一种多功能档案扫描装置及其工作方法

1.本发明属于计算机应用技术领域，涉及一种档案管理，特别是一种多功能档案扫描装置及其工作方法。


背景技术：

2.一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。传统的档案采用纸质材质进行保存，但随着时间的延长，纸质文件容易受到破坏或腐烂，导致记录内容损失。另外大量的纸质文件需要占用较大的空间进行存放，从而提高了保管成本；且纸质文件的保管不利于快速寻找，耗费大量检索时间，降低工作效率。
3.为了避免上述纸质文件保管的缺陷，目前采用电子文档进行保管，即将文稿扫描输入电脑内进行存储，由此不必担心纸质不易长久保存、占用空间大、检索效率低等问题。电子文档实现了易长久保存、无需占用空间、检索效率高等有益效果。
4.但现有的电子文档保存方式仍存在以下问题：
5.仅实现了由纸件到电子载体的转换，即仅完成了记录的功能，不能对文件进行智能、合理的分类存储，更无法做到同类文件的相互联系判断及对应处理方式，由此现有电子文档的保存功能比较单一，即生硬的进行扫描存储，不能进行错误纠正，也无法将同类、同属性的文件联系起来。当档案发生纠错、变更等问题时，无法进行处理，导致同系列文档混乱，前后内容矛盾的问题。


技术实现要素：

6.本发明的目的是针对现有的技术存在上述问题，提出了一种通过检索关键词，将同类档案分级归总，并将同类档案相互关联，实现纠错、更新和替换功能的多功能档案扫描装置及其工作方法。
7.本发明的目的可通过下列技术方案来实现：一种多功能档案扫描装置，包括控制器和工作台，所述控制器具有操控显示屏，所述工作台上方架设扫描器，所述扫描器通过电路连接所述控制器，所述控制器内设置图文识别模块、归类建档模块、存储模块、参数设立模块、索引模块、索引逻辑模块、判断模块、计时模块、监测模块、加密模块、示警模块，所述控制器通过网络信号连接监督器；所述工作台的一侧边竖立挡边，所述挡边的相对侧边外部设置推页组件，所述挡边的相邻侧边外部设置翻页组件，所述推页组件包括底座，所述底座上设置推页器，所述推页器的伸缩推页杆伸向所述工作台上方，所述推页杆的前端下部固设橡胶块，所述翻页组件包括底板，所述底板上表面固设插页器，所述插页器具有伸缩的插页板，所述插页板伸向所述工作台上方，所述插页板与所述推页杆呈垂直设置，所述工作台的下方固设翻页器，所述翻页器具有往复摆转轴，所述往复摆转轴通过连接座固连所述底板的下表面，所述控制器电控连接所述推页器、所述插页器和所述翻页器。
8.在上述的多功能档案扫描装置中，所述底座与所述推页器之间通过弹性支撑层连
接，所述弹性支撑层包括若干呈阵列排布的弹簧柱。
9.在上述的多功能档案扫描装置中，所述推页器具体采用气缸、液压缸或者电动推杆；所述插页器具体采用气缸、液压缸或者电动推杆；所述翻页器具体采用往复摆转电机。
10.多功能档案扫描装置的工作方法，包括以下步骤：
11.一、建立参数模型：
12.1)、建立若干个不同的档案类型，针对每类档案设置至少一个相应的类型关键词，同时对应每类档案设置至少一个树形文件夹组；
13.2)、应对每类档案的特性，至少设置两个索引关键词，索引关键词之间的逻辑关系包括以下三种：
14.(1)索引关键词一and索引关键词二；
15.(2)索引关键词一or索引关键词二；
16.(3)索引关键词一not索引关键词二；
17.3)、应对每类档案的特性，设定相应的监测要素，所述监测要素包括有效期、缴费日期、保密等级；
18.二、归档记录操作：
19.a、机械自动化扫描过程：
20.1)、将纸质档案放置在工作台上，并使纸质档案的一边与挡边相抵靠对齐，开启扫描器使其对准工作台上方对首页纸件进行扫描；
21.2)、首页纸件扫描完毕后，控制器首先启动推页器，使其向工作台伸出推页杆，利用推页杆下方的橡胶块接触并摩擦首页纸件，由于纸件的相对边沿与挡边形成抵靠，在橡胶块的摩擦力作用下使得纸件向上弧形拱起，由此使首页纸件与下方纸件之间出现空隙；
