会议室资源管理方法和系统与流程

本发明涉及会议室资源管理技术领域，具体涉及一种会议室资源管理方法和系统。

背景技术：

会议室的预约已经做到了线上化，用户可以通过软件或平台远程预约会议室或共享公共空间，但是存在很多资源浪费的情况，例如预约了会议室但是大量存在迟到现象，并且有人中途离开时间比较长，浪费资源。

由于不能准确的探测出空间内是否有人员存在，也不能自动的将空占的资源进行释放，导致资源的利用率比较低，资源的预约效率也比较低。

技术实现要素：

本发明实施例提供一种会议室资源管理方法和系统，用于减少共享的会议室资源的管理难度，实现自动化的管理，提高资源的利用率。

采用的技术方案如下：

第一方面，提供一种会议室资源管理方法，用于会议室资源管理系统，该会议室资源管理系统包括会议室预定系统、与会议室预定系统通信的监控服务器、以及与监控服务器通信的多个监控子系统；所述方法包括：监控服务器从会议室预定系统获取会议室预定信息；监控服务器基于预设的业务逻辑，按照会议室预定信息中目标会议室的预约时间，控制相应的监控子系统启动对目标会议室的空间资源探测；监控服务器获取监控子系统返回的探测结果，并将探测结果上报会议室预定系统；若探测结果为预约目标会议室的人员未按照预约时间使用目标会议室，则，由会议室预定系统向相应的用户终端发送提示信息，和/或，由监控服务器指示会议室预定系统对目标会议室进行资源释放。

第二方面，提供一种会议室资源管理系统，该会议室资源管理系统包括会议室预定系统、与会议室预定系统通信的监控服务器、以及与监控服务器通信的多个监控子系统，其中：会议室预定系统，用于向监控服务器提供会议室预定信息，获取监控服务器返回的探测结果；监控服务器，用于从会议室预定系统获取会议室预定信息，基于预设的业务逻辑，按照会议室预定信息中目标会议室的预约时间，控制相应的监控子系统启动对目标会议室的空间资源探测，获取监控子系统返回的探测结果，并将探测结果上报会议室预定系统；监控子系统，用于在监控服务器控制下对目标会议室进行空间资源探测，并返回探测结果；会议室预定系统，还用于若探测结果为预约目标会议室的人员未按照预约时间使用目标会议室，则，由向相应的用户终端发送提示信息，和/或，根据监控服务器的指示对目标会议室进行资源释放。

本发明的监控子系统可采用现有的红外传感技术或微波技术等实现空间资源探测。对空间内人员的探测已经有比较成熟的方案，市场上有很多基于红外传感技术探测空间内是否有人移动，也有利用微波技术进行人员探测的方案，能够识别空间内是否有人员存在。

本发明基于空间探测技术，根据会议室的预约情况对会议室进行空间资源探测。在约定时间内如果探测到会议室有预约但是没有使用的情况，则可警告预约人员快速到场，警告或者提示无效则可以自动释放预约的会议室，将资源释放出来共其它的人使用，从而提高资源的使用效率。进一步的，还可以统计会议室资源预定和使用的信用状况，基于统计结果，对不同的人员制定不同的管理策略，例如对信用较低的人员进行预约排队靠后的惩罚等等。

综上，本发明实施例提供了一种会议室资源管理方法和系统，从以上技术方案可以看出，本发明实施例具有以下优点：

利用监控服务器控制监控子系统对会议室进行空间资源探测，判断会议室空间内是否人员存在，根据探测结果，按照预设的业务逻辑进行提示信息的发送和/或资源释放，减少了共享资源的管理难度，实现了会议室资源自动释放管理，提高了会议室资源的利用率。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例技术方案，下面将对实施例描述中所需要使用的附图作简单地介绍。

图1是本发明一个实施例中会议室资源管理系统的系统架构图；

图2是本发明一个实施例中定义业务逻辑的界面示意图；

图3是本发明一个实施例中会议室资源管理方法的流程示意图；

图4是本发明一个具体应用场景实施例的流程示意图。

具体实施方式

为了使本技术领域的人员更好地理解本发明方案，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分的实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都应当属于本发明保护的范围。

下面通过具体实施例，进行详细的说明。

为解决现有技术的问题，本发明实施例提供一种基于空间探测和自动释放资源的会议室资源管理系统及方法。

如图1所示的系统架构图，本发明一个实施例中，所述会议室资源管理系统可包括：会议室预定系统11、与会议室预定系统通信的监控服务器12、以及与监控服务器12通信的多个监控子系统13，每个监控子系统13可用于监控一个会议室以探测(或者说检测)该会议室内是否有人员存在。监控服务器12和多个监控子系统13共同构成会议室监控系统，再与会议室预定系统共同构成会议室资源管理系统。其中，会议室预定系统可以是独立的系统，也可以嵌入公司oa(officeautomation，办公自动化)系统。

