通请求命令至电话交换机33，被申请电话机31解析配置文件并将其中的分机号码发送至电话交换机33，电话交换机33开通被申请电话机31。

被申请电话被开通后，当使用被申请电话拨打办公电话系统3中其他电话机31时，其他电话机31显示被申请电话的分机号码、员工姓名。

本实施例中，当完成分机电话信息维护流程后，数据存储器22中的分机电话资源表、电话机状态表均通过程序控制模块21进行更新。其中，程序控制模块21将电话机状态表中该被申请电话机31对应的注册状态更新为已注册。

虽然以上描述了本发明的具体实施方式，但是本领域的技术人员应当理解，这些仅是举例说明，本发明的保护范围是由所附权利要求书限定的。本领域的技术人员在不背离本发明的原理和实质的前提下，可以对这些实施方式做出多种变更或修改，但这些变更和修改均落入本发明的保护范围。