一种基于档案要素前置的档案智能整理系统及方法与流程

本发明涉及档案管理业务技术领域，具体的是指一种基于档案要素前置的档案智能整理方法和系统。

背景技术：

传统的档案整理都是人工整理，需考虑如纸质档案的厚薄等载体的影响，且一般是业务后端整理，工作繁重、复杂、易出错且效率低下。随着电子文件、档案的普及，无需考虑载体影响，但对档案的科学化、系统化整理提出了新的要求。

中国专利公开了(公开号cn107633037a)一种档案整理系统，可以实现文件基本的创建、修改、存储、传输、版本控制、查询和反复使用、删除恢复、数据备份等功能，可以覆盖每个文件整个生命周期，但是并没有涉及档案要素前置，没有实现对文件的源头管理、背景信息管理，对档案整理归档的逻辑和过程没有相关描述，没有实现档案智能整理。

中国专利公开了(公开号cn109857875a)一种电子档案组卷方法及系统，通过可定制模板对电子档案进行标准化管理，实现大批量电子档案的计算机自动组卷，但是本质上仍旧是电子文件形成之后的组卷整理，未实现档案全生命周期的智能化管理。

技术实现要素：

针对相关技术中的不足，本发明提出一种基于档案要素前置的档案智能整理系统及方法，通过将档案整理涉及要素前置到文件形成阶段进行源头控制，实现档案智能整理。拟提供的技术方案如下：

一种基于档案要素前置的档案智能整理系统，包括文件模型模块、业务模块、归档交接模块和档案模块；所述文件模型模块与业务模块相连接，业务模块与归档交接模块相连接，归档交接模块与档案模块相连接；

所述文件模型模块用于配置电子文件的文件题名结构、文号结构、业务角色审批流程和文件条目结构，生成可用于业务模块操作的文件模型；

所述业务模块用于配置电子文件的文件聚合结构、处置方式、保管期限、节点类型、自动组卷方式、业务操作权限、文件处理类型、查阅权限和归档交接权限；通过创建文件、文件登记、启用固定成套文件模型进行运行处理，实时记录并自动捕获电子文件的前述配置数据；

所述归档交接模块用于发起移交、档案智能组卷整理、生成文件归档信息包和案卷信息包、自动清点和技术检测、归档交接登记和自动登记编目，最后形成电子档案；

所述档案模块用于配置和建设档案保存库、利用库，对正式纳入档案库的文件进行管理和提供利用。

所述文件题名结构为：项目名称+事由/主题+文种/文件类型，项目名称、文种/文件类型为文件模型模块设置的常量，事由/主题为变量，具体包括年、月、日期及其他具体变量。

所述文号结构，包括公文式和项目划分表式；公文式文号结构为：某项目部代字+年份或使用性质代字+发文顺序号，项目部代字、使用性质代字均为文件模型模块设置的常量，年份取当年年份，发文顺序号在其之前各部分相同时流水递增。项目划分表式文号结构为：项目代号+项目划分表编码+标准或非标准资料编号，均为文件模型模块设置的常量。

所述业务角色审批流程是根据业务的办理逻辑设定业务发起角色和审批角色。

所述的文件条目结构，由必要项和可选项两种著录项元数据组成，必要项由文件模型模块配置形成，包括有文件题名、文件编号、全宗号/项目代号、类号、保管期限、电子文件号、责任者、文件形成时间、页数、附件题名、案卷号、文件顺序号、案卷档号、文件档号；其中案卷号、文件顺序号、案卷档号、文件档号为归档时自动形成；可选项包括归档日期、起止页号、密级、互见号、备注；

所述文件聚合结构展示为树形结构，包括分类方案和理论案卷；分类方案的每一层次由业务模块配置设定类名、类号、以及是否为叶节点，若是叶节点，还需设定节点类型和自动组卷方式；设定下一级分类层次时继承上一级分类层次的处置方式、保管期限；叶节点应保证具有相同的处置方式、保管期限、节点类型和自动组卷方式。分类方案结构为：全宗/项目—类—子类—……，最底层类目，即叶节点下设置“案卷”。业务运行阶段的“案卷”为理论案卷，与归档交接阶段的实际案卷相对。