22.3)、随后控制器启动插页器，使其向工作台伸出插页板，使插页板伸入首页纸件与下方纸件之间的空隙中，而后控制器操控推页器回缩推页杆，同时控制器启动翻页器，使其往复摆转轴带动整体插页器向外侧翻转至一定角度，由此通过插页板将首页纸件翻篇；
23.4)、随后扫描器对第二页纸件进行扫描，扫描完毕后重复上述步骤2)，同步使翻页器和插页器恢复初始位置，再次重复上述步骤3)，直至全部纸质档案完成扫描；
24.b、计算机智能归档过程：
25.1)、通过扫描器对档案材料进行逐页扫描输入，对档案材料上的图文进行识别并录入存储；
26.2)、对录入存储的资料内容进行类型关键词搜索，根据搜索的类型关键词对应归档至同类档案的树形文件夹组中；
27.3)、检索新归档资料中索引关键词的指向内容，与同类旧资料中索引关键词的指向内容相比较，若两者的索引关键词指向内容不一致，则发出警示语，提醒工作人员进行矫正确认，若工作人员判断资料内容存在问题，根据问题类型进行手动更改、更新或替换操作；
28.4)、将每一次更改、更新或替换的人工操作进行行为痕迹记录，以便于后续监督溯源；
29.三、自动监测管理：
30.根据每类档案设定的监测要素，进行相应时间的管理示警，提醒工作人员定期进
行查看校核，从而作出相应措施。
31.在上述的多功能档案扫描装置的工作方法中，步骤一的1)中，若干个不同的档案类型包括企业档案、人事档案、个人医疗档案、文书档案；所述企业档案的类型关键词包括企业、公司、品牌，所述人事档案的类型关键词包括人事、履历、简历，所述个人医疗档案的类型关键词包括医疗、医院、诊断、处方，所述文书档案的类型关键词包括文件、资料、文献。
32.在上述的多功能档案扫描装置的工作方法中，步骤一的2)中，所述企业档案的索引关键词至少包括企业名称、组织机构代码、法人；所述人事档案的索引关键词至少包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌；所述个人医疗档案的索引关键词至少包括姓名、性别、年龄、病例、病史；所述文书档案的索引关键词包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结。
33.在上述的多功能档案扫描装置的工作方法中，步骤一的1)中，所述树形文件夹组包括总文件夹，所述总文件夹中包含若干个一级子文件夹，所述一级子文件夹内包含若干个二级子文件夹，所述二级子文件夹内包含若干个三级子文件夹，以此逐级分层设置。
34.在上述的多功能档案扫描装置的工作方法中，步骤二的2)中，根据档案资料的后缀名称级别归档至相应级别的子文件夹中，进一步记录归档时间并根据归档时间顺次排列编号。
35.在上述的多功能档案扫描装置的工作方法中，步骤二的3)和步骤三中，工作人员进行人工操作时，需要获取权限密码，所述权限密码由加密模块发出，所述权限密码为动态密码。
36.在上述的多功能档案扫描装置的工作方法中，步骤二的4)中，控制器将行为痕迹记录发送至监督器，并在监督器内建立独立文件夹进行存储，该独立文件夹的名称与被处理的档案名称一致。
37.与现有技术相比，本多功能档案扫描装置及其工作方法具有以下有益效果：
38.1、通过类型关键词的设置，广泛扩展档案存储的领域范围，并实现不同领域的档案互不干涉的保管效果，使大量不同领域的档案集中管理，依旧井然有序。
39.2、通过索引关键词的设置，实现同系列档案之间的前后联系，在不断的录入新档案时，同时对以往的同类档案进行监察，从而实现纠错、更新、替换等及时操作，以确保档案的时效性和准确性。
40.3、通过设定监测要素，对档案进行相应特征要求的监管措施，从而防止其过期失效、费用延时或未交，未进行及时处理等问题。
41.4、采用智能逻辑操控，机械全自动执行，实现自动翻页扫描功能，从而减省了人力，提高工作效率，且翻页作用可靠、便利性强，特别适用于大量繁重的纸质扫描工作，具有良好的实用性。
附图说明
42.图1是本多功能档案扫描装置的主视结构图。
