本发明涉及邮件管理领域，具体涉及一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略。
背景技术
电子邮件作为管理文件，使得包含在这些电子邮件中的信息能有助于提高工作效率，给拥有一定权限的用户方便的检索和浏览，在适当的时候可以作为档案使用成为证据或者文献资料。
从实践运用来看，高校电子邮件系统多用来流转文件草案、分发备忘录、散发指令、支持高校运作、传送高校文件等。高校电子邮件具有显著特点，其不拘形式与动态性特征会使电子邮件在信息生命周期管理过程中产生风险，尤其是当前法律体系对电子邮件的相关规定不完善，也可能会产生法律问题。高校电子邮件通常是高校日常业务中发送的具有重要价值的信息，这也决定了高校电子邮件具有较高的信息价值，并且其仅对拥有权限的用户服务。高校电子邮件还具有易逝性和不稳定性特点，这也是数字信息自身的特征所决定的。
技术实现要素：
为解决上述问题，本发明提供了一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略。
为实现上述目的，本发明采取的技术方案为：
基于全生命周期理论的电子邮件管理策略，包括以下阶段：
(1)电子邮件信息创建阶段管理
邮件收到后，需对电子邮件进行分类与标识，确定它是否是被创建或接收，确定这条邮件消息是何种类型的文件；如果这个邮件被认为是非记录材料，应当被立即删除，其包括：个人邮件、垃圾邮件及未经请求的邮件；如果邮件消息是和业务相关的，那么应该判断接收到的消息是哪类消息，并申请适当时间的保存期；
(2)电子邮件信息保护阶段管理
电子邮件信息保护阶段包括保留责任、备份及系统安全，保密性3个方面的管理；
第一方面：保留责任
一旦电子邮件消息被决定需要保留，需要确定如何负责保存它，是发送方还是接收方；
第二方面：备份和系统安全
系统应定期备份来防止系统错误、非故意的删除或者篡改；同时单位需要制定关于处理、保障电子邮件安全级访问系统的规程，通过维护查录索引来跟踪文件，记录系统中邮件消息的任何变化；
第三方面：电子邮件的保密性
电子邮件交流应该遵循一个假设，一封邮件可以被很多人阅读，而不只是指定的接收方，敏感的或者是机密信息需采用适当的加密协议来保证邮件的安全；
(3)电子邮件信息访问阶段管理
用于公共查阅的电子邮件必须在它们的整个保存期间都能访问，并且应当支持一种及时有效的检索方式；需开发一个标准的文档命名、归档、索引和检索系统，协助维持一个单位在邮件的保留期内对邮件的可访问性；
(4)电子邮件信息迁移阶段的管理
根据电子邮件的存储时间长短或价值，在存储系统中建立服务等级层次，部署初始信息管理工具，将邮件信息自动迁移到相应的服务等级层次中；
(5)电子邮件信息归档阶段管理
电子邮件系统管理员应当制定政策和系统来确保电子邮件记录被适当的保存、保护；具有长期价值的邮件记录应当被储存在一个具有适当安全措施来保护记录不受改变或损坏，并且可以提供定期回溯；
(6)电子邮件信息处理阶段的管理
当保留期满，非永久性保留记录需要被删除，需制定完备的邮件消息破坏政策，确保邮件消息被完全移除。
进一步地，在电子邮件系统日常运行阶段，增加管理跟踪子系统，实时跟踪邮件产生、投递、接收、存储等各环节的敏感信息，并对可疑邮件的有关信息传递给管理者。
进一步地，采用主动动态群组管理协议，用于组建有时间戳记和安全标记的邮件用户组，标记需群组中每位成员确认方可进行群发，此后该群组内群发邮件将不再被反垃圾邮件系统拦截。
本发明给出具有较为规范和推广价值的电子邮件各生命周期阶段的管理策略，创建全生命周期的邮件管理跟踪子系统及用户管理分析系统，与现有电子邮件系统相结合，实时跟踪邮件产生、投递、接收、存储等各环节的敏感信息，并对可疑邮件的有关信息传递给管理者，加强反垃圾邮件策略。通过使用全生命周期管理方法，除对在校教师、在校生、离校人员等进行分类管理，形成不同访问权限，用于校园网认证一键登录的凭证外，需要针对多年积累的用户信息、邮件信息等进行全生命周期的数据挖掘分析，为学校其他管理部门提供有效管理依据。