所述的处置方式是对文件聚合结构设置的每一分类层次设定归档、不归档、备查三种鉴定处置行为。其中，设定为归档行为的需进一步设定归档触发条件；设定为不归档行为的文件在业务结束后纳入不归档数据库管理；设定为备查行为的文件在业务结束后纳入备查数据库管理；

所述保管期限是由业务模块配置的档案保管期限和业务阶段保存期限；所述档案保管期限指文件在档案模块的保存时间；业务阶段保存期限指文件在业务模块的保存时间；保管期限设定与处置方式关联。归档文件的档案保管期限一般有10年、30年、永久三种，业务阶段保存期限小于等于档案保管期限；不归档文件没有档案保管期限，业务结束后即可删除，业务阶段保存期限可根据实际需要，一般在3年以下；备查文件的业务阶段保存期限可根据实际需要，一般在5年以下。

所述节点类型包括系统编制式和系统接收式；系统编制式即基于文件模型进行文件创建、数据采集、流程审批、智能整理、交接归档操作过程的节点，系统接收式即基于收发文条目进行文件条目新建、分发处理、智能整理、交接归档操作过程的节点。确定节点类型后，还需进一步配置自动组卷方式、业务操作权限、文件处理类型、查阅权限、归档交接权限。

所述自动组卷方式包括组卷方式、案卷题名结构、档号结构和案卷条目结构；所述组卷方式有五种：按问题组卷、按年组卷、按月组卷、按事项组卷、按项目组卷；所述案卷题名结构为：项目名称+事由/主题+文种/文件类型，项目名称、文种/文件类型为业务模块设置的常量，事由/主题为变量，所述档号结构为：全宗号/项目代号—叶节点类号—案卷号—文件顺序号/文件档号，电子档案按时间顺序或事项办理顺序排列形成文件顺序号、文件档号；所述案卷条目结构，由著录项元数据组成，包括案卷题名、全宗号/项目代号、类号、类名、案卷号、案卷档号、保管期限、文件起始时间、文件终止时间、总页数、卷内文件数、立档单位、卷内备考说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查时间、密级、备注。

所述业务操作权限为设置系统编制式节点的业务操作权限，与该节点选择固化的每个文件模型的业务角色审批流程相连接。

所述文件处理类型为设置单份文件或成套文件形成后的处理方式，包括分发审阅、外部反馈、无进一步处理等类型。

所述查阅权限为根据需要设定可查阅该叶节点文件的用户。

所述归档交接权限为设置归档移交负责人作为业务部门/参建单位的资料员，根据该叶节点的归属权设定可移交归档该叶节点文件的具体用户。

一种基于档案要素前置的档案智能整理方法，包括以下实施步骤：

s1、在前端配置阶段，文件模型模块用于配置电子文件的文件题名结构、文号结构、业务角色审批流程和文件条目结构，生成可用于业务模块操作的文件模型；业务模块用于配置电子文件的文件聚合结构、处置方式、保管期限、节点类型、自动组卷方式、业务操作权限、查阅权限和归档交接权限；通过创建文件、文件登记、启用固定成套文件模型进行运行处理，实时记录并自动捕获电子文件的前述配置数据。

步骤s2、在业务运行阶段，赋予档案整理要素，通过创建文件、文件登记、启用固定文件模型并运行处理，自动捕获电子文件及元数据。

所述创建文件的运行处理流程为：文件流程发起人选择文件模型，编辑文件题名中的变量内容，生成待编辑文件，同时自动生成文件题名、文件编号、全宗号/项目代号、类号、保管期限等文件信息；文件提交并运行审批，审批通过后生成办理完毕的文件，同时生成电子文件号、责任者、文件形成时间、页数、附件题名等文件信息。