43.图2是本多功能档案扫描装置的俯视结构图。
44.图3是本多功能档案扫描装置的侧视结构图。
45.图中，1、工作台；2、挡边；3、底座；4、弹簧柱；5、推页器；6、推页杆；7、橡胶块；8、翻
页器；9、往复摆转轴；10、连接座；11、底板；12、插页器；13、插页板；14、扫描器。
具体实施方式
46.下面具体实施例对本发明的具体实施方式做进一步说明：
47.实施例一
48.如图1至图3所示，本多功能档案扫描装置，包括控制器和工作台1，控制器具有操控显示屏，工作台1上方架设扫描器14，扫描器14通过电路连接控制器，控制器内设置图文识别模块、归类建档模块、存储模块、参数设立模块、索引模块、索引逻辑模块、判断模块、计时模块、监测模块、加密模块、示警模块，控制器通过网络信号连接监督器；工作台1的一侧边竖立挡边2，挡边2的相对侧边外部设置推页组件，挡边2的相邻侧边外部设置翻页组件，推页组件包括底座3，底座3上设置推页器5，推页器5的伸缩推页杆6伸向工作台1上方，推页杆6的前端下部固设橡胶块7，翻页组件包括底板11，底板11上表面固设插页器12，插页器12具有伸缩的插页板13，插页板13伸向工作台1上方，插页板13与推页杆6呈垂直设置，工作台1的下方固设翻页器8，翻页器8具有往复摆转轴9，往复摆转轴9通过连接座10固连底板11的下表面，控制器电控连接推页器5、插页器12和翻页器8。
49.本多功能档案扫描装置中，图文识别模块用于将档案中的图像和文字转化成计算机语言进行识别，归类建档模块用于对不同类型的档案进行划分并分类建档，存储模块用于提供档案资料的存储空间，参数设立模块用于根据档案类型要求设定相应的检索参数，索引模块用于对设定的关键词进行检索，索引逻辑模块用于对关键词之间的逻辑关系进行判断和执行，判断模块用于比较关键词指向内容的区别点，计时模块用于记录每个档案的存储时间，监测模块用于监测每个档案的监测要素，加密模块用于提供人工操作的执行密码，示警模块用于发出多种形式的警示信号。控制器和监督器均为计算机，且控制器和监督器分别位于相隔离的两个独立空间内。扫描器14包括固定扫描设备和手持扫描器14。
50.底座3与推页器5之间通过弹性支撑层连接，弹性支撑层包括若干呈阵列排布的弹簧柱4。通过设置弹性支撑层对推页器5提供具有弹性的上下浮动位移，从而便于针对不同厚度的纸质档案做升降移动。
51.推页器5具体采用气缸、液压缸或者电动推杆；插页器12具体采用气缸、液压缸或者电动推杆；翻页器8具体采用往复摆转电机。
52.多功能档案扫描装置的工作方法，包括以下步骤：
53.一、建立参数模型：
54.1)、建立若干个不同的档案类型，针对每类档案设置至少一个相应的类型关键词，同时对应每类档案设置至少一个树形文件夹组；
55.若干个不同的档案类型包括企业档案、人事档案、个人医疗档案、文书档案；企业档案的类型关键词包括企业、公司、品牌，人事档案的类型关键词包括人事、履历、简历，个人医疗档案的类型关键词包括医疗、医院、诊断、处方，文书档案的类型关键词包括文件、资料、文献。
56.树形文件夹组包括总文件夹，总文件夹中包含若干个一级子文件夹，一级子文件夹内包含若干个二级子文件夹，二级子文件夹内包含若干个三级子文件夹，以此逐级分层设置。
57.2)、应对每类档案的特性，至少设置两个索引关键词，索引关键词之间的逻辑关系包括以下三种：
58.(1)索引关键词一and索引关键词二；
59.(2)索引关键词一or索引关键词二；
60.(3)索引关键词一not索引关键词二；
61.企业档案的索引关键词至少包括企业名称、组织机构代码、法人；人事档案的索引关键词至少包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌；个人医疗档案的索引关键词至少包括姓名、性别、年龄、病例、病史；文书档案的索引关键词包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结。