会议室预定系统可以在发布新的会议室预订记录、撤销会议室预订、提前结束会议等会议室预定信息发声变化的时机，将会议室预定信息通过调用监控服务器提供的接口写入监控服务器。会议室预定信息可包括预定的会议室、预定使用会议室的人员、预约时间等，例如张三预定在2019年10月22日上午10点至12点使用公司1号会议室。

监控服务器获取到会议室预约信息后，可以根据预设的“业务逻辑”向监控子系统发送指令，指示相应的监控子系统对会议室进行空间资源探测，并获取到监控子系统返回的探测数据。监控子系统收到监控服务器发送的启动探测的指令后开始探测，探测方式可以预先设定，例如设定为从会议室开始时间进行第一次探测，之后每间隔一定时间如5分钟探测一次，直到满足结束条件，例如收到结束探测的指令或者已探测一定时间例如30分钟或者已探测一定次数例如5次等。监控子系统每一次探测结束后即时返回探测结果给监控服务器，这样，监控服务器从会议开始时间每间隔一定时间例如5分钟就收到一包括探测结果的报文。

监控服务器获取到监控子系统返回的探测数据后，一方面，可将探测结果即时上报会议室预定系统；另一方面，可根据预设的“业务逻辑”对会议室进行探测数据分析，判断下一步的操作，例如，在需要释放会议室时，调用会议室预定系统提供的接口释放会议室资源；和/或，在需要提醒参会人员时，由会议室预定系统向参会人员对应的用户终端发出提示信息。发送方式可包括但不限于短信、qq、微信、邮件等。每个会议室的状态分为“占用”和“空闲”两种，“空闲”状态的会议室可以被预定，已被预定的会议室在预约时间内属于“占用”状态。

需要说明的是，可根据实际条件确定会议室预定系统和监控服务器的分工。一些实施例中，可以由监控服务器分析判断是否需要释放会议室资源，以及由会改室预定系统分析判断是否需要发出提示信息。另些实施例中，也可以由监控服务器同时分析判断是否需要释放会议室资源和是否需要发出提示信息。再一些实施例中，可以由监控服务器同时分析判断是否需要释放会议室资源和是否需要发出提示信息。具体的，可以设备性能等因素考虑决定如何分工。

如上所述，会议室资源管理系统中：

会议室预定系统11，可用于向监控服务器提供会议室预定信息，获取监控服务器返回的探测结果；

监控服务器12，可用于从会议室预定系统获取会议室预定信息，基于预设的业务逻辑，按照会议室预定信息中目标会议室的预约时间，控制相应的监控子系统启动对目标会议室的空间资源探测，获取监控子系统返回的探测结果，并将探测结果上报会议室预定系统；

监控子系统13，可用于在监控服务器控制下对目标会议室进行空间资源探测，并返回探测结果；

会议室预定系统11，还用于若探测结果为预约目标会议室的人员未按照预约时间使用目标会议室，则，由向相应的用户终端发送提示信息，和/或，根据监控服务器的指示对目标会议室进行资源释放。

其中，所说的业务逻辑，可以由用户在会议室预定系统设定，并在设定完成后传送给监控服务器；或者，也可以分别在两者中设定。所述业务逻辑可包括：迟到时间设置、中途离场设置和非检测时间段设置以及上文所述监控子系统的探测方式等。可通过自定义业务逻辑，按需设置迟到时间以及中途离场时间，并可根据项目的实际情况设置不启动探测的时间段。

如图2所示，是一些实施例中，会议室预定系统中定义业务逻辑的界面示意图，其中，迟到时间设置，可设置会议开始后迟到多少分钟发送提醒，迟到多少分钟后释放资源；中途离场设置，可设置会议中连续离开多少分钟发送提醒，连续离开多少分钟释放资源；非检测时间段设置，可设置哪些时间段不进行检测，例如0:00-8:00和12:00-14:00时间段内不进行空间资源探测。

