一种知识产权电子文件的管理方法与流程

本发明涉及一种管理方法，具体为一种知识产权电子文件的管理方法，属于电子文件管理应用技术领域。

背景技术：

知识产权，也称其为“知识所属权”，指“权利人对其智力劳动所创作的成果和经营活动中的标记、信誉所依法享有的专有权利”，一般只在有限时间内有效，随着时代的发展，知识产权受到越来越高的重视。

由于知识产权一般来说都是书面上的文字以及图纸，所以对于知识产权电子文件的保存就尤为重要。因此，针对上述问题提出一种知识产权电子文件的管理方法。

技术实现要素：

本发明的目的就在于为了解决上述问题而提供一种知识产权电子文件的管理方法。

本发明通过以下技术方案来实现上述目的，一种知识产权电子文件的管理方法，所述管理方法包括如下步骤：

(1)病毒检测，初次保存的电子文件在存入数据库之前通过两个以上的杀毒软件进行检测，在进行软件杀毒时，通过u盘等便携式存储设备进行转存操作，无毒文件标记为安全文件；

(2)文件分类，经过步骤(1)中的病毒检测以及杀毒后的安全文件转存至分类空间中，根据文件中知识产权的类别、申请时间、授权时间以及申请内容的类型进行分类；

(3)文件分类储存，先按照类别将文件放入对应的类别的文件夹中，然后以申请内容的分类，将其放入对应的分类的文件中，放入上述的文件中后，根据申请时间以及授权时间将其放入同批时间段内申请和授权对的文件夹中，然后将整个电子文件上传至服务器中；

(4)文件上传，电子文件在上传至服务器之前，上传人需要获取权限，同时也要及时报备所上传文件的类别、申请时间、授权时间以及申请内容的类型；

(5)文件调用，确立部门或个人的权限是否可调用所需文件，若符合权限要求，则直接调用，若不符，则向上级机构申请权限后调用，需要下载时，将经过病毒查杀的便携式储存设备连接至服务器中，然后进行下载。

优选的，所述步骤(3)中所有的电子文件均放置在同一个服务器中，各部门或是个人通过授予的权限调用相关电子文件。

优选的，所述步骤(3)中经过分类储存的电子文件在储存之前进行书面建档，即将待储存的电子文件进行书面打印形成纸质文件，同时用于申请知识产权相关的图纸以等比例打印后与纸质文件一同保存。

优选的，所述步骤(1)中当病毒检测软件检测出待储存的电子文件中有病毒后，对其进行标记，标记为危险文件，然后对其杀毒，同时对其储存设备进行病毒查杀。

优选的，所述步骤(2)中的分类方法的步骤如下：

a、判断类别，分辨文件中的知识产权属于发明、实用新型、商标还是外观专利，然后进行分类放置；

b、辨别申请文件内容所属类别，依据电子文件中内容所属的技术领域进行分类，将同种技术领域的电子文件存放在一起；

c、根据时间线放置电子文件，根据电子文件中知识产权的申请时间以及授权时间分类放置，在放置时根据年以及月为单位设置不同的文件夹。

优选的，所述步骤(3)中的服务器登录密码三至四个月更换一次，对于服务器各级权限的被授权人员做好安全教育，及时通知所更换的密码，同时各级权限所下载的文件均需备份，记录成册。

优选的，所述步骤(4)中上传文件的权限获取必须由上级领导或是机构进行授权，同时授权分为临时授权和永久授权，临时授权时间不超过一天。

优选的，所述步骤(4)文件上传的过程中对于文件的分类方法与步骤(2)中的分类方法一致。

优选的，所述步骤(5)中申请权限的过程中，需要对上级机构或个人进行申请，同时该授权为临时授权。

优选的，所述步骤(5)中文件调用需要记录调用人以及调用用途、时间等，调用后记录成册，便于查阅。

本发明的有益效果是：本发明中的管理方法可以有效的对知识产权的电子文件进行分类保存，同时保存的过程中以纸质、电子档案以及服务器云储存三种方式保存电子文件，安全有效，同时也便于调用相关的知识产权信息，有着较高实用价值。

附图说明

图1为本发明的方法流程图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

实施例一：

一种知识产权电子文件的管理方法，所述管理方法包括如下步骤：

(1)病毒检测，初次保存的电子文件在存入数据库之前通过两个以上的杀毒软件进行检测，在进行软件杀毒时，通过u盘等便携式存储设备进行转存操作，无毒文件标记为安全文件；

(2)文件分类，经过步骤(1)中的病毒检测以及杀毒后的安全文件转存至分类空间中，根据文件中知识产权的类别、申请时间、授权时间以及申请内容的类型进行分类；

(3)文件分类储存，先按照类别将文件放入对应的类别的文件夹中，然后以申请内容的分类，将其放入对应的分类的文件中，放入上述的文件中后，根据申请时间以及授权时间将其放入同批时间段内申请和授权对的文件夹中，然后将整个电子文件上传至服务器中；

(4)文件上传，电子文件在上传至服务器之前，上传人需要获取权限，同时也要及时报备所上传文件的类别、申请时间、授权时间以及申请内容的类型；

(5)文件调用，确立部门或个人的权限是否可调用所需文件，若符合权限要求，则直接调用，若不符，则向上级机构申请权限后调用，需要下载时，将经过病毒查杀的便携式储存设备连接至服务器中，然后进行下载。