62.3)、应对每类档案的特性，设定相应的监测要素，监测要素包括有效期、缴费日期、保密等级；
63.二、归档记录操作：
64.a、机械自动化扫描过程：
65.1)、将纸质档案放置在工作台1上，并使纸质档案的一边与挡边2相抵靠对齐，开启扫描器14使其对准工作台1上方对首页纸件进行扫描；
66.2)、首页纸件扫描完毕后，控制器首先启动推页器5，使其向工作台1伸出推页杆6，利用推页杆6下方的橡胶块7接触并摩擦首页纸件，由于纸件的相对边沿与挡边2形成抵靠，在橡胶块7的摩擦力作用下使得纸件向上弧形拱起，由此使首页纸件与下方纸件之间出现空隙；
67.3)、随后控制器启动插页器12，使其向工作台1伸出插页板13，使插页板13伸入首页纸件与下方纸件之间的空隙中，而后控制器操控推页器5回缩推页杆6，同时控制器启动翻页器8，使其往复摆转轴9带动整体插页器12向外侧翻转至一定角度，由此通过插页板13将首页纸件翻篇；
68.4)、随后扫描器14对第二页纸件进行扫描，扫描完毕后重复上述步骤2)，同步使翻页器8和插页器12恢复初始位置，再次重复上述步骤3)，直至全部纸质档案完成扫描；
69.b、计算机智能归档过程：
70.1)、通过扫描器14对档案材料进行逐页扫描输入，对档案材料上的图文进行识别并录入存储；
71.2)、对录入存储的资料内容进行类型关键词搜索，根据搜索的类型关键词对应归档至同类档案的树形文件夹组中；
72.根据档案资料的后缀名称级别归档至相应级别的子文件夹中，进一步记录归档时间并根据归档时间顺次排列编号。
73.3)、检索新归档资料中索引关键词的指向内容，与同类旧资料中索引关键词的指向内容相比较，若两者的索引关键词指向内容不一致，则发出警示语，提醒工作人员进行矫正确认，若工作人员判断资料内容存在问题，根据问题类型进行手动更改、更新或替换操作；
74.工作人员进行人工操作时，需要获取权限密码，权限密码由加密模块发出，权限密码为动态密码。
75.4)、将每一次更改、更新或替换的人工操作进行行为痕迹记录，以便于后续监督溯
源；
76.三、自动监测管理：
77.根据每类档案设定的监测要素，进行相应时间的管理示警，提醒工作人员定期进行查看校核，从而作出相应措施。
78.工作人员进行人工操作时，需要获取权限密码，权限密码由加密模块发出，权限密码为动态密码。
79.与现有技术相比，本多功能档案扫描装置及其工作方法具有以下有益效果：
80.1、通过类型关键词的设置，广泛扩展档案存储的领域范围，并实现不同领域的档案互不干涉的保管效果，使大量不同领域的档案集中管理，依旧井然有序。
81.2、通过索引关键词的设置，实现同系列档案之间的前后联系，在不断的录入新档案时，同时对以往的同类档案进行监察，从而实现纠错、更新、替换等及时操作，以确保档案的时效性和准确性。
82.3、通过设定监测要素，对档案进行相应特征要求的监管措施，从而防止其过期失效、费用延时或未交，未进行及时处理等问题。
83.4、采用智能逻辑操控，机械全自动执行，实现自动翻页扫描功能，从而减省了人力，提高工作效率，且翻页作用可靠、便利性强，特别适用于大量繁重的纸质扫描工作，具有良好的实用性。
84.实施例二
85.本实施例与实施例一基本相同，在实施例一的基础上增加以下技术特征：
86.控制器将行为痕迹记录发送至监督器，并在监督器内建立独立文件夹进行存储，该独立文件夹的名称与被处理的档案名称一致。
87.当然，上述说明并非是对本发明的限制，本发明也并不仅限于上述举例，本技术领域的技术人员在本发明的实质范围内所做出的变化、改型、添加或替换，也应属于本发明的保护范围。
88.尽管本文较多地使用了工作台1；挡边2；底座3；弹簧柱4；推页器5；推页杆6；橡胶块7；翻页器8；往复摆转轴9；连接座10；底板11；插页器12；插页板13；扫描器14等术语，但并不排除使用其它术语的可能性。使用这些术语仅仅是为了更方便地描述和解释本发明的本质；把它们解释成任何一种附加的限制都是与本发明精神相违背的。