所述文件登记的运行处理流程为：用户新建文件条目，上传文件正文及附件，补充文件必要信息，包括文件题名、附件题名、责任者、文件编号、收发文类型，自动生成文件形成时间、保管期限、页数等文件信息；文件提交并分发处理，办理完毕后，生成全宗号/项目代号、类号、电子文件号，同时生成文件处理元数据。

所述启用固定成套文件模型并运行处理流程为：适用按项目划分形成的文件，各项目划分层级管理员启用本项目划分层次的全部文件模型，生成待编辑文件，自动生成文件题名、文件编号、全宗号/项目代号、类号、保管期限等文件信息；文件提交并运行审批，审批通过后生成办理完毕的文件，同时生成电子文件号、责任者、文件形成时间、页数、附件题名，生成文件形成、处理元数据。

步骤s3、在归档交接阶段，文件达到归档条件，触发归档行为，根据自动组卷方式进行档案智能组卷整理，将文件及元数据压缩打包，生成文件归档信息包和案卷信息包。

所述归档行为具体由归档移交负责人发起移交，达到归档条件时发起移交提示，发起移交的同时，自动将该归档移交负责人移交范围内达到移交条件的文件及元数据组卷并打包。

当归档移交负责人发起移交时，按问题组卷的将该问题下的全部文件组卷；按年、按月组卷的将上一年、上一月及之前的文件组卷；按事项组卷的将该事项办理完毕生成的全部文件组卷；按项目划分组卷的将完整单位/单元工程的全部文件组卷；均按步骤s1中的自动组卷方式进行组卷。

步骤s4、在归档交接阶段，对文件归档信息包和案卷信息包进行自动清点和技术检测，清点和检测合格后，移交方与接收方进行归档交接登记。

所述文件归档信息包自动清点包括：对文件归档信息包中的电子文件组件及元数据进行自动清点，归档的电子文件门类、保管期限、件数应与文件归档信息包中的归档元数据信息相匹配。

所述案卷归档信息包自动清点包括：对案卷归档信息包中的文件归档信息包、案卷元数据进行自动清点，案卷内归档的文件信息包数量、案卷门类、保管期限、卷数应与案卷归档信息包中的元数据信息相匹配。

经清点,电子文件及元数据有缺失的应予以补充,补充完整后重新归档。

步骤s5、在归档交接阶段，自动登记编目，抓取文件、案卷条目信息生成文件级、案卷级目录。

步骤s6、在保管利用阶段，完成归档交接和登记编目后，正式纳入档案库管理。将完成归档的归档信息包自动推送至档案保存库不解包、不发生变化进行保存，自动复制归档信息包数据到档案利用库并解开包，通过自动格式转换方式将降低分辨率、改变文件大小后的归档数据提供用户检索利用。

本发明的有益效果：

1、本发明的智能整理在档案要素前端设计、配置的基础上，体现为平台隐性操作，不需业务人员或资料员进行显性操作。复杂、繁重的整理工作全部由系统完成，减轻资料员(文件管理员)收集、整理的负担。

2、避免因为档案人员不熟悉业务或资料员(文件管理员)不熟悉档案要求或沟通不畅导致的资料收集不足甚至遗失的现象，维护档案的真实性、有效性、完整性、可靠性、可用性。

3、通过业务逻辑与档案要素的充分结合，实现文件业务阶段与归档保管环节的无缝对接，进一步实现文件档案一体化整理、管理。

4、通过业务前端设置文件处置方式、保管期限等，将一个单位/项目所有的文件纳入平台管理和控制。

5、通过清晰分类方案、归档范围前置到业务阶段，明确各类文件归档移交负责人，保证业务文件的自动归类互不交叉，且不重复归档。

6、省略预归档环节，文件形成后并达到归档条件时直接进入正式归档环节，减少人为调整文件顺序、补充元数据、调整归档元数据的麻烦。

7、传统的工程档案整理都要考虑纸张厚薄，且存在人工归类组卷易出错的问题。电子档案组卷不考虑厚薄，而以业务内容、事项、时间等为组卷原则，不易出错，且更符合自然形成的规律。形成电子档案后再打印装订成册后，使实体与电子文件保持一致性，形成了新型档案实体整理/备份的方法。

