一种基于互联网的文件流转方法与流程

本发明涉及智能办公技术领域，特别是涉及一种基于互联网的文件流转方法。

背景技术：

在大中型企业的办公过程中，常常需要不同部门或不同领导对文件进行审阅或签字，当办事人员(组员)找对应领导(签字人员)签字，而领导刚好不在办公室的时候会出现文件审签效率低的情况，一份文件往往需要很长时间才能完成所有领导的审签确认步骤，造成文件流转时间长、办公效率低下。如果各部门都将需要签字的文件交由对应的文职人员或秘书代为转签，又不利于组员和签字人员对各种文件进行管理，容易造成文件的丢失或混淆。

技术实现要素：

根据上述背景技术的不足，现提出本发明要解决的技术问题是现代办公过程中对文件的签阅管理不方便的问题，本发明通过对互联网的运用，使得签字人员可以很方便的对各种需要签字的文件进行管理，办事人员也可以很方便的对已签/已阅文件进行跟踪和收取，提高办公效率，降低办公过程中的错误，还可避免文件的丢失。

为实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

一种基于互联网的文件流转方法，包括如下步骤：

s1、组员存放待签/待阅文件；

s2、签字人员收取待签/待阅文件；

s3、签字人员存放已签/已阅文件；

s4、组员收取已签/已阅文件。

优选的，所述步骤s1中组员存放待签/待阅文件包括如下步骤：

s11、组员身份识别；

s12、选择对应签字人员；

s13、发放文件的临时身份附属卡；

s14、服务器识别临时身份附属卡后自动分配文件储存单元并打开该文件储存单元格；

s15、将卡档放入打开的文件储存单元格。

优选的，所述步骤s11中，组员身份识别包括如下步骤：

s111、向服务器发送存放待签/待阅文件指令；

s112、对服务器提供的二维码进行扫描；

s113、服务器根据扫描设备进行人员识别。

优选的，所述步骤s2中，签字人员收取待签/待阅文件包括如下步骤：

s21、签字人员身份识别；

优选的，签字人员身份识别包括两种方式：

方式1：签字人员在文件储存终端处用签字人员对应的签字卡刷卡即可进行签字人员身份识别。

方式2：

s211、签字人员向服务器发送收取待签/待阅文件指令，服务器接收到指令后提供一个二维码；

s212、对服务器提供的二维码进行扫描；

s213、服务器根据扫描设备进行人员识别。

s22、显示对应签字人员的待签/待阅文件列表；

s23、向服务器发出取出选择的待签/待阅文件指令；

s24、打开对应的待签/待阅文件储存的文件储存单元格；

s25、取走卡档。

优选的，所述步骤s3中，签字人员存放已签/已阅文件包括如下步骤：

s31、使用要存放的已签/已阅文件对应的临时身份附属卡刷卡；

s32、打开临时身份附属卡对应的文件储存单元格；

s33、将卡档放入打开的文件储存单元格。

优选的，所述步骤s4中，组员收取已签/已阅文件包括如下步骤：

s41、组员身份识别；

s42、显示可取出文件；

s43、向服务器发出取出已签/已阅文件指令；

s44、打开对应的已签/已阅文件储存的文件储存单元格；

s45、取走卡档后，将临时身份附属卡归还。

优选的，所述步骤s41中，组员身份识别包括如下步骤：

s411、向服务器发送取出已签/已阅文件指令；

s412、对服务器提供的二维码进行扫描；

s413、服务器根据扫描设备进行人员识别。

有益效果在于：

1、本发明通过对互联网的运用，使得办事人员和签字人员可以很方便的对各种需要签字的文件进行管理，办事人员只需要将需要流转的文件放置在对应的文件储存单元中等待审签，在未签阅前可以撤回未完善的文件，也可以无须身处设备附近就可通过移动终端查询文件签阅状态。若同一签字人员涉及多处办公地点签字，可以通过移动终端查询哪些位置有文件等待签阅；或者同一办事员涉及多份文件分别要在多地点进行审签，也可以通过移动终端查询跟踪文件的签署情况，查询哪些文件已经审签完成可以直接领取，办事人员和签字人员双方都可以提高办公效率。