具体实施方式
为了使本发明的目的及优点更加清楚明白，以下结合实施例对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
本发明实施例的一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略，包括以下阶段：
(1)电子邮件信息创建阶段管理
邮件收到后，需对电子邮件进行分类与标识，确定它是否是被创建或接收，确定这条邮件消息是何种类型的文件；如果这个邮件被认为是非记录材料，应当被立即删除，其主要包括：个人邮件、垃圾邮件及未经请求的邮件；如果邮件消息是和业务相关的，那么应该判断接收到的消息是哪类消息，并申请适当时间的保存期；
(2)电子邮件信息保护阶段管理
电子邮件信息保护阶段包括保留责任、备份及系统安全，保密性3个方面的管理；
第一方面：保留责任
一旦电子邮件消息被决定需要保留，需要确定如何负责保存它，是发送方还是接收方；
第二方面：备份和系统安全
系统应定期备份来防止系统错误、非故意的删除或者篡改；定期备份程序的目的是可以紧急恢复，但是它不能作为电子邮件长期记录保存的方法，可以保证电子邮件记录成为单位活动的可靠证据，提供管理、审核和法律责任；同时单位需要制定关于处理、保障电子邮件安全级访问系统的规程，通过维护查录索引来跟踪文件，记录系统中邮件消息的任何变化；
第三方面：电子邮件的保密性
电子邮件消息发送要经过若干电脑和网络，有可能在中途任一个节点被捕获查阅。电子邮件交流应该遵循一个假设，一封邮件可以被很多人阅读，而不只是指定的接收方，敏感的或者是机密信息需采用适当的加密协议来保证邮件的安全；
(3)电子邮件信息访问阶段管理
由于电子邮件是公共记录，它和单位的其它公共记录一样受同一个公开记录要求的约束。用于公共查阅的电子邮件必须在它们的整个保存期间都能访问，并且应当支持一种及时有效的检索方式；需开发一个标准的文档命名、归档、索引和检索系统，协助维持一个单位在邮件的保留期内对邮件的可访问性；
(4)电子邮件信息迁移阶段的管理
所有的电子邮件并不具有同样的价值，它们不必保留相同的时间。电子邮件中的信息，创建原因，以及其行政、财政、法律或者历史价值决定了它是哪一种消息。一些电子邮件只具有次要管理记录。当电子邮件被用于传送有重大行政、法律、研究或者具有其它价值的纪录，需要长期保留。根据电子邮件的存储时间长短或价值，在存储系统中建立服务等级层次，部署初始信息管理工具，将邮件信息自动迁移到相应的服务等级层次中；
(5)电子邮件信息归档阶段管理
电子邮件系统管理员应当制定政策和系统来确保电子邮件记录被适当的保存、保护；具有长期价值的邮件记录应当被储存在一个具有适当安全措施来保护记录不受改变或损坏，并且可以提供定期回溯；
(6)电子邮件信息处理阶段的管理
当保留期满，非永久性保留记录需要被删除，需制定完备的邮件消息破坏政策，确保邮件消息被完全移除。
本实施例中，在电子邮件系统日常运行阶段，增加管理跟踪子系统，实时跟踪邮件产生、投递、接收、存储等各环节的敏感信息，并对可疑邮件的有关信息传递给管理者。
本实施例中，采用主动动态群组管理协议，用于组建有时间戳记和安全标记的邮件用户组，标记需群组中每位成员确认方可进行群发，此后该群组内群发邮件将不再被反垃圾邮件系统拦截。
以上所述仅是本发明的优选实施方式，应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以作出若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。