8、从文件形成后的人工整理、未覆盖文件全生命周期转变为从文件形成的源头开始智能整理、贯穿文件全生命周期，简化档案整理方式，优化档案整理流程。

附图说明

图1为本发明的档案智能整理系统及方法的实现流程图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案及通过平台实现的具体步骤清楚、完整地描述。

某一具体实施例的档案智能整理方法及系统，如图1所示，包括以下模块及流程步骤：

一、前端配置阶段

1、文件模型模块，配置用于智能整理的档案要素，主要包括文件题名结构、文号结构、业务审批流程(含角色)和文件条目结构等，并生成可用于业务模块操作的文件模型。举例如下：

(1)监理月报(按时间形成)：文件题名结构为“项目名称+年+月+监理月报”；文号结构为“监理项目部代字+[年份]+监理月报代字+发文顺序号”；业务审批流程(含角色)为“总监理工程师—建设单位签收人”。

(2)总承包单位上报监理单位的施工技术方案报审表(按事项形成)：文件题名结构为“项目名称+总承包+技术方案具体名称+施工技术方案报审表”；文号结构为“总承包项目部代字+[年份]+技案代字+发文顺序号”；业务审批流程(含角色)为“总承包项目负责人—总监理工程师”。

监理批复总承包单位的批复表(按事项形成)：文件题名结构为“项目名称+技术方案具体名称+批复表”；文号结构为“监理项目部代字+[年份]+批复代字+发文顺序号”；业务审批流程(含角色)为“监理工程师—总承包单位签收人”。

(3)表土及土质岸坡清理工序施工质量验收评定表(按项目划分表形成)：文件题名结构为“项目名称+表土及土质岸坡清理工序施工质量验收评定表”，项目名称可以具体为“项目—单位工程1—分部工程1—单元工程1—部位1”；文号结构为“项目代号+项目划分表编码+标准(非标)资料编号”，项目划分编码相应为“项目代码xxxx-01-01-01-01”，非标资料编号为tf01(土方开挖单元工程评定成套表单的第一张表)；业务审批流程(含角色)为“分包质检员—总承包质量负责人—监理工程师”。

2、业务模块，配置用于智能整理的档案要素，主要包括文件聚合结构(包括分类方案和理论案卷)、处置方式、保管期限、节点类型、自动组卷方式、业务操作权限、文件处理类型、查阅权限、归档交接权限等。

(1)文件聚合结构(包括分类方案和理论案卷)设定举例如下：

某水利工程档案分类方案设1)工程前期、2)工程管理、3)施工管理、4)施工质量验收评定、5)施工安全管理、6)监理管理、7)监理土建、8)监理设备、9)跟踪审核、10)工程检测、11)基坑监测、12)工艺设备材料、13)科研项目、14)生产技术试生产、15)财务器材管理、16)竣工验收、17)缺陷责任期等17个一级类目。

施工管理类文件分类方案部分结构如表1所示，一级类目类号为3，二级类目类号为3·1，三级类目类号为3·1·1……，此为平台自动赋予类号的固定结构。其中，比如3·1·3施工技术方案申报为最底层类目(即叶节点)，还需设定处置方式、保管期限、节点类型和自动组卷方式。

施工质量验收评定类文件分类方案部分结构如表2所示，单位工程整体项目划分层次与类号关系如表3所示。施工质量验收评定大类(一级类)类号为4，单位工程整体为二级类，类号为4·1；单位工程1本级为三级类，类号为4·1·1；分部工程1-1本级及以下所有划分层级也为三级类，类号为4·1·2。每一个项目划分层次设为一个“案卷”。

表1分类方案举例一

表2分类方案举例二

表3项目划分层次与类号、组卷方式

(2)处置方式、保管期限设定举例如下：

如表4所示，对每一分类层次设定归档、不归档、备查等三种鉴定处置行为。其中，设定为归档行为的需进一步设定归档触发条件，包括固定时间、事项完毕(包括项目划分层次所属单位/分部工程验收通过、文件完整)等，归档文件纳入归档数据库管理(管理条目信息、文件及元数据)。设定为不归档行为的文件在业务结束后纳入不归档数据库管理(只管理条目信息、元数据)。设定为备查行为的文件在业务结束后纳入备查数据库管理(管理条目信息、文件及元数据)。