以上，对本发明实施例提供的会议室资源管理系统进行了介绍。

请参考图3，本发明的一个实施例，还提供一种会议室资源管理方法。该方法用于如图1所示的会议室资源管理系统。该方法可包括：

31、监控服务器从会议室预定系统获取会议室预定信息；

32、监控服务器基于预设的业务逻辑，按照会改室预定信息中目标会议室的预约时间，控制相应的监控子系统启动对目标会议室的空间资源探测；

33、监控服务器获取监控子系统返回的探测结果，并将探测结果上报会议室预定系统；

34、若探测结果为预约目标会议室的人员未按照预约时间使用目标会议室，则，由会议室预定系统向相应的用户终端发送提示信息，和/或，由监控服务器指示会议室预定系统对目标会议室进行资源释放。

一些实施例中，上述方法还包括：监控服务器根据会议室预定信息和实际使用情况统计预约人员的信用状况，并将统计结果上报会议室预定系统，由会议室预定系统根据统计结果对信用状况不符合要求的人员实施特别的管理策略，例如对信用较低的人员进行预约排队靠后的惩罚等等。

一些实施例中，步骤32，按照会议室预定信息中目标会议室的预约时间，控制相应的监控子系统启动对目标会议室的空间资源探测，包括：控制相应的监控子系统，在目标会议室的预约时间内，以一定的时间间隔对目标会议室进行空间资源探测，以探测人员是否已进入目标会议室，并获取监控子系统返回的探测结果。

一些实施例中，步骤34，由会议室预定系统向相应的用户终端发送提示信息，和/或，由监控服务器指示会议室预定系统对目标会议室进行资源释放，包括：如果探测结果为人员迟到，且在会议开始超过一定时间t1后尚未进入目标会议室，则向相应的用户终端发送提示信息；和/或，如果探测结果为人员迟到，且在会议开始超过一定时间t2后尚未进入目标会议室，则对目标会议室进行资源释放，其中，t2＞t1。

一些实施例中，步骤34，由会议室预定系统向相应的用户终端发送提示信息，和/或，由监控服务器指示会议室预定系统对目标会议室进行资源释放，包括：如果探测结果为人员中途离场，且离场时间超过一定时间t3，向相应的用户终端发送提示信息；和/或，如果探测结果为人员中途离场，且离场时间超过一定时间t4，对目标会议室进行资源释放，其中，t4＞t3。

一些实施例中，所述会议室预定信息包括会议室预订记录、撤销会议室预订的信息和提前结束会议的信息。

一些实施例中，监控子系统利用基于红外传感器的空间探测技术，对目标会议室进行空间资源探测。

一些实施例中，上述方法还包括：

监控服务器预先从会议室预定系统获取预设的业务逻辑，该业务逻辑包括：迟到时间设置、中途离场设置和非检测时间段设置。

以上，对本发明实施例提供的会议室资源管理方法进行了介绍。

下面，结合一个具体应用场景，对本发明作进一步介绍。

请参考图4，业务逻辑设置为会议开始10分钟为迟到，发送提醒，会议开始15分钟自动释放资源，并且设置中途离场20分钟提醒，离开30分钟自动释放资源。具体的工作逻辑如下：

会议室预定系统或嵌入会议室预定系统的oa中确认会议预约订单(即预定记录或预约信息)；

监控服务器(会议室监控系统服务器)获取会议室的预约信息，指示会议室监控子系统启动探测；

第1次5分钟检测(探测)，探测结果是会议室无人，监控服务器获取探测结果后上报会议室预定系统；

第2次5分钟检测，探测结果是会议室无人，监控服务器获取探测结果后上报会议室预定系统，会议室预定系统发出提示信息以提醒参会人员尽快进入会议室开始回忆；

第3次5分钟检测，如果探测结果是会议室无人，监控服务器获取探测结果后上报会议室预定系统，会议室预定系统不再发出提示信息，而是直接释放该会议室资源，其它人员可以从此刻开始预约该会议室。

第3次5分钟检测，如果探测结果是会议室有人，监控服务器获取探测结果后上报会议室预定系统。

......

第n次5分钟检测，如果探测结果是会议室无人且是连续第4次检测无人，监控服务器获取探测结果后上报会议室预定系统，会议室预定系统释放该会议室资源，其它人员可以从此刻开始预约该会议室。

结束。

综上，本发明实施例提供了一种会议室资源管理方法和系统，通过采用上述技术方案，取得了以下技术效果：

利用监控服务器控制监控子系统对会议室进行空间资源探测，判断会议室空间内是否人员存在，根据探测结果，按照预设的业务逻辑进行提示信息的发送和/或资源释放，减少了共享资源的管理难度，实现了会议室资源自动释放管理，提高了会议室资源的利用率。

在上述实施例中，对各个实施例的描述都各有侧重，某个实施例中没有详细描述的部分，可以参见其它实施例的相关描述。

上述实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对上述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的精神和范围。