进一步的，所述步骤(3)中所有的电子文件均放置在同一个服务器中，各部门或是个人通过授予的权限调用相关电子文件。

进一步的，所述步骤(3)中经过分类储存的电子文件在储存之前进行书面建档，即将待储存的电子文件进行书面打印形成纸质文件，同时用于申请知识产权相关的图纸以等比例打印后与纸质文件一同保存。

进一步的，所述步骤(1)中当病毒检测软件检测出待储存的电子文件中有病毒后，对其进行标记，标记为危险文件，然后对其杀毒，同时对其储存设备进行病毒查杀。

进一步的，所述步骤(2)中的分类方法的步骤如下：

a、判断类别，分辨文件中的知识产权属于商标还是外观专利，然后进行分类放置；

b、辨别申请文件内容所属类别，依据电子文件中内容所属的技术领域进行分类，将同种技术领域的电子文件存放在一起；

c、根据时间线放置电子文件，根据电子文件中知识产权的申请时间以及授权时间分类放置，在放置时根据年以及月为单位设置不同的文件夹。

进一步的，所述步骤(3)中的服务器登录密码三至四个月更换一次，对于服务器各级权限的被授权人员做好安全教育，及时通知所更换的密码，同时各级权限所下载的文件均需备份，记录成册。

进一步的，所述步骤(4)中上传文件的权限获取必须由上级领导或是机构进行授权，同时授权分为临时授权和永久授权，临时授权时间不超过一天。

进一步的，所述步骤(4)文件上传的过程中对于文件的分类方法与步骤(2)中的分类方法一致。

进一步的，所述步骤(5)中申请权限的过程中，需要对上级机构或个人进行申请，同时该授权为临时授权。

进一步的，所述步骤(5)中文件调用需要记录调用人以及调用用途、时间等，调用后记录成册，便于查阅。

上述管理方法适用于商标以及外观专利的管理。

实施例二：

一种知识产权电子文件的管理方法，所述管理方法包括如下步骤：

(1)病毒检测，初次保存的电子文件在存入数据库之前通过两个以上的杀毒软件进行检测，在进行软件杀毒时，通过u盘等便携式存储设备进行转存操作，无毒文件标记为安全文件；

(2)文件分类，经过步骤(1)中的病毒检测以及杀毒后的安全文件转存至分类空间中，根据文件中知识产权的类别、申请时间、授权时间以及申请内容的类型进行分类；

(3)文件分类储存，先按照类别将文件放入对应的类别的文件夹中，然后以申请内容的分类，将其放入对应的分类的文件中，放入上述的文件中后，根据申请时间以及授权时间将其放入同批时间段内申请和授权对的文件夹中，然后将整个电子文件上传至服务器中；

(4)文件上传，电子文件在上传至服务器之前，上传人需要获取权限，同时也要及时报备所上传文件的类别、申请时间、授权时间以及申请内容的类型；

(5)文件调用，确立部门或个人的权限是否可调用所需文件，若符合权限要求，则直接调用，若不符，则向上级机构申请权限后调用，需要下载时，将经过病毒查杀的便携式储存设备连接至服务器中，然后进行下载。

进一步的，所述步骤(3)中所有的电子文件均放置在同一个服务器中，各部门或是个人通过授予的权限调用相关电子文件。

进一步的，所述步骤(3)中经过分类储存的电子文件在储存之前进行书面建档，即将待储存的电子文件进行书面打印形成纸质文件，同时用于申请知识产权相关的图纸以等比例打印后与纸质文件一同保存。

进一步的，所述步骤(1)中当病毒检测软件检测出待储存的电子文件中有病毒后，对其进行标记，标记为危险文件，然后对其杀毒，同时对其储存设备进行病毒查杀。

进一步的，所述步骤(2)中的分类方法的步骤如下：

a、判断类别，分辨文件中的知识产权属于发明还是实用新型，然后进行分类放置；

b、辨别申请文件内容所属类别，依据电子文件中内容所属的技术领域进行分类，将同种技术领域的电子文件存放在一起；

c、根据时间线放置电子文件，根据电子文件中知识产权的申请时间以及授权时间分类放置，在放置时根据年以及月为单位设置不同的文件夹。

进一步的，所述步骤(3)中的服务器登录密码三至四个月更换一次，对于服务器各级权限的被授权人员做好安全教育，及时通知所更换的密码，同时各级权限所下载的文件均需备份，记录成册。

进一步的，所述步骤(4)中上传文件的权限获取必须由上级领导或是机构进行授权，同时授权分为临时授权和永久授权，临时授权时间不超过一天。

进一步的，所述步骤(4)文件上传的过程中对于文件的分类方法与步骤(2)中的分类方法一致。

进一步的，所述步骤(5)中申请权限的过程中，需要对上级机构或个人进行申请，同时该授权为临时授权。

进一步的，所述步骤(5)中文件调用需要记录调用人以及调用用途、时间等，调用后记录成册，便于查阅。

上述管理方法适用于发明和实用新型的管理。

对于本领域技术人员而言，显然本发明不限于上述示范性实施例的细节，而且在不背离本发明的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体形式实现本发明。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性的，而且是非限制性的，本发明的范围由所附权利要求而不是上述说明限定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化囊括在本发明内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要求。

此外，应当理解，虽然本说明书按照实施方式加以描述，但并非每个实施方式仅包含一个独立的技术方案，说明书的这种叙述方式仅仅是为清楚起见，本领域技术人员应当将说明书作为一个整体，各实施例中的技术方案也可以经适当组合，形成本领域技术人员可以理解的其他实施方式。