保管期限，包括档案保管期限和业务阶段保存期限。其中，档案保管期限指文件在档案模块的保存时间，视文件保存价值确定；业务阶段保存期限指文件在业务模块的保存时间，视实际需要确定。保管期限设定与处置方式关联：归档文件的档案保管期限一般有10年、30年、永久三种，业务阶段保存期限小于等于档案保管期限；不归档文件没有档案保管期限，业务结束后即可删除，业务阶段保存期限可根据实际需要，一般在3年以下；备查文件的业务阶段保存期限可根据实际需要，一般在5年以下。

表4文件保管期限与处置表示例

(3)节点类型、自动组卷方式、业务操作权限、文件处理类型、查阅权限、归档交接权限设定举例如下：

表5系统编制式节点设定示例

表6系统接收式节点设定示例

如表5、表6所示，节点类型，包括系统编制式和系统接收式。其中，系统编制式节点还需选择对应的文件模型并固化到该节点中，按时间形成的文件(如日志、月报、年报)一般只选择一个文件模型，按事项形成的文件(如同一事项的不同层级的审批文件)一般根据事项流程审批要求选择一个或成套的多个文件模型(按文件模型间的流程顺序固化到叶节点中，完成首个文件流程自动发起次一个文件流程，以此类推)。特别地，按项目划分表形成的文件(如施工质量验收评定资料)一般根据划分层次及该层次硬性规定选择成套的若干个文件模型(所有文件模型按固定顺序同时固化到叶节点中，发起流程时一次性启用一个划分层次所有的文件模型)。

自动组卷方式，主要包括组卷方式、案卷题名结构、档号结构和案卷条目结构。

a、组卷方式一般有五种：按问题、按年、按月、按事项、按项目划分。其中，系统编制式节点可按问题、按年、按月、按事项、按项目划分组卷；系统接收式节点可按问题、按年、按月组卷。

按问题组卷是指关于同一个问题所有的文件组成一个案卷。一个叶节点对应一个问题，一个叶节点下一个问题只组成一个案卷。卷内文件按时间顺序排列。

按年、按月组卷是指按时间形成的同一格式的文件按年、按月分别组成案卷，一年、一月组成一卷。同一叶节点下的案卷按时间顺序排列。卷内文件按时间顺序排列。

按事项组卷是指按事项形成的所有文件组成一个案卷。同一叶节点下的案卷按时间顺序排列。卷内文件按事项流程结合时间顺序排列。

按项目划分组卷是指每一个项目划分层次中所有的文件组成一个案卷。同一单位工程整体下的同一单位/分部工程的案卷按项目划分表的顺序排列。卷内文件按固定顺序(如工序评定顺序)排列。

b、案卷题名结构，由常量和变量组成。题名结构可以为“项目名称+事由/主题+文种/文件类型(概括性)”，项目名称、文种/文件类型(概括性)为常量，事由/主题为变量。“事由/主题”变量包括年、月及其他具体变量。

特别地，按项目划分组卷形成的案卷，事由/主题、文种/文件类型(概括性)一般为常量，项目名称为变量，包括按“项目—单位工程—分部工程—单元工程—部位”的顺序直至本项目划分层级的名称。

按问题组卷的案卷题名结构，需全部为常量。

按年、按月、按事项、按项目划分组卷的案卷题名结构(业务模块档案要素)与文件题名结构(文件模型档案要素)关联。

其中，按年、按月组卷的案卷题名结构中的变量“事由/主题”需为年、月，并与单一文件模型中的文件题名结构中的变量“事由/主题”的年、月和日期中的年/月相互连接。

其中，按事项组卷的案卷题名结构中的变量“事由/主题”需为事项内容(可自由设定为具体变量)，与一个完整事项中的若干个文件模型中的首个文件模型中的文件题名结构中的变量“事由/主题”相互连接。次一个文件模型中的文件题名结构中的变量“事由/主题”与首个文件模型中的文件题名结构中的变量“事由/主题”相互连接，以此类推。