附图说明

图1是本发明的方法流程图；

图2是本发明中组员存放待签/待阅文件的流程图；

图3是本发明中签字人员收取待签/待阅文件的流程图；

图4是本发明中签字人员存放已签/已阅文件的流程图；

图5是本发明中组员收取已签/已阅文件的流程图。

具体实施方式

下面结合附图对本发明作进一步说明：

实施例1：

如1所示，一种基于互联网的文件流转方法，包括如下步骤：

s1、组员存放待签/待阅文件；如图2所示，组员存放待签/待阅文件包括如下步骤：

s11、组员身份识别，组员身份识别包括如下步骤：

s111、向服务器发送存放待签/待阅文件指令，服务器接收到指令后提供一个二维码；

s112、对服务器提供的二维码进行扫描；

s113、服务器根据扫描设备进行人员识别。

s12、组员身份识别后，组员选择对应签字人员。

s13、服务器收到组员选择的签字人员指令后，打开备用卡槽，发放文件的临时身份附属卡；

s14、服务器识别临时身份附属卡后自动分配文件储存单元并打开该文件储存单元格；

s15、组员将卡档放入打开的文件储存单元格；

s16、自动或手动关闭文件储存单元格。

s2、签字人员收取待签/待阅文件；如图3所示，签字人员收取待签/待阅文件包括如下步骤：

s21、签字人员身份识别，签字人员身份识别有两种方式:

方式1：签字人员在文件储存终端处用签字人员对应的签字卡刷卡即可进行签字人员身份识别。

方式2：

s211、签字人员向服务器发送收取待签/待阅文件指令，服务器接收到指令后提供一个二维码；

s212、对服务器提供的二维码进行扫描；

s213、服务器根据扫描设备进行人员识别。这样设置，一个智能文件储存终端可供多个签字人员进行使用。也方便不愿随身带卡的签字人员。

s22、文件储存终端显示对应签字人员的待签/待阅文件列表；

s23、向服务器发出取出选择的待签/待阅文件指令，签字人员在文件储存终端上进行选择要取出的待签/待阅文件；

s24、打开对应的待签/待阅文件储存的文件储存单元格，服务器接收到签字人员选择的要取出的待签/待阅文件目录后，打开对应的文件储存单元格；

s25、取走卡档，取走卡档后文件储存单元格自动或手动关闭。

s3、签字人员存放已签/已阅文件，如图4所示，签字人员存放已签/已阅文件包括如下步骤：

s31、签字人员使用要存放的已签/已阅文件对应的临时身份附属卡刷卡，由于临时身份附属卡对应了该文件以及该文件暂存的文件储存单元格，通过识别该临时身份附属卡，即可识别出文件及对应文件储存单元。

s32、服务器识别临时身份附属卡，即可打开临时身份附属卡对应的文件储存单元格；

s33、签字人员将卡档放入打开的文件储存单元格。

s34、自动或手动关闭该文件储存单元格。

s4、组员收取已签/已阅文件，如图5所示，组员收取已签/已阅文件包括如下步骤：

s41、组员身份识别，包括如下步骤：

s411、向服务器发送取出已签/已阅文件指令；

s412、对服务器提供的二维码进行扫描；

s413、服务器根据扫描设备进行人员识别。

s42、显示可取出文件，文件储存终端显示对应组员可取出的已签/已阅文件列表；

s43、向服务器发出取出已签/已阅文件指令，组员在文件储存终端上进行选择要取出的已签/已阅文件；

s44、打开对应的已签/已阅文件储存的文件储存单元格，服务器接收到组员选择的要取出的已签/已阅文件目录后，打开对应的文件储存单元格；

s45、取走卡档后，将临时身份附属卡归还备用卡槽中。

s46、该文件储存单元格自动或手动关闭。

本实施例中服务器为微信服务器，签字人员通过文件储存终端事先在微信服务器登记注册后，签字人员获得相应的存取签阅等权限。组员在步骤s11中进行身份识别时，服务器自动注册组员信息并赋予组员相应的文件存取、流程终止等权限。当文件储存终端储存文件发生变化时，文件储存终端实时将变化情况发送至服务器，签字人员和组员均可通过移动终端实时进行文件状态的查询。在文件流转的过程中，签字人员与组员均可在另一方进行下一步操作之前重复自己的上一部操作，例如：组员在存放待签/待阅文件后，发现文件错误，可在签字人员收取待签/待阅文件之前，在文件储存终端进行身份识别后，中止文件流转，取出待签/待阅文件，重新放入正确的文件；签字人员在存放已签/已阅文件后，希望更改签字结果，可在组员收取已签/已阅文件之前，在文件储存终端进行身份识别后，中止文件流转，取出已签/已阅文件，修改后重新放入文件储存单元中，继续进行后续流转步骤。文件流转的过程中，当文件不处于存入状态时，组员可直接终止流转流程。例如由于各种原因文件已不再需要流转，组员可不存入或取出已存文件后终止流程；又或者是办事员直接从签字人员那里获得了已签字文件，文件已没必要存入，组员也可直接终止流程。

以上显示和描述了本发明的基本原理、主要特征和优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是说明本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下，本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明范围内。