其中，按项目划分组卷的案卷题名结构中的变量“项目名称”与文件题名结构中的变量“项目名称”相互连接。

据此，当文件题名生成时案卷题名自动生成。

c、档号结构：按问题、按年、按月、按事项组卷的案卷档号结构为“全宗号/项目代号—叶节点类号—案卷号”，卷内文件按时间顺序或事项办理顺序排列形成文件顺序号、文件档号，文件档号结构为“全宗号/项目代号—叶节点类号—案卷号—文件顺序号”，如表5所示；按项目划分组卷的案卷档号结构为“项目代号—单位/分部工程类号—案卷号”，卷内文件按固定办理顺序排列形成文件顺序号、文件档号，文件档号结构为“项目代号—单位/分部工程类号—案卷号—文件顺序号”，如表3所示。

d、案卷条目结构，由若干著录项(元数据元素)组成，包括案卷题名、全宗号/项目代号、类号、类名、案卷号、案卷档号、保管期限、文件起始时间、文件终止时间、总页数、卷内文件数、立档单位、卷内备考说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查时间、密级、备注等。

业务操作权限：系统编制式节点的业务操作权限与该节点选择固化的每个文件模型中的业务审批流程(含角色)设定相连接，同一个项目中具有相同角色的用户或有多个，可以为每个发起/审批角色确定具体的用户。系统接收式节点的业务操作权限，可以直接在项目所有用户中选择该项业务的具体操作用户。这样可以精准地确定每个文件的每个流程由谁负责，避免因沟通不当、权责不清导致的文件混乱、进程滞后、推诿不办等。

文件处理类型：可设置单份文件或成套文件形成后的处理方式，包括分发审阅、外部反馈、无进一步处理等类型。形成了文件管理阶段的业务闭环，维系了文件间的联系，保证了文件完整性。

查阅权限：可根据需要设定可查阅该叶节点文件的用户。

归档交接权限：归档移交负责人为业务部门/参建单位的资料员(文件管理员)，可根据该叶节点的归属权设定可移交归档该叶节点文件的具体用户，比如叶节点归属权在发起单位，则由发起单位的资料员(文件管理员)担任叶节点的归档移交负责人。确定了各单位的移交范围、互不交叉，避免重复归档。归档接收负责人必须为立档单位/项目法人的档案员。

二、业务运行阶段

业务模块，具体进行业务操作，通过创建文件、文件登记或启用固定成套文件模型并运行处理，实时记录并自动捕获电子文件及元数据。

三、归档交接阶段

归档交接模块，用于发起移交、档案智能组卷整理、生成文件归档信息包和案卷信息包、自动清点和技术检测、归档交接登记和自动登记编目，形成电子档案。实现发起移交时一键组卷，接收文件时一键确认归档。

其中，归档检测方案如表7所示。

表7归档检测方案

三、保管利用阶段

档案模块，配置和建设档案保存库、利用库，对正式纳入档案库的文件进行管理和提供利用。将完成归档的归档信息包自动推送至档案保存库不解包、不发生变化进行保存，自动复制归档信息包数据到档案利用库并解开包，通过自动格式转换等方式将降低分辨率、改变文件大小后的归档数据提供用户检索利用。

进一步地，档案模块具备条目数据单个或批量导入、数字副本单个或批量挂接功能，可管理纸质文件归档后通过扫描得到的数字副本及其条目信息。

此外，尽管在附图中以特定顺序描述了本公开中方法的各个步骤，但是，这并非要求或者暗示必须按照该特定顺序来执行这些步骤，或是必须执行全部所示的步骤才能实现期望的结果。附加的或备选地，可以省略某些步骤，将多个步骤合并为一个步骤执行，或者将一个步骤分解为多个步骤执行等。

显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例，基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式；但本发明的保护范围并不局限于此。任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其改进构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围内。